Paling rumit adalah masalah stok di gudang. Tidak perduli perusahaan besar atau kecil, masalah selisih barang di gudang seringkali terjadi. Bagi perusahaan yang tidak perduli ya diabaikan saja, tetapi bagi perusahaan yang perduli biasanya akan dicari selisihnya, tetapi kondisi ini tidak pernah selesai dan terus berlangsung sampai perusahaan itu berjalan. Memang untuk menghindari selisih barang di gudang sulit dilakukan, namun kalau ini dibiarkan terus menerus tentu akan memunculkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan bisanya adalah melakukan minimalisasi terhadap kerugian yang timbul dengan cara melakukan stok opname secara berkala. Tetapi praktek stok opname inipun seringkali menjadi beban orang-orang yang mengoperasikan gudang yang disebabkan, item produk sulit dipindahkan, item produk mudah keselip atau ukurannya sangat kecil. Stapel produk tidak mewakili hitungan sehingga tidak cocok dengan data di riil stok, misalnya barang yang berbentuk sak, seperti semen, tepung dan produk-produk yang dikemas dalam sak, sulit dicek pada stapel/tumpukannya dan selalu ada selisih.

Hal-hal seperti inilah yang membuat dalam melakukan stok opname di gudang tidak efektif. Nah, dibawah ini ada beberapa tips yang bisa dipakai dalam melakukan stok opname di gudang supaya efektif, yaitu :

Lakukan mapping item produk di gudang berdasarkan kateristik produknya meliputi : produk yang sulit dipindahkan, mudah dipindahkan dan dimasukan ke saku serta barang itu mudah dijual dan bernilai besar secara rupiah, sulit dipindahkan dan sulit dijual, produk merupakan produk fast moving atau slow moving, produk secara berat ringan, produk secara bentuk mudah disusun serta lain-lain. Manfaat melakukan mapping ini adalah untuk mengurangi beban melakukan stok opname secara berkala. Misalnya untuk produk-produk yang mudah dipindahkan dan gampang dijual memiliki resiko yang tinggi untuk hilang, dicuri atau keselip. Oleh sebab itu setelah melakukan mapping periode stok opnamenya bisa dilakukan sesering mungkin, misalnya seminggu sekali. Sedangkan produk yang sulit dipindahkan, tetapi bentuk susunannya mudah distapel, stok opnamenya tidak perlu mingguan tetapi bulanan. Dengan melakukan mapping bisa menggolongkan mana produk yang harus stok opname mingguan, dua mingguan atau bulanan bahkan 3 bulan sekali. Nah, dengan cara ini kemungkinan menanggung kerugian cukup besar akan terhindarkan.

Seperti yang kita ketahui, beberapa perusahaan melakukan  stok opname setahun sekali. Pada saat melakukan stok opname banyak sekali barang yang baru diketahui “hilangnya dalam jumlah besar” oleh sebab itu stok opname ini tentunya dilakukan sangat terlambat. Melalui cara mapping diatas bagian gudang bisa mengurangi resiko kehilangan yang cukup besar. Namun hal ini memang tidak bisa disalahkan karena stok opname yang selain rumit, ternyata tidak ada bantuan tools yang cukup memadai dalam melakukan stok opname. Semua dilakukan secara manual. Nah, agar stok opname itu bisa dilakukan secara efektif selain cara diatas, sebaiknya dilakukan dengan software akunting. Software akunting akan bekerja secara otomatis. Ketika sales order diinput dikomputer, dan dicetak invoice, otomatis barang digudang akan berkurang sejumlah pesanan yang dilakukan oleh customer. Hasil akhir dari transaksi penjualan itu terintegrasi dengan laporan persediaan di gudang. Sehingga stok akhir setelah transaksi bisa dilihat. Nah, stok akhir ini bisa digunakan untuk lakukan stok opname dengan mudah. Berbeda jika dilakukan manual dan tidak terintegrasi, lupa mencatat, diambil tidak menginfokan ke orang gudang dapat menjadi faktor selisih. Jadi kesimpulannya : apabila selama ini melakukan stok opname setahun sekali, ubahlah menjadi secara berkala dengan melakukan mapping terhadap kategori produk. Lalu gunakan software akunting sebagai bantuan. Semoga artikel ini bermanfaat, apabila membutuhkan software yang bisa membantu lakukan stok opname secara benar dan efektif, silahkan kontak 031-21100152 atau 031-33311179  atau email ke groedu@gmail.com (Frans M. Royan)