Tantangan yang dihadapi pembeli dan manajer pengadaan saat mengevaluasi proposal bermuara pada lima tema umum. Untungnya, mereka mudah diperbaiki jika Anda tahu apa yang Anda cari. Jadi jika tingkat kemenangan Anda rendah dan Anda tidak tahu mengapa, inilah yang mungkin salah. Silahkan Anda simak apa saja itu.

1. Anda tidak mengikuti instruksi
   Sangat mengejutkan betapa sering profesional pengadaan meratapi kekacauan yang diakibatkan oleh perwakilan penjualan yang melakukan kesalahan pada proposal.
   Jadi mengapa ini terjadi begitu sering terjadi padahal dapat mengakibatkan diskualifikasi langsung? Berbicara dari pengalaman, dalam posisi penjualan volume tinggi, mudah untuk berpuas diri. Saat Anda menerima RFP baru, awalnya Anda mungkin tertarik dengan peluang tersebut. Namun, saat Anda mulai membaca latar belakang dan persyaratan, yang terdengar sangat mirip dengan RFP lainnya, mata Anda berkaca-kaca, dan kebiasaan mengambil alih.
   Dalam lingkungan yang serba cepat, saat Anda mengelola lusinan prioritas yang bersaing, membaca dan memeriksa persyaratan RFP dengan cermat mungkin tampak seperti membuang-buang waktu. Tetapi jika Anda melewatkannya, mungkin itulah yang Anda komunikasikan kepada prospek: bahwa bisnis mereka hanya membuang-buang waktu Anda. Ketidakmampuan atau keengganan untuk mengikuti instruksi sederhana menimbulkan kesan kecerobohan, kesombongan, dan pengabaian. Tak perlu dikatakan, ini bukan tampilan yang bagus.
   Pertimbangkan alasan paling umum untuk diskualifikasi proposal: pengiriman terlambat, format salah, melebihi batas halaman, atau proposal yang tidak lengkap. Sekarang bayangkan menjelaskan kepada atasan Anda bahwa Anda kehilangan kesempatan karena Anda tidak memperhatikan dan satu atau dua tanggapan.
   Sebagian besar, manajer pengadaan melakukan yang terbaik untuk membuat RFP sesingkat mungkin. Jadi, jika mereka meluangkan waktu untuk memasukkan instruksi spesifik, itu penting bagi mereka. Jangan abaikan itu.
2. Membosankan
   Tidak peduli apa yang Anda jual, kami semua tahu bahwa proposal Anda tidak akan semenarik novel Stephen King terbaru. Namun, itu tidak berarti itu tidak bisa lebih berkesan dan menarik daripada kompetisi.
   Tempatkan diri Anda pada posisi manajer pengadaan. Biasanya, mereka sudah enam hingga delapan minggu dalam proyek ini, dan mereka meninjau proposal dari tidak kurang dari tiga vendor potensial. Seringkali, itu menambahkan hingga ratusan halaman yang dikemas penuh dengan poin data untuk dievaluasi dan dibandingkan. Dalam situasi ini, lebih sedikit lebih baik. Dan keringkasan adalah kebaikan yang langka.
   Jadi, ketika RFP menanyakan bagaimana mereka dapat menghubungi untuk memecahkan masalah, jangan menghabiskan dua halaman yang merinci teknologi CRM, menyediakan biografi staf, dan mendiskusikan filosofi layanan pelanggan perusahaan Anda. Alih-alih, berikan dua atau tiga kalimat ikhtisar, daftar sumber daya yang tersedia, dan tautan ke informasi lebih lanjut jika mereka menginginkannya.
   Selain itu, jika Anda diminta memberikan data, pertimbangkan untuk menggunakan bagan dan grafik untuk mengilustrasikan poin diferensiasi atau statistik utama dengan lebih baik.
   Buat tanggapan Anda singkat dan menarik sehingga mereka mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dan tidak punya waktu untuk merasa bosan. Tanyakan kepada diri Anda sendiri tiga pertanyaan ini tentang informasi di setiap tanggapan Anda:
   • Apakah ini relevan? Pastikan informasi tersebut secara langsung memenuhi kebutuhan spesifik mereka. Ini menjadi sangat penting. Jangan biarkan informasi yang ditujukan untuk pelanggan lain masuk ke dalam proposal Anda.
   • Apakah itu perlu? Jika Anda memilih untuk menguraikan topik tertentu, pastikan topik tersebut sesuai dengan tujuan Anda. Misalnya, memanggil pembeda dan memberikan poin bukti menambah nilai, tetapi menjelaskan latar belakang terperinci dari proses Anda mungkin tidak.
   • Apakah ini tepat waktu? Apakah pelanggan Anda membutuhkan informasi ini sekarang, atau dapatkah menunggu hingga Anda memasuki proses penjualan lebih jauh?
3. Itu Tidak Menarik
   Jika Anda bertanya kepada profesional pengadaan tentang proposal mereka yang paling berkesan, umumnya, Anda akan mendengar tentang profesional yang mengesankan atau yang sangat jelek. Meskipun kita semua berharap hanya apa yang ada di dalamnya yang dihitung dalam hal proposal, tampaknya penting.
   Sebagian besar tenaga penjualan cenderung lebih fokus pada strategi penetapan harga dan konten daripada daya tarik visual proposal. Namun jika Anda bersaing ketat dengan pesaing Anda, proposal yang menarik, mudah dibaca, dan profesional membuat kesan yang abadi. Jangan jatuh ke dalam perangkap berpikir bahwa waktu Anda tidak sepadan karena evaluator tidak akan memperhatikan atau peduli – mereka akan dan mereka melakukannya.
   Pertama, periksa buku merek perusahaan Anda. Ini mendefinisikan gaya perusahaan termasuk pedoman tata bahasa, kapitalisasi, nada, dan banyak lagi. Jika Anda dapat menulis dengan gaya standar untuk memulai, itu akan menghemat banyak waktu dalam ulasan. Ketika respons yang lebih panjang diperlukan, gunakan kalimat dan paragraf pendek, poin-poin penting, dan tajuk yang berbeda untuk meningkatkan keterbacaan.
   Sekali lagi, proposal dari FedEx menawarkan contoh yang baik tentang dampak dari proposal yang disusun dengan baik. Perhatikan bagaimana perusahaan merangkul warna merek, header yang menarik, dan pemformatan yang dapat dipindai untuk membuat proposal terlihat profesional dan mudah didekati.
   Selama bertahun-tahun membuat proposal, bekerja dengan tim pemasaran dan desainer grafis, kami telah mengambil beberapa hal cepat perihal tips format proposal. Sejauh ini, tip tercepat yang paling berdampak adalah memeriksa konsistensi. Jadi sebelum Anda mengirim proposal Anda, periksalah untuk konsisten:
   • Margin
   • Header
   • Istilah produk
   • Jenis dan ukuran font
   Jika proposal Anda terlihat berbeda dari satu halaman ke halaman berikutnya, ini bisa menjadi gangguan bagi evaluator Anda. Diperlukan waktu 10 menit untuk melakukan pemeriksaan ini, jadi meskipun tenggat waktu Anda semakin dekat, jangan lewatkan.
4. Anda membuat semuanya tentang Anda
   Membuat proposal Anda berpusat pada klien bukanlah konsep baru. Pencarian Google yang cepat menghasilkan lusinan artikel yang mengeksplorasi pentingnya fokus pada pelanggan. Sayangnya, masih sangat umum mendengar pembeli mengatakan bahwa banyak proposal yang mereka terima membuat mereka tidak yakin bagaimana penjual berencana untuk menyelesaikan masalah mereka.
   Secara alami, sebagai profesional penjualan, kita menghabiskan sebagian besar hari dengan fokus pada perusahaan kita dan apa yang kita jual. Kami menghabiskan waktu berjam-jam untuk membuat penawaran baru, menemukan sudut pandang untuk memenangkan kompetisi, dan menjelajahi manfaat dari setiap fitur. Sejujurnya, mampu berbicara dengan percaya diri tentang perusahaan kita dan menawarkan bukan hanya keterampilan tetapi juga kebiasaan.
   Proposal yang efektif membutuhkan perubahan pola pikir. Prospek ingin tahu bagaimana Anda akan menyelesaikan masalah mereka. Itu benar-benar satu-satunya perhatian mereka, jadi jadikan itu milik Anda juga. Bagian demi bagian, tinjau proposal Anda dan pertimbangkan apakah informasi tersebut memenuhi kebutuhan pelanggan, membantu mereka mencapai tujuan, atau mencapai hasil ideal mereka. Jika tidak, tulis ulang untuk memperkuat apa untungnya bagi mereka.
5. Anda tidak mengerjakan pekerjaan rumah Anda
   Pada saat Anda mencapai tahap proposal proses penjualan, prospek mengharapkan Anda dapat berbicara dalam bahasa mereka. Jika Anda mencoba berpura-pura, mereka akan tahu dan tidak akan menghargai Anda menyia-nyiakan waktu mereka.
   Semakin banyak, pembeli mengadopsi praktik sumber strategis. Mereka mencari vendor yang ingin membangun kemitraan jangka panjang dan memiliki pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan bisnis mereka. Akibatnya, taruhannya tinggi, dan lebih dari satu transaksi mungkin bergantung pada akurasi dan relevansi proposal Anda.
   Baru-baru ini saya berbicara dengan manajer pengadaan yang membahas tantangan RFP mereka. Perusahaan tunjangan karyawan mereka mengeluarkan RFP yang menguntungkan kepada beberapa vendor. Secara alami, mereka berharap untuk mengajukan beberapa pertanyaan lanjutan, tetapi terkejut tidak mendengar apa pun selain jangkrik. Akibatnya, ketika proposal diajukan, beberapa di antaranya memuat informasi yang tidak masuk akal bagi perusahaan mereka, dan satu bahkan tidak memenuhi persyaratan minimum yang ditetapkan. Mengatakan bahwa mereka frustrasi adalah pernyataan yang meremehkan.
   Pembeli mencari kolaborasi, jadi selalu ajukan pertanyaan. Anda tidak hanya akan terus membangun hubungan Anda, tetapi Anda akan segera mengetahui apakah Anda cocok, berpotensi menyelamatkan tim Anda dari membuang-buang waktu menanggapi RFP yang tidak dapat dimenangkan. Semoga artikel ini bermanfaat. Https://wa.me/6281252982900. Kami siap mendampingi anda.