Beberapa tahapan dalam manajemen perencanaan tenaga kerja (human resources planning management) yang harus dilakukan internal organisasi perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Mengumpulkan dan mengolah data-data milik perusahaan dan kepegawaian meliputi beberapa hal berikut:

• Mengumpulkan data-data untuk mempelajari dan memahami segala aspek lingkungan internal perusahaan. Hal ini akan membantu perusahaan dalam merencanakan dan mengantisipasi berbagai macam isu yang akan muncul dari setiap kondisi-kondisi perusahaan yang tidak stabil.
• Menentukan aspek-aspek lingkungan internal perusahaan yang mampu mempengaruhi lingkungan organisasi ekternal dan persediaan pegawai.
• Data-data penting perusahaan yang diperlukan, seperti:

1. Target yang ingin bisa dicapai oleh perusahaan, apakah lebih berorientasi terhadap laba atau hanya sekedar ingin memberikan pelayanan terbaik/ organisasi nirlaba.
2. Jenis perusahaan, apakan perusahaan ini sebagai perusahaan lini, lini dan staff, fungsional atau berupa komite.
3. Dasar-dasar akan pendepartemenan dan struktur pengorganisasian.
4. Rentang kendali pada setiap masing-masing departemen/bagian.
5. Struktur kepemimpinan perusahaan, individu atau yang lebih bersifat kolektif.
6. Jumlah karyawan dan berupa perincian manajerial dan operasional.
7. Jenis-jenis kewenangan atau tingkat otorisasi yang akan didelegasikan dalam perusahaan.
8. Tingkat-tingkat setiap masing-masing posisi jabatan.

2. Melakukan Tindakan Penyusunan Job Analysis/Analisis jabatan.

Job Analysis atau yang lebih sering disebut dengan Analisis jabatan merupakan proses kegiatan untuk menghimpun dan menyusun berbagai informasi-informasi penting tentang tugas, jenis pekerjaan serta tanggungjawab seseorang. Agar Job Analysis/Analisis Jabatan mampu dalam memberikan manfaat bagi organisasi perusahaan, maka Job Analysis/Analisis Jabatan harus mampu memberikan berbagai informasi tentang beberapa macam aspek-aspek pekerjaan. Aspek pekerjaan yang dapat dianalisis meliputi Output pekerjaan, Aktivitas atau tugas-tugas yang selama ini sudah dilakukan, Kompetensi seperti apa yang dibutuhkan dan Struktur kompensasi.

Tujuan utama dari dilakukannya Analisis Jabatan/Job Analysis adalah untuk mengidentifikasikan setiap masing-masing jabatan yang terkait dengan riwayat pekerjaan, peran penting, tanggungjawab dan kewenangan seseorang yang memegang jabatan tersebut serta untuk mengetahui bagaimana spesifikasi dari jabatan yang terkait dengan persyaratan-persyaratan seperti yang sudah ditetapkan untuk suatu jabatan termasuk juga persyaratan pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan juga karakter seperti apa yang dibutuhkan dari orang yang memegang jabatan tersebut.

Output dari Analisis jabatan/Job Analysis, yaitu untuk memberikan berbagai informasi tentang beberapa hal berikut, yaitu:

• Aktivitas-aktivitas pekerjaan.
• Standar pekerjaan.
• Konteks pekerjaan.
• Persyaratan pekerjaan.
• Perilaku manusia.
• Alat-alat yang selama ini sudah digunakan.

Dengan kata lain, beberapa hal tersebut sudah mencakup Job description/Uraian Jabatan, Job Spesification/Spesifikasi Jabatan dan juga Job evaluation/Evaluasi Jabatan. Job Analysis atau Analisis jabatan yang biasanya dilakukan pada saat sebuah internal organisasi sudah dibentuk, pada saat dibuat pekerjaan baru dan pada saat sebuah organisasi yang sedang berkembang pesat, sehingga akan mengakibatkan metode baru, prosedur baru dan juga teknologi baru sehingga perlu dilakukannya Job Analysis atau Analisis jabatan.

3. Perkiraan dan Perencanaan Persediaan Pegawai.

Melakukan evaluasi tentang persediaan tenaga kerja dengan cara mempertimbangkan tingkat persediaan, kemampuan, jenis, umur, pendidikan, penyebaran, kebijakan pencarian pegawai dan lain sebagainya.

4. Perkiraan dan Perencanaan Kebutuhan Pegawai.

• Memperkirakan jumlah permintaan pegawai yang diperlukan.
Memprediksikan kebutuhan pegawai dengan cara mengunakan metode yang sesuai.
• Memperkirakan penawaran pegawai.
Melakukan perkiraan penawaran pegawai, baik itu dari sumber internal maupun eksternal perusahaan.

5. Penyusunan Neraca Pegawai.

Melakukan analisis terhadap kesenjangan antara persediaan pegawai dan juga permintaan pegawai.

6. Melakukan Penyusunan Program Kepegawaian.

• Merumuskan tentang berbagai macam alternatif program yang dianggap cukup memungkinkan untuk mencapai sasaran seperti yang ditetapkan.
• Memilih kegiatan yang paling baik diantara semua alternatif kegiatan yang ada.
• Mengintegrasikan seluruh kegiatan yang telah dipilih ke dalam kerangka kerja yang utuh.

Nah, itulah penjelasan singkat seputar tahapan-tahapan apa saja yang harus dilakukan dalam manajemen perencanaan tenaga kerja (human resources planning management). Semoga bisa bermanfaat dalam menambah wawasan para pembaca sekalian, terimakasih dan salam sukses.

Apabila mitra bisnis/pemilik bisnis akan membuat departemen HRD, SOP HRD, KPI karyawan dan semua yang terkait dengan ke- HRD-an atau software pay roll & HRD, silahkan hubungi 081-8521172 atau 081-252982900. Kami siap membantu dalam pendampingan.