Menyederhanakan proses dalam konteks internal idealnya akan memungkinkan peningkatan efisiensi dan mendorong implementasi yang lebih mulus dan disederhanakan dari setiap sistem atau proses yang baru diperkenalkan. Baik alokasi kerjanya, inspeksi kualitas, atau pemantauan proyek, tim selalu dapat mengambil manfaat dari peninjauan dan peningkatan pendekatan yang ada untuk bekerja.

Merampingkan didefinisikan sebagai tindakan mengubah sesuatu untuk membuatnya lebih sederhana atau lebih efisien. Dalam konteks kerja, ini melibatkan reformasi proses atau metode tertentu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas untuk meningkatkan efisiensi dan/atau efektivitas keseluruhan dalam menghasilkan hasil. Misalnya, pekerjaan klien faktur dapat disederhanakan (ditingkatkan) dengan memastikan langkah-langkah proses secara konsisten dan berulang kali diikuti oleh setiap individu yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan dan mendistribusikan faktur.

Baca juga artikel : 7 cara membangkitkan semangat saat bisnis sedang bangkrut

Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas berulang yang dilakukan oleh individu atau kelompok, dalam urutan tertentu, untuk mencapai hasil. Masing-masing aktivitas ini merupakan tugas, yang mungkin merupakan bagian dari proses atau peristiwa satu kali saja. Formalitas proses bisnis akan bervariasi antar organisasi, dengan proses formal yang didokumentasikan. Proses bisnis yang disederhanakan menghasilkan hasil yang lebih cepat terlepas dari formalitas dan idealnya menghasilkan lebih sedikit masalah atau inefisiensi di sepanjang jalan.

MANFAAT MEMPERSINGKAT PROSES

Keterlibatan karyawan harus selalu menjadi area yang terus dianalisis dan ditingkatkan bila diperlukan. Faktor kunci yang mempengaruhi keterlibatan karyawan adalah seberapa baik mereka memahami tugas mereka, dan tingkat akuntabilitas yang mereka kerjakan. Mempersingkat proses tidak hanya mengurangi kesalahan dalam upaya kerja dan mempercepat kemajuan, tetapi juga membantu memperjelas tugas-tugas tersebut dan menegakkan akuntabilitas yang diperlukan. Akibatnya, ini memiliki dampak yang luar biasa pada moral karyawan, dan pada akhirnya meningkatkan tingkat keterlibatan karyawan.

Terlepas dari ukuran perusahaan, proses perampingan menghadirkan beberapa manfaat utama. Beberapa keuntungan utama yang datang dari implementasinya meliputi:

• Peningkatan efisiensi, kelincahan, produktivitas, dan keuntungan
• Komunikasi yang ditingkatkan
• Prosedur yang didokumentasikan dengan jelas dan visibilitas yang lebih besar ke dalam proses
• Pengurangan kesalahan, tenggat waktu yang terlewat, penundaan, dan pekerjaan yang berlebihan
• Peningkatan kepatuhan dengan standar industri
• Pelatihan yang disederhanakan
• Peningkatan adopsi karyawan
• Kepemilikan tugas dan hierarki alur kerja yang ditentukan dengan jelas
• Kejelasan arah dan akuntabilitas
• Meningkatkan kepuasan pelanggan

10 LANGKAH UNTUK MERAMPINGKAN PROSES KERJA DAN MENGEMBANGKAN SERTA ALUR KERJA YANG EFISIEN

Untuk memulai perampingan, Anda memerlukan kesadaran yang jelas dan pemahaman menyeluruh tentang proses dan dokumentasi yang diperlukan di setiap tahap yang mengarah ke tujuan akhir proyek. Untuk merampingkan proses dan memaksimalkan efisiensi dalam proses tempat kerja Anda, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Analisis Alur Kerja Saat Ini

Tidak semua organisasi memiliki pemahaman yang jelas tentang sejauh mana proses yang ada (formal atau informal). Oleh karena itu, langkah pertama menuju perampingan proses adalah selalu membuat daftar setiap proses, dan kemudian melakukan analisis menyeluruh untuk setiap proses. Anda perlu memahami bagaimana setiap proses di setiap divisi atau unit perusahaan Anda beroperasi. Tujuan dari tahap ini adalah untuk mengidentifikasi bagaimana perusahaan telah beroperasi sejauh ini, dan di mana peluang yang ada untuk melakukan perbaikan. Wawancarai karyawan dan mintalah umpan balik pada setiap proses yang diikuti bisnis Anda.

2. Identifikasi Area Fokus Utama

Setelah Anda menganalisis proses kerja yang ada, Anda perlu mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Cari proses dan alur kerja yang mengalami penurunan motivasi dari karyawan, instruksi yang tidak jelas, atau komunikasi yang melemah. Tentukan dengan tepat faktor-faktor yang dapat, atau yang sudah ada, memengaruhi efektivitas proses yang ada dan target untuk ditingkatkan.

3. Uraikan Prosesnya

Setelah proses telah diidentifikasi untuk perbaikan, langkah selanjutnya adalah memecah proses kerja menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Terlalu banyak bisnis terjebak dalam ketergantungan dan titik keputusan dari semua proyek mereka, terutama karena proses kerja mereka terlalu rumit. Bertujuan untuk menjaga agar proses tetap sederhana, memecahnya menjadi langkah-langkah terpisah yang bertujuan hanya menuju hasil yang diinginkan.

4. Prioritaskan Pekerjaan

Setelah Anda mengidentifikasi dan merinci proses yang perlu ditingkatkan, Anda perlu memberi peringkat berdasarkan kepentingannya. Periksa daftar proses yang Anda miliki, dan beri nilai masing-masing pada skala 1 hingga 10, dengan 1 sebagai proses yang paling penting dan 10 sebagai proses yang paling tidak penting. Ini membantu menjaga prioritas tetap fokus, dan mengklarifikasi sumber daya apa yang dibutuhkan kapan.

5. Dokumentasikan Semuanya

Setiap langkah mikro yang termasuk dalam proses harus ditangkap dan didokumentasikan; ini penting jika Anda berharap untuk meninjau proses secara akurat. Sangat penting untuk memvalidasi setiap langkah proses untuk memastikan aliran proses terjadi seperti yang dijelaskan; ini akan menjadi penting ketika tiba saatnya untuk membuat rekomendasi perbaikan.

6. Otomatiskan Proses Kerja

Dalam lanskap kemajuan teknologi yang pesat, tidak mengherankan bahwa salah satu elemen paling umum yang digunakan bisnis saat ini untuk mengelola alur kerja mereka adalah solusi perangkat lunak manajemen kerja modern. Proses menyelesaikan tugas atau menyelesaikan proyek tidak kebal terhadap kesalahan data dan miskomunikasi. Namun, ada banyak sekali perangkat lunak canggih yang dirancang khusus untuk membantu organisasi dan tim merampingkan proses dan alur kerja mereka. Solusi perangkat lunak manajemen modern ini menawarkan alat dan aplikasi sederhana, dengan fitur dan kemampuan canggih, yang membuat proses kompleks pengelolaan proses bisnis menjadi lebih mudah dari sebelumnya. Seringkali kasus bisnis yang layak dapat disajikan dalam mendukung penggunaan alat tersebut.

7. Uji Alur Kerja Baru

Satu-satunya cara untuk mengukur apakah proses kerja Anda yang baru dan lebih baik itu efektif adalah dengan mengujinya. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengevaluasi bagaimana responsnya di lingkungan tempat kerja langsung. Awalnya, bidik area yang lebih kecil untuk menguji kasus peningkatan. Misalnya, Anda dapat menerapkan proses perampingan dalam proyek yang akan datang dan mendapatkan pemahaman yang jelas tentang bagaimana setiap elemen proses bekerja dalam tindakan.

8. Bersiaplah untuk Menyesuaikan

Setelah Anda menguji proses baru di lingkungan tempat kerja langsung, Anda harus siap untuk menyempurnakan alur kerja baru Anda berdasarkan hasil. Hampir semua inisiatif baru (yang kami kembangkan) membutuhkan waktu untuk diperkenalkan dan dijalankan secara efektif. Evaluasi keefektifan setiap perubahan dalam alur kerja dan pastikan semuanya bekerja sebaik mungkin sebelum menerapkannya ke peluncuran skala yang lebih besar.

Baca Juga artikel : 8 cara jitu agar bisnis anda bisa berkembang

9. Terapkan Alur Kerja Baru ke dalam Tindakan

Setelah Anda menguji alur kerja baru Anda, dan melakukan peningkatan di mana pun diperlukan, tidak ada alasan untuk menunda implementasinya. Buat komunikasi dan/atau strategi pelatihan yang memastikan Anda menjelaskan dengan jelas setiap aspek dari proses perampingan baru kepada karyawan Anda sebelum Anda menerapkannya. Sangat penting bahwa setiap anggota yang terlibat memahami bagaimana proses bekerja, dan apa yang dapat mereka lakukan untuk mendapatkan hasil maksimal dari proses tersebut.

10. Sempurnakan Proses yang Disederhanakan

Bahkan dengan periode penyempurnaan paling ketat sebelum implementasi, tidak ada proses kerja atau alur kerja yang kebal terhadap kekurangan dan gangguan. Setelah Anda melakukan perbaikan dalam proses kerja yang ada, jangan berasumsi bahwa Anda tidak perlu terus-menerus memperbaikinya dari waktu ke waktu. Ada sistem manajemen alur kerja yang dapat membuat check-in reguler ini mulus dan dapat membantu Anda menyesuaikan proses perampingan Anda dengan lingkungan kerja yang berubah yang pasti akan terjadi.

AKHIR KATA

Seperti praktik bisnis lainnya, ukuran dan jenis organisasi Anda akan membantu menentukan kedalaman pekerjaan yang diperlukan untuk merampingkan proses Anda. Menerapkan kerangka kerja ini dapat membantu Anda untuk mengisolasi masalah alur kerja dan bergantung pada prioritas yang ditangani, proses perampingan memiliki potensi untuk meningkatkan hasil bisnis Anda secara signifikan.

Semoga artikel diatas memberika  manfaat bagi pembaca, apabila pembaca membutuhkan training yang terkait dengan leadership, managerial skill dan lainnya, silahkan hubungi kami di SINI.