Dalam dunia pergudangan kita lebih mengenal istilah inbound (memasukkan barang) dan outbound (mengeluarkan barang). Inbound merupakan sebuah proses untuk memasukan barang ke dalam gudang, sebaliknya outbound merupakan proses untuk mengeluarkan barang dari dalam gudang. Kedua aktivitas ini merupakan aktivitas yang sudah pasti dilakukan pada setiap gudang.

Pada dasarnya kedua proses ini tidaklah serumit yang selama ini takutkan banyak penyewa gudang, namun terdapat beberapa checklist yang harus dilakukan agar proses seperti ini tidak sampai menyulitkan si penyewa gudang maupun perusahaan yang telah menyewakannya.

Berikut ini merupakan hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam melakukan proses inbound di dalam gudang:

1. Terlebih dahulu mengenali jenis-jenis barang.

Sangat penting artinya bagi operator gudang untuk mengetahui barang-barang jenis apa saja yang ingin dimasukan ke dalam gudang. Apakah barang tersebut memiliki high value (bernilai tinggi) atau bahkan tidak sama sekali. Penting artinya dalam mengetahui jenis-jenis barangnya untuk mengetahui apakah barang tersebut cocok atau tidak untuk disimpan didalam gudang.

2. Waktu pengiriman barang.

Seorang operator juga harus mengetahui kapan barang-barang tersebut akan dikirimkan dan akan tiba didalam gudang. Mengetahui kapan waktu pengiriman seperti ini sangat penting agar sebelum barang tiba, gudang sudah benar-benar dikondisikan untuk melakukan inbound. Sehingga pada saat barang tersebut sudah datang dengan truk, maka tidak ada kendala yang berarti untuk segera menurunkan dan memasukkan barang (melakukan proses inbound) dengan baik kedalam gudang.

3. Menentukan lokasi penyimpanan barang.

Pergudangan biasanya memiliki dua jenis gudang yang akan disewakan, yaitu dedicated dan sharing. Gudang dedicated ini adalah satu gudang yang hanya khusus untuk menyimpan barang dari klien itu saja. Sementara gudang sharing adalah satu gudang yang bisa menampung barang-barang dari beberapa klien. Maka dari itu, sebelum proses inbound barang terjadi, sangat penting artinya untuk mengetahui jenis gudang seperti apakah yang akan disewa oleh klien, apakah dedicated atau jenis sharing.

4. Tujuan barang tersebut disimpan.

Terdapat berbagai macam jenis cara untuk menyewa gudang. Ada yang karena memang tidak memiliki tempat untuk menyimpan barang, tidak memiliki sistem untuk melacak inventory mereka sampai harus menggunakan gudang sebagai tempat untuk cross docking. Sangat penting untuk mengetahui hal ini agar dapat mempermudah alur dari pergerakan barang. Misalnya saja barang dari gudang akan langsung dikirimkan lagi kepada customer, maka penyusunan barang dalam gudang akan menggunakan metode fi-fo atau first in, first out. Dengan begitu operator gudang tidak akan terlalu kesulitan untuk mengatur bagaimana pergerakan barang, dan dalam proses itu akan terjadi semakin lebih cepat.

5. Proses Inbound (Memasukkan barang).

Selanjutnya, klien harus memberikan informasi yang lengkap tentang keempat hal diatas melalui purchasing order, serta packing list. Setelah packing list diterima oleh admin atau operator gudang, maka selanjutnya packing list tersebut akan diinput ke dalam system yang dimiliki oleh gudang. Namun sebelumnya, packing list tersebut harus diperiksa terlebih dahulu dengan sangat teliti, apakah sudah mencakup dari keempat pertanyaan diatas atau belum.

Selanjutnya, barang-barang tersebut akan dimasukan kedalam gudang oleh para packer dan didata kembali. Hal ini bertujuan untuk mencocokan kembali tentang bagaimana kondisi barang yang berada di dalam packing list dengan yang berada didalam gudang agar tidak sampai terjadi kesalahpahaman.

Kelengkapan dokumen serta ketelitian pada saat mendata barang yang masuk ke dalam gudang merupakan faktor utama dari proses inbound. Selain itu, informasi yang lengkap tentang barang yang akan disimpan juga merupakan hal yang sangat penting. Jangan sampai barang yang tersimpan didalam gudang tidak sesuai dengan bagaimana kondisi gudang yang telah disewa.
Semoga artikel di atas bermanfaat, apabila pembaca membutuhkan pembuatan SOP untuk gudang. Silahkan hubungi 0818521172 atau 081-252-982900. Tim kami siap membantu.