KATEGORI GOLONGAN KARYAWAN DAN CARA PENILAIAN MENGGUNAKAN PPK (PENILAIAN PRESTASI KERJA) PERFORMANCE APPRAISAL MANAGEMENT

Dari artikel sebelumnya sudah pernah dibahas tentang apa itu sebenarnya performance appraisal management atau (PPK) Penilaian Prestasi Kerja (FOKUS UTAMA PERFORMANCE APRAISAL MANAGEMENT (MANAJEMEN PENILAIAN PRESTASI KERJA) DALAM INTERNAL PERUSAHAAN), dan selanjutnya adalah tentang pembagian dari kategori karyawan berdasarkan hasil dari evaluasi Penilaian Prestasi Kerja (PPK) dan cara penilaiannya.

Dari tahun ketahun, penilaian prestasi kerja akan banyak memberikan gambaran terhadap Top Management tentang berbagai profile karyawan dari sisi prestasi kerja. Dan dari hasil penilaian prestasi kerja itulah dikalangan para praktisi HRD akan muncul 3 macam kategori karyawan.

1. Kategori Karyawan Golongan Star (Karyawan Bintang).

Kategori pertama adalah karyawan yang ber “golongan star”. Artinya adalah karyawan dengan prestasi tertinggi (puncak). Karyawan yang akan selalu bekerja dengan sangat baik. Prestasi kerja mereka selalu melebihi dari apa yang sudah diharapkan oleh perusahaan. Prestasi mereka selalu lebih menonjol dan sangat mudah untuk diketahui dari tindakan mereka diantara karyawan lainnya, dari karakter mereka sehari-harinya dalam pekerjaan. Mereka menjadi teladan bagi karyawan lainnya. Tidak seorangpun akan menyangkal atas prestasi kerja mereka. Kepada mereka dalam kategori inilah perusahaan akan bisa berharap yang lebih untuk pengembangan perusahaan apabila perusahaan berencana untuk melakukan sesuatu perluasan bisnis.

2. Kategori Karyawan Golongan Back Bone (Karyawan Tulang Punggung).

Kategori kedua adalah karyawan bergolongan “back bone”. Mereka adalah orang-orang yang akan muncul dan tenggelam bersama dengan perusahaan. Mereka bekerja sesuai dengan apa yang telah diharapkan oleh perusahaan dari mereka. Porsi kinerja mereka sudah ditentukan pada tingkatan tertentu saja. Walaupun sebenarnya mereka masih mampu untuk melebihi target yang sudah ditentukan, namun mereka sudah sangat terbiasa untuk tidak mengerjakan untuk melebihi dari apa yang sudah diminta oleh perusahaan dari mereka. Mereka benar-benar bersifat sebagai “tulang punggung” bagi perusahaan. Artinya adalah jika perusahaan “berdiri” maka mereka akan ikut berdiri, namun apabila perusahaan “duduk” mereka juga akan ikut duduk, tidak ada usaha sama sekali dalam rangka untuk membuat perusahaan mampu “berlari” atau berprestasi. Jumlah karyawan dalam kategori ini biasanya lebih bersifat dominan dalam perusahaan.

Berbeda dengan kategori yang pertama, perusahaan tidak bisa terlalu berharap banyak terhadap karyawan kategori ini untuk melakukan sebuah inovasi, perluasan atau pengembangan bisnis. Mereka lebih cenderung untuk melakukan hal-hal yang bersifat rutin saja, kurang tertantang dengan hal-hal yang membutuhkan adanya tingkat inovasi dalam pekerjaan. Mereka kurang berminat untuk mendapatkan pengembangan dalam hal knowledge dan skill mereka. Walaupun peluang untuk berkembang sudah ditawarkan kepada mereka, mereka lebih cenderung untuk merasa puas dengan apa yang sudah mereka dapatkan dalam pekerjaan. Prestasi mereka bisa dibilang sebagai “pas-pasan”.

3. Kategori Karyawan Golongan Dead Wood (Karyawan Kayu Mati).

Kategori yang ketiga adalah karyawan “golongan dead wood”. Golongan ini disebut dengan “kayu mati”, karena memang mereka ibaratnya sebuah dahan kering pada sebuah pohon yang mati. Sudah tidak ada daun hijau, sudah kering dan kurang ada kegiatan lagi dalam menyalurkan suatu proses kehidupan dipohon itu. Hanya tinggal menunggu lepas dan jatuh saja dari pohon. Golongan karyawan ini kurang berfungsi dengan baik, produktivitas semakin menurun. Mereka hanya sekedar numpang hidup diperusahaan, menunggu sampai tiba saatnya bagi mereka untuk pensiun atau dipensiun dini. Mereka sangat membutuhkan perhatian secara khusus dari pihak Management agar bisa terlepas dari kondisi yang sangat buruk itu. Golongan karyawan ini akan selalu ada pada perusahaan, terutama pada sebagian besar perusahaan manufacturing yang labor intensive (padat karya). Hal ini terjadi karena tidak berjalannya fungsi control penuh oleh setiap masing-masing atasan yang bertanggungjawab.

CARA PENILAIAN MENGGUNAKAN PERFORMANCE APPRAISAL MANAGEMENT (PENILAIAN PRESTASI KERJA/PPK)

Satu hal yang sangat prinsipil dalam melakukan PPK adalah tentang bagaimana PPK tersebut akan dilakukan. Sistem yang pertama disebut sebagai “open system” dan satu lagi disebut sebagai “close system”. Open system berarti PPK dilakukan secara terbuka, artinya adalah atasan akan menilai secara “buka-bukaan” dengan bawahan yang dinilai, tidak sembunyi-sembunyi. Dilakukan wawancara dengan bawahan dan rating prestasi akan disampaikan terhadap bawahannya. Akan ada interaksi dalam wawancara itu. Dalam wawancara PPK itu atasan harus bisa membantu dan memotivasi karyawan dalam menciptakan efektivitas kerja dikemudian hari. Apabila karyawan dari level managerial akan didiskusikan sejauh mana karyawan tersebut telah berhasil mencapai target-target yang sudah dijadikan sebagai KPI (Key Perfomance Indicator) atau disebut juga “Key Result Area”.

Atasan memiliki tanggungjawab untuk memberikan informasi dan umpan balik terhadap masing-masing bawahannya tentang tugas-tugas yang harus dilakukan. Hasil dari PPK akan ditandatangani bersama-sama antara atasan dan bawahan. Akan sangat tidak bermanfaat apabila PPK dilakukan secara diam-diam atau secara “close system”.

Tujuan PPK tahunan bertujuan untuk membekali karyawan dengan cara mengadakan jadwal diskusi mengenai sasaran pada tahun berselang dan untuk tahun mendatang. Mengumpulkan semua pembicaraan yang telah dilakukan selama setahun berjalan. Membantu karyawan untuk menetapkan sasaran yang realistis dan menantang. Membantu dalam hal pengembangan pengetahuan dan keterampilan karyawan dan juga untuk membahas “strength” tertentu yang dimiliki karyawan sebagai motivasi karyawan dan sebaliknya juga membahas “weakness” yang masih ada pada karyawan. Dengan demikian langkah-langkah pengembangan dapat direncanakan.

Dari sisi penilaian terdapat satu sistim yang sangat mudah untuk diterapkan dalam PPK tahunan. Masing-masing terdapat 5 level dari keberhasilan karyawan untuk setiap masing-masing faktor yang akan dinilai pada pelaksanaan PPK. Keberhasilan karyawan yang paling tinggi disebut sebagai:

1. Sangat Memuaskan atau “Baik Sekali” dengan rating 5.
2. Disebut sebagai “Baik” dengan rating 4.
3. Disebut sebagai “Cukup” dengan rating 3.
4. Disebut sebagai “Kurang” dengan rating 2.
5. Disebut sebagai “Kurang Sekali” dengan rating 1.

Pada penilaian untuk faktor-faktor yang akan dinilai (evaluation faktor) juga digunakan 5 tingkat keberhasilan tersebut atau disebut sebagai “rating”. Faktor-faktor yang akan dinilai berbeda untuk masing-masing level atau golongan karyawan. Formulir PPK secara leveling terbagi menjadi 2 macam. Yang pertama adalah formulir bagi karyawan yang tidak memiliki tanggungjawab supervisi, tidak memiliki bawahan. Seperti: golongan operator dan teknisi, dan yang kedua adalah formulir PPK disediakan bagi karyawan yang memilki tanggungjawab supervisi, artinya adalah karyawan tersebut mempunyai bawahan atau subordinate. Seperti: golongan Supervisor.

Setiap faktor penilaian tentu saja berbeda-beda bobot-nya, sangat tidak tepat jika langsung disamaratakan saja bobotnya. Seperti: faktor penilaian antara “kehadiran” bobotnya menjadi lebih rendah daripada “kuantitas kerja”. Artinya adalah rating/nilai 4 (Baik) pada “kuantitas kerja” akan menjadi lebih besar score-nya daripada rating/nilai 4 pada “kehadiran”, karena bobotnya sudah berbeda.

Semoga artikel di atas memiliki manfaat bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan pendampingan mengenai pembuatan KPI karyawan, silahkan kontak 0818521172 atau 081-252-982900, atau email ke groedu@gmail.com. Kami siap membantu.