Kali ini konsultan manajemen mewakili kota Jakarta sedang mengulas artikel di bawah ini:

Dalam pengelolaan persediaan stok barang di toko atau supermarket wajib memerhatikan tentang resiko terjadinya kehilangan barang. Pada umumnya stok barang disimpan dalam satu ruangan toko ataupun dapat terpisah di dalam gudang tersendiri, dan memerlukan proses transfer barang dari gudang ke ruang pemajangan toko.

Kehilangan stok barang dapat disebabkan karena kecurangan yang dilakukan oleh pihak eksternal, seperti pengunjung, pengantar barang, dsb. atau dari tim internal toko sendiri. Oleh karena itu perlu dilakukan pemeriksaan terhadap kondisi persediaan stok barang ini secara berkala sehingga resiko kehilangan barang dapat ditekan dengan baik, dan salah satu metodenya adalah dengan mengadakan stok opname.

Berikut ini kami sampaikan beberapa langkah yang dapat dilakukan agar proses stok opname dalam toko dapat berhasil dengan baik:

• Melakukan persiapan sebelum Stok Opname
Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan adalah membuat laporan stok barang terakhir atau on-hand, hal ini bisa dilakukan dengan melihat riwayat mutasi keluar-masuk barang dan menghitung selisih dari jumlah pembelian dan penjualan barang di toko. Selain itu juga mempersiapkan form yang diperlukan untuk mengisi hasil pengecekan dan perhitungan barang di gudang persediaan.

• Membentuk tim penghitung dan tim pemeriksa hasil stok opname
Sebelum melakukan kegiatan stok opname, diperlukan untuk membentuk tim kecil. Adapun tim ini terdiri dari beberapa anggota dengan fungsi sebagai penghitung, pencatat / input, dan pemeriksa hasil perhitungan stok opname tersebut. Kemudian juga pilihlah seorang ketua dari tim stok opname ini sebagai penanggung jawab atau pemberi keputusan untuk langkah selanjutnya.

• Mengatur kode pembagian layout pada tempat penyimpanan stok barang
Hal ini akan memudahkan pencarian dan penghitungan data jumlah stok barang ketika melakukan stok opname. Berikan penomeran atau kode yang berbeda pada setiap rak dan lapisan shelving-nya. Kemudian berikan stiker atau label tersendiri pada stok yang sudah diperiksa dan dihitung oleh tim.

• Tidak melakukannya pada saat jam operasional buka toko
Jika dilakukan pada saat jam buka toko, maka pencatatan stok akan mengalami kesulitan karena stok barang yang sedang dihitung dapat berkurang lagi karena terjadi penjualan barang. Oleh karena itu stok opname sebaiknya dilakukan pada saat toko tutup atau sebelum toko buka.
Perlu diperhatikan bila semakin banyak jumlah jenis barang Anda maka waktu untuk melakukan stok opname juga akan semakin lama, kecuali Anda memikiki jumlah anggota tim stok opname yang lebih banyak dan menggunakan tools kerja dan sistem yang baik sehingga waktu pemeriksaan dapat lebih maksimal. Oleh karena itu melakukan metode stok opname parsial dapat mengurangi resiko dari segi lama waktu yang diperlukan.

• Menggunakan tools perhitungan dan sistem informasi pendukung
Untuk menghindari terjadinya kesalahan pencatatan perhitungan stok barang, maka diperlukan bantuan dari peralatan, seperti barcode scanner, PDT, ataupun aplikasi penghitung stok yang bisa diunduh langsung di dalam smartphone Anda. Selain itu penggunaan software yang mendukung sistem persediaan barang yang dapat merekam jejak penerimaan dan pengeluaran barang.

• Melakukan sistem cek ulang hasil perhitungan
Hasil dari stok opname akan lebih akurat lagi jika ada dua orang/tim yang berbeda melakukan tugas pengecekkan jumlah barang, sehingga hasil perhitungan stok dari satu orang dihitung kembali oleh orang kedua. Jika sampai terjadi selisih maka dapat dilakukan perhitungan kembali atau menggunakan orang/tim ketiga sebagai pihak penghitung ulang, biasanya dilakukan oleh ketua panitia stok opname. Namun hal ini dapat membuat waktu stok opname menjadi lebih lama dan membutuhkan lebih banyak orang yang terlibat.

• Menetapkan standar selisih stok yang diperbolehkan
Setelah dilakukan perhitungan dan pencocokkan atas hasil stok opname maka selanjutnya adalah menentukan nilai standar selisih stok yang diperkenankan. Hal ini bersifat sebagai kebijakan dari manajemen atau pemilik toko, namun pada umumnya di industri ritel supermarket memiliki kisaran antara 0,5% sampai 1% dari total nilai persediaan barang yang ada. Angka persentase ini harus disesuaikan dengan jenis persediaan barang dan total nilainya.

Apabila terjadi selisih pada hasil stok opname, maka pihak gudang dan toko atau yang bertanggung jawab atas persediaan barang wajib melakukan pencarian stok barang yang selisih sampai ketemu atau mengganti total nilai selisih stok barang yang terjadi. Namun jika selisih barang terjadi bukan karena kesalahan tim internal maka pihak manajemen dapat mengambil kebijakan untuk melakukan penyesuaian terhadap stok yang dicatat dengan hasil opname.

Demikian artikel seputar kegiatan stok opname ini semoga dapat membantu para rekan dalam mengatur dan mengontrol persediaan barang yang ada di dalam toko anda. Untuk peningkatan dan perbaikan sistem pengelolaan persediaan stok barang Anda dapat menghubungi kami di 081252982900 (Stan Widyanto).