Bisnis keluarga selalu memiliki rana pengelola adalah keluarga. Apabila bisnis sudah menggurita para anggota keluarga yang turut dalam bisnis menjadi tidak ter up date secara skill dan pengetahuan karena mereka datang di awal adalah sekedar membantu. Oleh sebab itu banyak perusahaan keluarga akhirnya mengalami kesulitan ketika perusahaan sedang bertumbuh. Konflik yang terjadi adalah tidak adanya skill yang cukup dan perjalanan bisnis secara manajemen terganggu dan tidak efisien.
Gambaran umum yang pada akhirnya tidak efisien adalah kecepatan layanan kurang, banyak pekerjaan dilakukan manual sehingga tenaga kerja cukup banyak dan semakin besar perusahaan, perusahaan terbebani oleh tenaga kerja yang semakin banyak dengan skill yang tidak sesuai. Pengambilan keputusan juga lamban karena sistem informasi yang dimiliki juga masih manual. Banyak hal-hal yang tidak lancar pada akhirnya terjadi yang membuat perusahaan tidak efisien dalam kinerja, bahkan secara pekerjaan dan aktivitas begitu bertumpuk namun jika ditelusuri secara keuangan perusahaan tidak memiliki laba maksimal.

Perusahaan keluarga yang masih bertahan seperti kondisi di atas sudah mulai berkurang, namun sulit juga bagi perusahaan yang hendak ingin berubah, akan memulainya dari mana? Pada artikel ini konsultan manajemen usaha dengan nama Groedu International consultant akan memberikan tips bagaimana perusahaan keluarga bisa menjadi perusahaan yang bermanajemen autopilot, artinya perusahaan semakin efisien dan efektif dengan jumlah karyawan yang sudah dirapikan dan manajemen yang sudah diatur rapi. Serta pemilik sudah jauh berkurang dalam mengoperasikan perusahaan sebab semua sudah ada yang jalankan.
Pertama cek beban kerja karyawan
Pada saat melakukan perbaikan di manajemen sebaiknya melakukan cek pekerjaan karyawan, sebab seringkali pekerjaan karyawan tumpang tindih atau yang satu dengan beban pekerjaan sedikit dan yang lainnya dengan beban pekerjaan yang lebih. Pada saat konsultan mengetahui hal ini, segera merapikan fungsi dari pekerjaan karyawan masing-masing sesuai dengan Job descriptionnya.
Membuat dokumen Job description dan job spesification
Pada tahap ini setelah mengetahui masing-masing beban kerja, maka uraian pekerjaan karyawan mulai ditulis sehingga memudahkan karyawan berikutnya jika menggantikan pekerjaan karyawan yang keluar. Termasuk dalam job description diberikan job spesification untuk panduan jika mencari karyawan spesifikasi yang diperlukan seperti apa.
Membuat struktur organisasi standar
Perusahaan tanpa sebuah struktur organisasi maka akan sulit untuk menjadikan perusahaan di sisi pengendalian karyawan. Selama ini kejadian yang sering terjadi semua tercentral pada pemilik perusahaan, termasuk mengenai hal-hal kecil, sehingga pemilik perusahaan dibebani berbagai persoalan yang banyak menyita waktu. Ini seringkali terjadi ketika karyawan masih sedikit, semua pengaturan yang melakukan adalah pemilik. Ketika perusahaan berkembang dengan pesat, pemilik tidak mungkin sanggup lagi untuk mengatasi keadaan demikian. Salah satu jalan adalah menciptakan leader-leader baru untuk masing-masing divisi, sehingga setiap divisi ada yang bertanggung jawab. Struktur organisasi sangat membantu dalam penyelenggaraan aktivitas, termasuk siapa bertanggung jawab pada siapa. Tidak semuanya kepada pemilik.
Membuat flow pekerjaan yang efektif dan efisien
Untuk memperlancar arus pekerjaan dengan baik, sebaiknya membuat flow chart. Mulai dari pembelian, penjualan, Inventory, dan arus kas di bank dan di patty chas. Flow chart pekerjaan ini sangat membantu aliran dokumen, misalnya mulai pengiriman, penerimaan return sampai dokumen pembelian itu dibayar.

Mendokumenkan pekerjaan masing-masing fungsi dalam organisasi
Apa yang dibicarakan di atas semua dibuat dalam bentuk tertulis. Apa yang dalam bentuk tertulis ini adalah panduan atau SOP perusahaan agar aktivitas karyawan berhasil dengan baik. Dalam ISO 9001:2015 disebutkan apabila perusahaan ingin mendapatkan sertifikat, maka wajib memenuhi persyaratan salah satunya adalah perusahaan memiliki dokumen.
Diatas adalah mengenai landasan dasar manajemen autopilot, dimana perusahaan memiliki sistem manajemen dalam bentuk tertulis. Meskipun tidak dibicarakan dalam ISO 9001: 2015, namun kewajiban perusahaan untuk memenuhi dokumen sangat wajib.
Manajemen autopilot adalah manajemen yang berlandaskan kerapian, pengelolaan resiko dan perusahaan dapat berjalan dengan baik tanpa ada pemiliknya turut terlibat. Bagaimana cara agar perusahaan autopilot? Selain sistem manajemen dibangun dengan baik, perusahaan juga siap dengan sistem informasi manajemen, yaitu software yang digunakan untuk menjalankan sistem manajemen yang masih manual. Selain itu pemilik wajib pula mau mendelegasikan semua pekerjaan kepada profesional, pemilik hanya akan membaca laporan keuangan. Yang menjadi tantangan terbesar pada family bisnis adalah memindahkan sebagian wewenang kepada profesional. Masih banyak para generasi pertama yang masih kuno dan sulit percaya sama orang lain. Jika ditanya Kapan perusahaan kita menjadi autopilot? Semua tergantung kita sebagai pemilik usaha. Kalau sudah mudah mendelegasikan dan memiliki visi misi ke depan serta memiliki orientasi kerapian secara manajemen, maka sudah selayaknya perusahaan yang dikendalikan pemilik seperti ini akan menjadi menajemen Autopilot.

Catatan: pembaca membutuhkan informasi mengenai artikel tersebut diatas secara dalam dan membutuhkan dalam pembuatan SOP, kerapian manajemen dan sistem informasi manajemen, Silahkan hubungi 081-252-982900 kami siap membantu.