Sudah tepatkah pengaturan sistem manajemen pergudangan Anda? Jika jawabannya adalah belum atau tidak tahu, maka itulah sebab utama dari arti pentingnya merancang sistem manajemen pergudangan karena bukan hanya sekedar teori saja. Bahkan hal seperti ini juga akan menjadi sangat berpengaruh besar terhadap perusahaan jika tanpa adanya gudang untuk belanja dan memproduksi barang-barang kebutuhan perusahaan akan menjadi semakin sulit untuk dapat dikendalikan.

Awal mula dari proses pengendalian dan pengaturan barang-barang adalah dari gudang dan karena hal inilah yang menjadi penyebab utama mengapa sistem manajemen pergudangan harus dapat dilakukan dengan baik. Pengendalian arus barang-barang dalam internal perusahaan lebih bersifat vital, apalagi jika perusahaan tersebut sudah berskala sangat besar. Tidak mungkin jika Anda sebagai seorang manager bisa mengendalikan dan memantau arus perputaran barang-barang dari gudang sendirian.

Karena alasan itulah, maka berikut ini merupakan beberapa tips untuk merancang sistem manajemen pergudangan yang Baik.

1. Mempersiapkan data-data barang dengan seakurat mungkin.

Menurut Anda, data seperti apa yang menjadi dasar utama dari pembuatan keputusan untuk menentukan persediaan? Pastinya adalah berupa data-data pemasaran bukan? Nah, sekarang persediaan dalam gudang itu tujuannya adalah untuk Anda pasarkan dan akhirnya bisa terjual dengan baik. Jadi Anda harus tahu persis tentang data-data apa saja untuk penjualan periode yang lalu, bagaimana untuk target pemasaran Anda serta forecast (ramalan) penjualan periode sekarang. Beberapa perusahaan memang banyak yang menggunakan sistem pre-order, dan dari data-data pesanan yang telah masuk adalah sebagai dasar awal dalam menentukan angka-angka untuk persediaan.

2. Membuat forecast untuk persediaan.

Nah sekarang, jika data-data tersebut sudah berada di tangan, maka Anda hanya tinggal membuat forecast untuk persediaan saja, tentang berapa jumlah persediaan yang nantinya akan Anda butuhkan untuk periode ini. Dan untuk hal ini bukanlah tahap yang mudah bagi Anda sebagai pengusaha, khususnya pengusaha ritel besar yang telah menjual produk dengan beragam jenis dan juga bermacam-macam. Setidaknya Anda harus menentukan berapa jumlah per item. Anda bisa membayangkannya sendiri jika bergerak dalam bidang retailer bukan? Sangat ribet sekali jika harus menentukan jumlah per item dan di-include-kan ke dalam untuk membuat sistem manajemen pergudangan yang baik. Dan yang lebih ribetnya lagi adalah ketika stok barang Anda ada beberapa yang telah “hilang” karena Anda tidak membuat sistem manajemen pergudangan yang baik.

3. Membuat schedule untuk persediaan.

Selain Anda harus membuat forecast terhadap jumlah persediaan, Anda juga harus bisa mengatur schedule persediaan. Maksudnya adalah Anda harus menentukan jadwal untuk pembelian persediaan dan juga jadwal untuk pengeluaran persediaan barang dari gudang (mengatur jadwal keluar masuk barang).

4. Melakukan budgeting terhadap persediaan.

Setelah Anda mampu melakukan forecast dan schedule persediaan, maka selanjutnya adalah dengan melakukan perhitungan, sudah menghabiskan berapa banyak uang? Kenapa tidak dihitung dari awal? Karena jika perhitungan diletakkan dari awal, maka tidak akan bisa sesuai dengan kebutuhan untuk bagian pemasaran? Akan tetapi Anda masih tetap bisa untuk sedikit mengutak-atik penyesuaian pada tahap ini, agar bisa disesuaikan dengan budget yang masih ada.

Tahap Untuk Penyempurnaan Sistem Manajemen Pergudangan yang Baik

1. Mengenali karakter dan jenis persediaan.

Setelah Anda berhasil dalam menentukan jumlah persediaan dan proses budgeting, maka selanjutnya Anda juga harus menentukan cara untuk penyimpanan yang lebih tepat. Misalnya produk yang Anda simpan dalam gudang adalah berupa kain katun premium Jepang. Dan Anda juga harus lebih berhati-hati lagi dengan adanya serangan tikus, ngengat atau berbagai gangguan-gangguan lainnya yang bisa merusak kain. Anda juga harus memikirkan tentang masa kadaluarsanya. Selain itu, untuk mengatur agar produk yang keluar dari gudang menjadi jauh lebih awal berupa produk dengan masa kadaluarsa yang paling awal atau biasa disebut dengan metode “First In First Out” alias FIFO.

2. Mengatur tata letak persediaan barang.

Jika Anda sudah mengetahui tentang bagaimana karakter persediaan yang saat ini sudah Anda miliki, maka sekarang hanya tinggal Anda untuk mengatur “lay out” atau tata letak dari gudang. Seperti untuk mengatur agar produk yang pertama masuk terletak pada posisi yang paling mudah untuk bisa diambil (penggunaan sistem FIFO). Atau produk yang paling laku letaknya juga yang paling mudah untuk bisa dijangkau.

7. Mengatur sistem otorisasi gudang.

Jika Anda sudah memiliki sistem penyimpanan, yang harus Anda rancang selanjutnya adalah tentang sistem arus keluar masuk barang. Jika arus dari Keluar dan masuknya barang tidak berada dalam sebuah sistem pengawasan yang ada, maka bisa jadi barang Anda akan dapat dengan mudah untuk dicuri dan Anda sama sekali tidak akan mengetahuinya. Jadi segeralah tentukan siapa saja yang berwenang dalam manajemen gudang dan untuk memberikan otorisasi haknya dari gudang. Pilihlah karyawan yang tidak hanya pintar saja, namun juga harus jujur. Jadi hanya dalam pengawasan merekalah (orang yang Anda tunjuk tersebut) maka barang-barang dalam gudang bisa keluar dan masuk dengan tetap terkontrol dengan baik.

8. Mengatur sistem pendataan.

Mengatur pencatatan gudang sebenarnya juga tidak terlalu sulit. Anda masih bisa mengandalkan software biasa seperti halnya MS Excell. Yang terpenting adalah, Anda sudah cukup disiplin dalam mencatat arus keluar masuknya barang, serba terkode dan terdataf dengan sangat baik dan rapi.

Manajemen gudang sebenarnya juga sangat penting untuk kesinambungan usaha Anda. Peran dari gudang menjadi salah satu bagian terpenting dalam bisnis Anda, karena gudang berhubungan langsung dengan penjualan. Ketika persediaan gudang menjadi tidak sesuai dengan penjualan, maka Anda akan merugi, entah karena penjualan Anda gagal atau justru karena persediaan yang tersisa di gudang masih terlalu banyak.

Selain itu, jika berbicara tentang permasalahan kepuasan konsumen, maka juga akan berbicara tentang permasalahan sistem manajemen pergudangan yang baik. Bagaimana jika tim penjualan Anda sudah berhasil menjual produk dan ternyata mereka menemukan bahwa stok digudang Anda masih “kosong”? Apa yang harus mereka katakan terhadap konsumen yang sudah terlanjur berminat untuk membeli dan menginginkan barang Anda untuk saat itu juga?

Dan sebenarnya untuk sistem manajemen pergudangan yang baik tidak hanya “membahas” tentang jumlah persediaan (stok barang) atau seputar budgeting barang-barang saja. Anda juga harus memastikan bahwa produk yang sudah tersimpan di gudang akan tetap bisa sampai ke tangan para konsumen dalam keadaan yang aman.

Dan hasilnya Anda bisa membayangkannya sendiri, memanage gudang itu juga tidak terlalu sulit seperti yang banyak dibayangkan oleh orang-orang, hanya bermodalkan kesabaran, konsistensi, keberanian dan keseriusan saja, maka Anda sudah dapat merancang sistem manajemen pergudangan yang luar biasa bermanfaat.

Nah, itulah sedikit pembahasan tentang tips-tips dalam merancang dan menyempurnakan sistem manajemen pergudangan yang baik. Semoga bisa bermanfaat dan terimakasih, salam sukses. Apabila pembaca membutuhkan informasi terkait artikel di atas dan bantuan secara manajemen di bidang logistic atau pergudangan, silahkan hubungi 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu. Terima kasih.