Banyak individu dan bisnis berjuang dengan manajemen waktu. Namun, menggunakan matriks manajemen waktu dapat membuat semua perbedaan.

Manajemen waktu yang buruk dapat mengakibatkan pemborosan waktu di tempat kerja dan berdampak negatif pada laba perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan sistem manajemen waktu yang andal untuk mendorong produktivitas. Anda dapat menghilangkan pemborosan waktu dan mengubah karyawan menjadi orang yang lebih efektif dengan langkah-langkah yang tepat.

EMPAT KUADRAN MANAJEMEN WAKTU

Penulis “The 7 Habits of Highly Effective People” dan konsultan kepemimpinan terkenal Stephen Covey berhasil mengembangkan alat matriks manajemen waktu.

Matriks manajemen waktu Covey adalah kerangka kerja yang memungkinkan Anda melakukan triase tugas dan proyek untuk meningkatkan efisiensi secara keseluruhan dan menyelesaikan pekerjaan terpenting dengan cepat.

Anda dapat menggunakan matriks manajemen waktu untuk mengkategorikan tugas berdasarkan kepentingan dan urgensinya. Mengatur daftar tugas Anda dengan faktor-faktor ini akan membantu bisnis fokus pada tugas prioritas tertinggi yang memerlukan perhatian segera. Dalam alat ini dibagi menjadi empat kuadran.

Baca juga artikel : 3 tips manajemen waktu wajib bagi pengusaha

Empat kuadran utama dari alat manajemen waktu ini meliputi:

• Kuadran I. Kuadran ini membahas masalah yang paling mendesak dan penting. Bisnis dapat mengatasi masalah yang paling sensitif terhadap waktu dan mengurangi risiko melalui perencanaan yang memadai. Jika perusahaan proaktif, mereka akan dapat menghindari potensi masalah yang timbul dari pengambilan keputusan di menit-menit terakhir.
• Kuadran II. Kuadran kedua dari matriks Covey berfokus pada penjadwalan untuk pengembangan dan strategi jangka panjang dengan berkonsentrasi pada tugas-tugas yang tidak mendesak tetapi penting. Anda masih harus mencurahkan banyak waktu untuk hal-hal ini — seperti yang dikatakan Dwight D. Eisenhower, “yang mendesak jarang penting, dan yang penting jarang mendesak.”
• Kuadran III. Hal-hal di kuadran ini mendesak tetapi tidak penting. Tugas Kuadran III terikat waktu tetapi cenderung tidak menggerakkan jarum pada proyek. Jika memungkinkan, delegasikan atau tunda item-item ini.
• Kuadran IV. Kuadran ini terdiri dari item-item yang tidak mendesak dan tidak penting. Ajukan beberapa pertanyaan sulit tentang tugas-tugas ini — jika itu tidak penting, haruskah mereka menyumbat daftar tugas Anda? Akankah menyelesaikan tugas-tugas ini memberikan nilai bagi bisnis Anda? Jika tidak, pertimbangkan untuk menghilangkan tugas-tugas ini.

Berikut adalah beberapa langkah sederhana untuk membuat waktu Anda lebih efektif dan efisien.

1. Buat daftar semua tugas yang harus dilakukan

Langkah pertama adalah menuliskan semua tugas yang perlu Anda selesaikan. Anda dapat menggunakan aplikasi manajemen waktu atau templat daftar tugas manual untuk membantu dalam hal ini. Jangan menghabiskan terlalu banyak waktu di bagian ini — buat daftar setiap item dan sertakan ringkasannya.

2. Tetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas

Setelah Anda membuat daftar tugas lengkap dari semua tugas yang harus diselesaikan, Anda harus menetapkan tenggat waktu khusus untuk tugas tersebut. Anda harus menangani pekerjaan dengan tanggal jatuh tempo terdekat, setelah itu Anda akhirnya dapat menangani atau menghilangkan yang nanti di kalender.

3. Prioritaskan tugas berdasarkan urgensi

Langkah selanjutnya adalah menentukan tugas mana yang paling mendesak. Urgensi bukan hanya tentang tenggat waktu — tugas-tugas mendesak termasuk yang membutuhkan waktu tunggu yang lama atau rantai persetujuan, waktu tunggu yang diperpanjang, atau yang menghalangi pekerjaan orang lain.

4. Prioritaskan berdasarkan kepentingan

Setelah mengukur urgensi tugas Anda, Anda dapat mulai menyortirnya berdasarkan kepentingannya. Anda dapat mengidentifikasi proyek-proyek penting misi dan memeringkatnya di atas tugas-tugas kecil seiring berjalannya waktu.

5. Tetapkan tugas untuk setiap kuadran

Sekarang, tempatkan setiap tugas di kuadran yang sesuai berdasarkan peringkat mereka dalam hal prioritas dan kepentingan. Tugas-tugas yang paling mendesak dan penting akan diprioritaskan pada kuadran I. Sedangkan tugas-tugas yang kurang mendesak tetapi penting akan masuk ke kuadran II. Tugas yang mendesak tetapi kurang penting akan masuk dalam kuadran III. Terakhir, tempatkan semua tugas tidak penting yang tidak mendesak di kuadran IV. Setelah menyelesaikan langkah ini, Anda dapat mulai menggunakan matriks waktu untuk menyelesaikan tugas harian, mingguan, atau bulanan.

Baca juga artikel : 5 tips work-life balance terbaik

6. Ulangi proses ini secara teratur

Untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan, ulangi proses manajemen waktu ini secara teratur. Anda mungkin perlu meninjau dan memperbarui tugas Anda karena kebutuhan bisnis berubah.

Anda juga dapat menilai kinerja Anda dan menentukan dengan tepat bagaimana matriks manajemen waktu membantu meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko. Berdasarkan apa yang Anda pelajari, Anda kemudian dapat membuat penyesuaian yang sesuai dengan jadwal dan tugas Anda.

KESIMPULAN

Dengan menerapkan matriks manajemen waktu dengan benar, Anda dapat mengatur waktu secara lebih efektif dan meningkatkan efisiensi kerja.

Baik untuk penggunaan bisnis atau pribadi, teknik ini terbukti sangat berharga ketika bekerja untuk mengatur waktu Anda dengan lebih baik.  

Semoga artikel diatas bermanfaat bagi pembaca, apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lengkap dan membutuhkan pendampingan dalam training Managerial skill, Territory management , Sales supervisory dan training terkait penjualan, silahkan hubungi kami di SINI.