Berkomunikasi secara efektif dengan tim jarak jauh selalu menjadi salah satu tantangan terbesar untuk beralih ke budaya kerja tanpa kantor.

Pindah ke struktur kerja jarak jauh mungkin tampak menakutkan pada awalnya, tetapi jika Anda mengikuti 9 tip sederhana kami untuk komunikasi yang efektif dengan tim jarak jauh, Anda pasti akan melihat manfaatnya.

1. Bersiaplah Untuk Beradaptasi Dengan Tantangan Pekerjaan Jarak Jauh

Pekerjaan jarak jauh hadir dengan serangkaian tantangannya sendiri.

Sebelum tim Anda beralih ke pekerjaan jarak jauh, pikirkan tentang hambatan apa yang mungkin Anda hadapi. Pertimbangkan hal-hal seperti komunikasi, kesulitan teknis, penundaan, dan keseimbangan kehidupan kerja. Hal ini berguna untuk membantu Anda mengembangkan solusi.

Penting juga untuk memastikan Anda mengomunikasikan perubahan apa pun secara efektif dalam tim Anda.

2. Pastikan Check-In Rutin Dengan Tim Jarak Jauh Anda

Bekerja jarak jauh bisa memunculkan kesepian. Sangat penting untuk secara teratur memeriksa kehadiran tim Anda.

Anda bisa mengadakan rapat video menggunakan Google Meets atau Zoom Meetins untuk daftar kehadiran atau penyampaian pekerjaan. Anda bisa merencanakan dua pertemuan dalam seminggu, tetapi selalu terbuka untuk panggilan adhoc jika seseorang ingin menjalankan beberapa ide.

Check-in juga tidak hanya baik untuk moral. Dengan check-in secara teratur, Anda dapat menyentuh basis pada hambatan apa pun saat ini atau yang potensial sebelum menjadi masalah.

3. Berinvestasi Dalam Perangkat Lunak Kolaboratif Dan Teknologi Komunikasi

Jika beberapa ide terbaik Anda berasal dari berbagi hal dengan tim Anda, kerja jarak jauh mungkin sangat memberatkan Anda. Tetapi dengan perangkat lunak kolaboratif yang baik, Anda dapat menciptakan kembali pengalaman “di kantor”.

Anda menggunakan kombinasi Slack untuk pesan dan Google Meet untuk panggilan video.

Anda juga bisa menggunakan perangkat lunak bersama yang membuat pekerjaan Anda lebih mudah. Alat seperti Buzzstream akan membantu Anda mengoordinasikan kampanye email, dan Google Documents untuk membantu Anda bekerja sama dalam entri blog.

4. Gunakan Diagram Dan Visual Untuk Memastikan Proses Dipahami Sepenuhnya

Ketika mencoba menjelaskan sebuah proses atau sebuah ide, pasti Anda seringkali merasa kesulitan. Lalu bagaimana solusi yang pas?

Diagram bisa menjadi solusinya. Diagram dirancang agar mudah dipahami, dan dapat menjadi cara yang bagus untuk mengomunikasikan proses atau ide yang sulit.

Menggunakan ikon sederhana dan kalimat pendek, Anda dapat menjelaskan berbagai hal dengan sederhana.

5. Ciptakan Budaya Kantor Secara Online

Jika kantor Anda menjadi full time remote, apa yang paling Anda rindukan? Pastinya orang-orang didalamnya.

Budaya perusahaan adalah kontributor besar untuk lingkungan kerja yang baik. Banyak budaya itu terbentuk melalui cara orang memperlakukan satu sama lain. Ini bisa berarti obrolan singkat sambil membuat kopi atau happy hour setelah bekerja. Lalu bagaimana memunculkan budaya ini secara online?

Baca juga artikel : cara sistem hr online membantu organisasi

Rayakan karyawan Anda dengan infografis keterlibatan karyawan.

Anda tidak perlu memberikan hadiah besar atau penghargaan mewah untuk menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda menghargai mereka. Infografis perayaan sederhana, dibagikan kepada seluruh tim, bisa menjadi cara yang bagus untuk menunjukkan bahwa Anda menghargai kerja keras mereka.

6. Hindari Dokumen Teks Yang Membosankan Dengan Menggunakan Gambar Dan Visual

Tidak ada yang suka membaca dinding teks pada waktu terbaik. Tetapi ketika Anda bekerja dari jarak jauh, itu bisa menjadi sangat mudah untuk ditelusuri.

Alih-alih memastikan untuk memastikan semua dokumen visual dan menarik. Manfaatkan header, gambar, dan bahkan infografis.

Ikon yang ditempatkan dengan baik dapat meningkatkan kualitas dokumen Anda, dan membuat orang ingin membacanya.

7. Tetapkan Tenggat Waktu Yang Jelas Dan Garis Besar Harapan Anda

Saat bekerja dari jarak jauh, sangat mudah untuk terpikat pada penundaan. Kecuali Anda memiliki kantor khusus di rumah, Anda mungkin bekerja dari kamar tidur, dapur, atau ruang tamu Anda.

Hindari kemungkinan gangguan dengan menetapkan tenggat waktu yang sangat jelas dan harapan kerja jarak jauh. Sering-seringlah check in untuk memastikan tenggat waktu ini dipenuhi.

Satu hal lagi yang harus Anda tetapkan adalah jam kerja yang jelas. Bekerja dari rumah tidak berarti bekerja sepanjang waktu. Dorong tim Anda untuk keluar di penghujung hari, dan pimpin dengan memberi contoh dengan tidak menjawab pesan di luar jam kantor.

Selain itu Anda juga bisa membuat daftar periksa untuk memastikan pekerja jarak jauh menyelesaikan tugas mereka dengan baik dan tepat waktu.

8. Siapkan Pedoman Komunikasi

Elemen kunci lain dari bekerja dari jarak jauh adalah memiliki pedoman yang jelas tentang komunikasi. Pedoman Anda tidak harus sulit. Konfirmasikan saja jenis komunikasi apa yang tepat dan kapan.

Misalnya, Anda dapat menggunakan Slack untuk mengobrol umum tetapi meminta agar semua keputusan atau masalah resmi dicatat melalui email. Anda mungkin meminta agar pesan hanya dikirim pada jam kantor, dan komunikasi darurat dilakukan melalui telepon.

Anda juga harus menetapkan pedoman tentang apa yang pantas dan tidak pantas terkait dengan kata-kata tidak senonoh, bahasa eksplisit, dan topik subjek.

Baca juga artikel : 5 ide bisnis online dengan modal nol rupiah

9. Percayai Staf Anda

Anda tidak dapat bekerja secara efektif dengan tim jarak jauh kecuali Anda memercayai tim Anda.

Akhir Kata

Bekerja dari jarak jauh bisa menjadi pengalaman yang sangat berharga bagi tim jarak jauh dan para manajer. Ikuti kiat-kiat ini untuk memanfaatkan pengalaman itu sebaik-baiknya dan tetap produktif.

Semoga artikel diatas bermanfaat bagi anda, apabila membutuhkan informasi lebih lanjut, dan bila membutuhkan bimbingan pemasaran secara online, silahkan hubungi kami di SINI.