Sebagian besar dari kita tidak memiliki pelatihan formal dalam keterampilan manajemen rapat, tetapi siapa pun dapat belajar melakukannya dengan.

Baca juga artikel : manfaat manajemen modern dalam mengelola SDM

Apa Yang Membuat Rapat Menjadi Efektif?
Pertemuan yang efektif menyatukan sekelompok orang yang dipilih dengan cermat untuk tujuan tertentu, menyediakan forum untuk diskusi terbuka, dan menyepakati hasil bersama tentang keputusan, rencana, daftar ide hebat untuk dikerjakan, pemahaman bersama tentang pekerjaan ke depan.

1. Rapat yang sukses memiliki tujuan yang jelas.
   Rapat tidak boleh diadakan hanya untuk tujuan berbagi informasi. Jika ingin berbagi informasi, Anda bisa menggunakan email, chat, atau platform berbagai atau komunikasi lainnya. Rapat yang efektif dimaksudkan untuk memberikan kesempatan bagi orang-orang di semua tingkat bisnis untuk mendengar langsung dari eksekutif dan pembuat keputusan lainnya dan juga sesi untuk Tanya Jawab.
   Paling tidak, rapat yang baik akan berpusat pada diskusi produktif yang akan lebih efektif jika dilakukan secara langsung baik dalam ruangan kantor atau virtual semisal via zoom meeting.
2. Buat dan bagikan agenda sebelum rapat dimulai.
   Mungkin terkadang Anda akan merasa jengkel pada aktivitas rapat tanpa adanya informasi agenda, ini pada akhirnya kan berbelit dan susah menentukan batasan pembahasan dalam rapat. Sertakan agenda Anda dalam undangan sehingga orang dapat menentukan apakah mereka benar-benar perlu hadir dan, jika berhalangan hadir bisa segera menyarankan orang lain.
3. Rapat yang efektif memberikan ruang yang aman untuk pemikiran yang berbeda.
   Sedikit perbedaan akan sangat membantu saat Anda mencari ide kreatif, bingung mencari solusi untuk suatu masalah, atau mengeksplorasi pilihan. Anda tidak harus memasukkan latihan curah pendapat tertentu ke dalam agenda, tetapi Anda harus membuat kelompok merasa nyaman untuk mengungkapkan pendapat yang tidak sesuai atau menawarkan ide-ide yang tidak terduga.
   Anda juga dapat membangun kepercayaan dengan mengajukan pertanyaan yang mendorong diskusi lebih dalam, bahkan ketika Anda merasa tahu jawabannya. Pertanyaan seperti “Mengapa menurut kami itu benar?” atau “Bisakah Anda mengembangkannya?” atau “Bagaimana kita bisa mengukurnya?” tunjukkan kerendahan hati dan rasa ingin tahu di pihak Anda, yang menentukan nada untuk anggota kelompok lainnya.
4. Jika rapat tidak efektif, ubahlah!
   Diskusikan pengalaman Anda dengan sesama peserta, dan mintalah umpan balik dengan pertanyaan seperti ini:
   • Apakah pertemuan ini menghasilkan sesuatu yang bernilai bagi bisnis?
   • Apakah kita termasuk orang yang tepat? Jika tidak, siapa yang harus/tidak boleh disertakan di masa mendatang?
   • Apakah tujuan dan agenda rapat sudah jelas?
   • Apakah mudah bagi Anda untuk berkontribusi dalam diskusi?
   • Untuk pertemuan berulang: apakah kita mengadakan pertemuan ini dengan irama yang benar? Jika tidak, bagaimana kita harus menyesuaikan?
5. Meskipun rapat hanya sekali, umpan balik ini akan membantu Anda merencanakan rapat berikutnya dengan lebih baik. Pertahankan dialog terbuka yang berkelanjutan di antara orang-orang yang paling sering Anda temui, dan tekankan kemajuan daripada kesempurnaan. Peningkatan berkelanjutan untuk kemenangan!
   Baca juga artikel : pentingnya rencana tindakan dalam kesuksesan bisnis
6. Semoga artikel di atas bermanfaat bagi pembaca, apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut dan membutuhkan training yang terkait topik diatas ada di tema managerial skill dan supervisory management. Silahkan klik di SINI untuk menghubungi kami. Kami siap mendampingi pertumbuhan keterampilan dan pengetahuan anda.