Cara efektif Agar Arsip Tetap Rapi di tengah-tengah Kesibukan

Bagi yang sudah bekerja tentu sudah tahu bahwa, pekerjaan akuntansi itu sendiri sudah menguras waktu, energi dan perhatian—terus berlangsung seolah tak ada habisnya—sehingga aktivitas pengarsipan menjadi sering tertunda atau bahkan tak tersentuh samasekali. Dan bisa berakibat buruk.

Jika Anda mengalami situasi ini, Anda butuh usaha ekstra untuk bisa menjaga agar arsip tetap rapi—tanpa menganggu pekerjaan utama. Berikut adalah teknik yang mungkin bisa Anda gunakan :

  1. Jangan pernah membiarkan selembar kertaspun di atas meja. Caranya, sederhana;

(a). Jangan pernah mencetak apapun,

Kecuali akan langsung disimpan di folder atau dikirimkan ke pihak lain (supplier/pelanggan/departemen lain). Untuk keperluan sendiri Anda bisa baca di layar monitor (komputer).

(b) Untuk kertas yang datangnya dari luar,

Diberikan oleh pihak lain (supplier, pelanggan, atasan, bawahan, rekan kerja, dll), apapun isinya, Anda HANYA punya 5 pilihan untuk menyingkirkannya dari meja:

  • Kembalikan – Jika itu bukan untuk Anda, tidak Anda butuhkan, mengandung kesalahan, perlu Anda review dan tandatangan. Lakukan dengan cepat. Jangan ditunda.
  • Lewatkan ke meja orang lain – Jika itu pekerjaan bersama, kerjakan porsi Anda, selebihnya lewatkan ke meja orang yang harus mengerjakan berikutnya. Jika Anda seorang atasan dan Anda bisa mendelegasikan pekerjaan itu ke bawahan, segera lewatkan ke meja bawahan. Lakukan secepatnya. Jangan tunda.
  • Masukan ke dalam folder yang sesuai – Setelah tindakan tertentu (hitung/input ke system/minimal dibaca), segera masukan ke dalam folder yang sesuai jika memang perlu diarsipkan. Lakukan dengan cepat. Jangan ditunda.
  • Masukan ke dalam tray di atas meja – Jika Anda perlu waktu lebih dari 5 menit untuk melakukan tindaklanjut, maka masukan kertas tersebut, untuk sementara ke dalam tray yang mungkin ada di ujung meja Anda. Jaga, jangan sampai tray ini terisi lebih dari 5 file. Begitu tindak lanjut tuntas dilakukan, maka Anda bisa menyimpannya ke dalam folder (arsip), atau di kembalika, atau dilewatkan ke meja orang lain.
  • Buang – Jika tak masuk ke dalam empat kategori di atas, pilihanyang tersisa hanya satu, yaitu: buang ke tong sampah. Selebaran, brosur, fliyer, dan kertas-kertas yang samasekali tidak ada hubungannya dengan Anda, lempar ke tong sampah begitu tiba di meja Anda.

Begitulah cara menjaga agar meja tetap bersih—tak pernah berisi kertas selembarpun. Jika bisa disiplin dan bersikap tegas, yakinkan Andapun bisa melakukan itu dengan cepat, disela-sela kesibukan menjalankan pekerjaan utama.

  1. Cari waktu khusus untuk menyingkirkan kertas menumpuk

Jika terlajur banyak kertas di meja, mau tidak mau Anda perlu mencari waktu khusus untuk menyingkirkannya—supaya tidak menganggu pekerjaan utama. lakukan pada saat tidak ada banyak orang di kantor. Misalnya:

  • Jam istirahat – Jika volumenya tidak terlalu banyak, Anda bisa memanfaatkan waktu istirahat selama setengah jam. Instead of Twitteran setelah jam makan, gunakan untuk menyingkirkan kertas-kertas.
  • Malam hari – Jika Anda biasa pulang jam 5, Anda bisa minta ijin pulang terlambat—khusus untuk membersihkan meja dan membereska file-file—tentunya tidak dibayar (tidak dihitung lembur). Usahakan jangan berhenti sampai selesai.
  • Akhir pekan – Jika volume arsip yang berantakan sudah sangat banyak, mungkin ada baiknya dibereskan di akhir pekan. Datang kantor barang setengah hari, khusus fokus untuk membereska file-file dan membersihkan meja—jangan sampai tergoda untuk melakukan aktivitas lain: jangan buka email, jangan buka browser—terutama sekali jangan buka media sosial (Facebook, Twitter, GPlus, dan sejenisnya).

Setelah arsip beres dan meja sudah bersih, anda bisa mulai menerapkan cara yang pertama di atas.

Kuncinya, adalah disiplin dan tegas. Terutama tegas terhadap diri-sendiri, adalah sesuatu yang tidak semua orang bisa melakukannya. Kebanyakan dari kita cenderung merasa “semua kertas di atas meja seolah-olah penting”. Jika ini kesulitan yang anda hadapi, mungkin butuh waktu untuk membiasakan diri. Dengan usaha yang terus-menerus yakinkan Diri Anda pasti bisa. Selamat mencoba dan Semoga sukses.

 

 

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s