Bagi anda yang arsipnya sudah rapi dan efektif, yakinlah bahwa pekerjaan utama Anda pastinya cukup lancar. Bagi yang belum, berikut adalah cara mengelola arsip akuntansi agar rapi dan efektif, yang terbagi menjadi 2 kelompok :

A. Arsip Digital (di komputer)

Jika menggunakan software akutansi tertentu, jumlah arsip digital Anda pastinya tidak terlalu banyak—karena semua data tersimpan dalam satu file database yang tertata secara otomatis mengikuti setting software yang digunakan. Yang penting Anda perhatikan adalah :

• Kenali dan buat diri Anda terbiasa/familiar terhadap interface (antar-muka) setiap modul yang Anda butuhkan. Misal: jika Anda A/P Accountant, maka kuasai interface modul A/P (dan modul-modul terkait) dengan baik, sehingga Anda bisa melakukan aktivitas di sana dengan sangat cepat, termasuk aktivitas mencari transaksi tertentu—entah dengan melakukan ‘drill-down’ atau menggunakan fasilitas ‘search’. Jika ada fasilitas short-cut, biasakan untuk menggunakannya.
• Selalu menyertakan nomor/referensi transkasi saat input data—entah itu berupa nomor invoice, nomor PO, nomor check, dan lain sebagainya. Ini penting untuk memudahkan proses pencarian nantinya. Rata-rata software akuntansi dewasa ini sudah mengenerate nomor kode transaksi referensi secara otomatis, tetapi Anda masih perlu memasukan nomor referensi yang tercantum di file kertasnya ke dalam system. Misal: nomor invoice/nota, nomor PO, nomor check, dan lain sebagainya. Adakalanya nota yang Anda terima tanpa nomor, anda bisa membuat nomor sendiri yang penting berurut dan uniq (tidak boleh sama antara satu transaksi dengan transaksi lainnya), tulis di atas file kertasnya, lalu input.
• Input data transaksi dalam format yang logis dan konsisten. Ini penting untuk memudahkan Anda melakukan pencarian nantinya. Khususnya di keterangan transaksi (‘description’) dan di field ‘notes’. Misalnya: Anda biasa memasukan kode item, nama barang, dan spesifikasi. Maka, gunakan susunan itu secara konsisten. Jika ada nomor referensi tertentu (misal: No surat jalan, nomor AWB/BL, No PEB, No PIB, payment term, dan lain sebagainya) yang bisa Anda ikut sertakan, maka sertakan juga secara konsisten.

Jika Anda masih menggunakan spreadsheet (Ms Excel misalnya), maka mengelola arsip digital menjadi sedikit lebih sulit dibandingkan software akuntansi. Dalam kondisi ini Anda bisa mengadopsi cara di atas. Hanya saja Anda masih perlu menata file dan folder (di Ms Explorer misalnya) dengan teratur dan konsisten. Berikut beberapa hal yang perlu Anda perhatikan:

• Beri nama folder yang khas mendeskripsikan isi file yang tersimpan di dalamnya. Misal: Jika isinya file/data sales invoice, maka beri nama “SALES INVOICE”.
• Beri nama file yang khas (berisi penanda tertentu) yang bisa dikenali dengan mudah. Misalnya: dengan menyertakan nomor referensi dan tanggal invoice “Inv005-121015” untuk invoice nomor 005 tertanggal 15 Okt 2012.
• Jangan pernah mencampuradukan beberapa jenis file berbeda dalam satu folder (misalnya: vendor dengan customer dengan fixed asset, dll)—sekali Anda melakukannya, maka lama-lama isi folder Anda akan seperti hutan belantara. Usahakan satu folder satu jenis file.

Itu hanya beberapa tips dan contoh. Anda bisa menggunakan cara anda sendiri. Yang paling penting, semua itu Anda lakukan untuk memudahkan proses pencarian jika sewaktu-waktu Anda atau orang lain butuh.

B. Arsip Fisik (di atas Kertas)

Sampai saat ini kita (di akuntansi) masih banyak menggunakan file/dokumen di atas kertas (bukti fisik) untuk setiap transaksi. File di atas kertas masih dianggap sebagai satu-satunya bukti transaksi yang sah oleh pihak lain (kantor pajak, bank, bea cukai, customer, vendor, termasuk auditor). Untuk itu, Anda butuh cara mengelola arsip fisik agar rapi dan efektif.

Berikut adalah 2 teknik penyusunan arsip fisik yang paling lumrah digunakan:

Beradasarkan Nama customer dan Nama Vendor

Teknik ini adalah teknik paling klasik yang banyak diadopsi oleh perusahaan-perusahaan yang masih mengandalkan arsip fisik sepenuhnya, biasanya UKM atau toko-toko kecil. File di simpan di dalam folder-folder yang diberi label nama vendor dan customer—tak peduli transaksi itu masuk ke akun mana di dalam journal. Di dalam folder, kemudia file di susun secara berurutan berdasarkan tanggal. Misalnya: Setiap nota dari toko ABC di simpan ke dalam folder yang diberi label “TOKO ABC”. Setiap nota tagihan/invoice ke PT. Rajawali disimpan dalam folder yang diberi label “PT. RAJAWALI”.

Berdasarkan Jenis Akun

Teknik ini termasuk cukup banyak diadopsi, bahkan mungkin paling banyak. File disimpan ke dalam folder-folder yang diberi label nama akun. Di dalam folder, kemudia file di susun secara berurutan berdasarkan tanggal transaksi. Misal: Semua transaksi “Utang” (accounts payable) disimpan di sebuah folder yang diberi label “Utang”. Semua transaksi yang berhubungan dengan “fixed asset” di dalam folder yang diberi label “FIXED ASSETS”. Semua file berhubungan dengan PPh disimpan di dalam folder yang diberi nama “PPh”.

Mana yang lebih efektif?

Tergantung dari cara orang-orang yang membutuhkan data/informasi berkomunikasi dengan anda.

Hal penting yang perlu dipertimbangkan adalah ketika yang membutuhkan informasi atau data adalah pihak luar, misalnya: auditor dari kantor pajak atau auditor eksternal. Mereka jelas tidak tahu nama vendor. Oleh karenanya, mereka pasti minta data/informasi dengan merujuk nomor transaksi (mungkin plus nama akun). Untuk situasi ini, tentunya teknik kedua lebih efektif.

Tehnik manapun yang anda gunakan tidak masalah, sepanjang anda bisa disiplin dan punya cukup waktu untuk melakukan pengarsipan. Sebaliknya, jika anda tidak cukup disiplin atau tidak punya cukup waktu maka teknik apapun tidak akan efektif.

Saya percaya bahwa setiap accountant dan staff accounting, pada umumnya, cenderung disiplin. Hanya saja ketidakcapakan dalam mengelola pekerjaan dan waktulah yang sering menjadi masalah sesungguhnya. Semoga bermanfaat !