8 KESALAHAN YANG DIBUAT PERUSAHAAN SAAT MEMBUAT SOP

Menulis prosedur operasi standar untuk perusahaan Anda adalah hal yang sangat penting untuk dilakukan, tetapi itu perlu dicatat dengan benar atau semuanya tidak akan berguna untuk perusahaan Anda. Di bawah ini adalah beberapa kesalahan yang biasanya dilakukan perusahaan saat membuat prosedur untuk bisnis kecil mereka.

Menyimpan Bagaimana Tapi bukan Mengapa
Satu kesalahan besar yang dibuat pemilik bisnis dalam SOP mereka adalah bahwa mereka mendokumentasikan bagaimana prosedur harus dilakukan, tetapi mereka tidak menjelaskan secara mendalam mengapa hal-hal harus dilakukan dengan cara ini. Saat melatih karyawan baru, akan jauh lebih efektif untuk menjelaskan cara melakukan sesuatu jika Anda juga memiliki alasan untuk melakukannya. Ini memperkuat gagasan dan memastikan pelatihan terbaik dan itu adalah sesuatu yang dapat dilakukan dengan perangkat lunak prosedur untuk bisnis kecil ketika diprogram dengan benar.

Prosedur Penulisan dengan Cara Negatif
Salah satu kesalahan terburuk yang dapat dilakukan perusahaan adalah mendokumentasikan prosedur dengan cara yang negatif. Penting untuk secara khusus mengatakan apa yang harus dilakukan karyawan, daripada apa yang tidak boleh mereka lakukan. Misalnya, mengatakan “jangan berteriak” tidak akan bekerja seefektif “bicara dengan tenang”. Kemungkinan banyak trainee hanya akan menangkap teriakan dan tidak begitu banyak bahasa di sekitar kata itu.

Membiarkan Eksekutif Membuat Dokumen
Di beberapa perusahaan, SOP untuk pemilik usaha kecil dioperasikan oleh kepala perusahaan atau salah satu eksekutif tingkat atas. Ini adalah praktik yang buruk karena mereka jarang sepenuhnya memahami semua prosedur. Sebaliknya, mereka perlu diisi di tingkat yang lebih rendah di perusahaan. Ada banyak kesalahan yang dibuat setiap hari di perusahaan terkait perangkat lunak prosedur operasi standar. Itulah mengapa sangat penting untuk mengambil langkah-langkah untuk menghindari sebanyak mungkin, dan daftar ini akan membantu Anda memulainya.

Menambahkan Terlalu Banyak Detail
Kesalahan umum yang dilakukan perusahaan saat menulis prosedur operasi standar adalah menambahkan lebih banyak detail daripada yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Menambahkan terlalu banyak detail tidak hanya menambah lebih banyak pekerjaan ke proses dokumentasi, itu juga memperlambat orang ketika mereka menentukan bagaimana melakukan tugas juga. Butuh waktu lebih lama untuk membaca semua detail itu, dan itu bisa membuat tugas tampak membebani juga. Beberapa prosedur perlu didokumentasikan dengan sangat rinci, sementara yang lain dapat didokumentasikan secara ringkas. Cobalah sesingkat mungkin saat menulis prosedur untuk hasil terbaik. Ingatlah hal ini saat menggunakan perangkat lunak SOP untuk bisnis kecil.

Membuat Terlalu Banyak
Sama seperti dengan terlalu banyak detail, mungkin juga memiliki terlalu banyak prosedur. Jika Anda memiliki prosedur untuk semua hal di perusahaan Anda, Anda mungkin memiliki terlalu banyak prosedur. Terkadang prosedur bahkan dapat bertentangan satu sama lain. Pastikan Anda menggunakan perangkat lunak prosedur untuk bisnis kecil untuk mendokumentasikan prosedur di mana pun diperlukan, tetapi hindari mendokumentasikan terlalu banyak prosedur atau Anda berisiko membuat pekerja kewalahan dan mengurangi efisiensi bisnis Anda pada saat yang sama. Pikirkan baik-baik tentang apa yang perlu didokumentasikan agar bisnis Anda berjalan, dan dokumentasikan hanya prosedur utama yang harus menjadi inti bisnis Anda.

Membuat Prosedur untuk Tugas yang Salah
Terkadang SOP dibuat untuk memperbaiki masalah yang disebabkan oleh masalah lain yang harus benar-benar dikendalikan. Bayangkan Anda menjalankan sebuah restoran dan Anda memiliki anggota staf yang terus menumpahkan makanan di lantai karena mereka bekerja sembarangan. Tidaklah masuk akal untuk menulis prosedur tentang bagaimana membersihkan semua makanan yang tumpah sepanjang hari ketika Anda bisa membuat prosedur yang akan mencegah tumpahan terjadi sejak awal. Sayangnya, inilah yang terjadi sepanjang waktu ketika menulis prosedur operasi standar.

Mengandalkan mereka di Tempat Manajemen
Manajemen yang baik sama pentingnya dengan seperangkat prosedur yang baik dan yang satu tidak boleh diganti dengan yang lain. Perusahaan harus menjaga manajer mengawasi dan membantu karyawan sambil juga memberikan SOP yang berkualitas untuk mereka kerjakan. Tanpa manajer yang baik, karyawan pada akhirnya akan mengalami masalah atau mereka tidak akan beroperasi seefisien mungkin. Coba pertahankan kedua aset ini di bisnis Anda untuk hasil terbaik.

Tidak Mengujinya Secara Menyeluruh
SOP hanya berfungsi dengan baik jika telah sepenuhnya diuji dan direvisi untuk bekerja seefisien mungkin. Perusahaan yang tidak menguji prosedur mereka atau melakukan perbaikan tidak akan mendapatkan keuntungan darinya. Jika Anda mengandalkan perangkat lunak prosedur untuk bisnis kecil, pastikan Anda mempelajari dan meningkatkan prosedur tersebut. Jika Anda tidak melakukan perbaikan rutin pada prosedur Anda, Anda akan kehilangan manfaat terbesar yang mereka tawarkan kepada Anda dan akibatnya Anda mungkin membuang-buang waktu dan sumber daya semua orang.
Semoga artikel di atas bermanfaat bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai artikel diatas atau membutuhkan pembimbingan dalam pembuatan SOP silahkan hubungi kami di https://wa.me/6281252982900. Kami siap mendampingi anda.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s