Implementasi sebenarnya dari sistem manajemen mutu memang lebih dari sekedar hanya untuk membuat sistem dokumentasi. Seharusnya organisasi tidak malah semakin bertambah boros, sibuk, dan hanya berfokus terhadap dokumentasi. Meskipun demikian, dokumentasi sangat diperlukan dalam sistem manajemen yang terbaik. Dokumentasi akan sangat membantu dalam hal traceability, bukti, dan komunikasi. Akan menjadi jauh lebih sulit bagi organisasi dalam mendapatkan analisis informasi yang benar-benar valid dan bisa dipertanggungjawabkan tanpa adanya dokumentasi data yang real.

ISO 9001 sebagai standar yang begitu generik, lebih menekankan tentang adanya dokumentasi pada setiap elemen sistem manajemen yang telah dibangun. Salah satu dokumen yang wajib ada adalah berupa Kebijakan Mutu. Kebijakan Mutu yang sesuai dengan ISO 9000:2005, adalah berupa pernyataan secara resmi dari Pimpinan Puncak (Top Management) organisasi tentang maksud dan kemana arah tujuan dari organisasi secara menyeluruh dalam hubungannya dengan mutu.

Lalu sekarang, bagaimana caranya untuk dapat membuat dan mengimplementasikan Kebijakan Mutu? Dalam sub klausul 5.3 QMS ISO 9001:2008 disebutkan bahwa Pimpinan Puncak harus memastikan bahwa Kebijakan Mutu harus sesuai dengan:

1. Sesuai dengan tujuan organisasi.
2. Mencakup komitmen agar bisa memenuhi berbagai persyaratan dan untuk secara terus-menerus (continually) memperbaiki segala efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System).
3. Menyediakan kerangka kerja agar bisa menetapkan dan meninjau tentang Sasaran Mutu.
4. Dikomunikasikan dan dipahami oleh setiap internal organisasi perusahaan.
5. Ditinjau seputar kesesuaiannya secara terus menerus.

Jika ditelaah secara lebih jauh lagi, beberapa poin tersebut di atas akan memberikan gambaran tentang bagaimana Kebijakan Mutu yang telah didasari oleh 8 (delapan) prinsip-prinsip QMS ISO 9001. Klausul tersebut juga lebih banyak memberikan arahan bahwa Kebijakan Mutu harus benar-benar sesuai dengan jati diri organisasi, yang menuntut harus adanya konsistensi dengan kebijakan organisasi yang secara menyeluruh. Meskipun bergerak dalam bidang yang sama, sangat mungkin bahwa Kebijakan Mutu organisasi yang satu akan berbeda dengan yang lainnya, karena adanya perbedaan tujuan, ukuran, struktur, lingkungan eksternal, dan sebagainya.
Dari poin nomor dua di atas juga dapat kita pahami bahwa Kebijakan Mutu tidak hanya diharuskan secara khusus dalam memenuhi persyaratan dan secara terus-menerus untuk memperbaiki SMM 9001, tapi disebutkan juga bahwa “memenuhi persyaratan dan terus-menerus memperbaiki efektivitas SMM”.

Artinya adalah, persyaratan standar ISO 9001 bukan satu-satunya yang harus diberikan komitmen untuk dipenuhi, namun terhadap seluruh persyaratan dan SMM yang telah dibangun oleh organisasi itu sendiri dalam mencapai produk yang benar-benar bermutu baik. Termasuk juga tentang persyaratan-persyaratan yang khusus dari pelanggan, atau berupa persyaratan lainnya yang tidak tercakup dalam klausul-klausul ISO 9001 secara lebih eksplisit.

Sebagai contoh Kebijakan Mutu, berikut ini disajikannya Kebijakan Mutu pada PT Maju Mapan International yang bergerak dalam bidang produksi bermacam-macam keramik. PT Maju Mapan International bertekad ingin sekali menjadi produsen keramik terbesar di kawasan Asia pada tahun 2018 mendatang. Dengan tekad yang begitu kuat tersebut kami, segenap pimpinan direksi dan manajemen serta seluruh karyawan PT Maju Mapan International, berkomitmen untuk:

1. Memenuhi kebutuhan dan persyaratan pelanggan terhadap beraneka macam jenis keramik yang berkualitas baik.
2. Memenuhi berbagai persyaratan dan memperbaiki secara terus-menerus terhadap Sistem Manajemen Mutu yang telah ditetapkan.
3. Lebih meningkatkan hubungan yang bermutu dan saling menguntungkan dengan para pemasok dan mitra kerja.
4. Meningkatkan sikap kerjasama, keterampilan, dan kemampuan sumber daya manusia.
5. Meningkatkan keuntungan dan manfaat terhadap seluruh shareholder, karyawan, masyarakat, dan stakeholder yang ada.

Setelah ditetapkan, maka top management harus memastikan bahwa Kebijakan Mutu tersebut benar-benar dipahami oleh seluruh internal organisasi perusahaan. Top management harus mensosialisasikan Kebijakan Mutu sehingga setiap masing-masing personil dari organisasi akan memahami sampai kepada tingkat yang lebih riil sesuai dengan posisi dan fungsinya masing-masing.

Agar semakin mudah dipahami secara riil, maka sebaiknya organisasi perusahan harus mensosialisasikan Kebijakan Mutu bersama dengan Sasaran Mutu yang telah ditetapkan. Sasaran Mutu akan sangat berguna dalam memperjelas Kebijakan Mutu pada tingkat yang lebih riil, yang bisa diukur dan dimonitor. Oleh karenanya Sasaran Mutu harus benar-benar konsisten dengan kebijakan mutu.

Sebagaimana yang telah dimaksud pada sub klausul 5.3 ISO 9001 poin “e” dari atas, Kebijakan Mutu harus ditinjau kesesuaiannya. Tinjauan akan dilakukan minimal pada saat Rapat Tinjauan Manajemen (management review). Jika terjadi perubahan, misalnya ruang lingkup produk (barang/jasa) perusahaan yang telah dikembangkan, maka Kebijakan Mutu juga akan bisa berubah.

Dari contoh di atas, maka kita umpamakan PT Maju Mapan International ingin memperluas jaringan produknya, berupa jasa pemasangan keramik bagi seluruh konsumen end user. Setelah melakukan tinjauan, maka mungkin Kebijakan Mutu yang dimiliki akan bisa diubah seperti berikut ini:

PT Maju Mapan International telah bertekad untuk menjadi produsen keramik terbesar di kawasan Asia dan sebagai penyedia layanan pemasangan keramik terbesar pada tingkat Nasional pada tahun 2018 mendatang. Dengan tekad yang kuat tersebut, maka kami selaku pimpinan manajemen dan seluruh karyawan PT Pola Sistem Maju Mapan International, telah berkomitmen untuk:

1. Memenuhi berbagai kebutuhan dan persyaratan para pelanggan terhadap aneka macam jenis keramik yang berkualitas baik.
2. Memenuhi berbagai kebutuhan dan persyaratan pelanggan terhadap layanan jasa pemasangan keramik yang berkualitas.
3. Dan seterusnya….

Nah, itulah hal hal yang harus selalu Anda perhatikan dalam membuat dan mengimplementasikan Kebijakan Mutu ISO 9001:2008, semoga bisa bermanfaat dalam menambah wawasan Anda sekalian. Apabila bapak ibu membutuhkan pembimbingan dalam mem;peroleh sertisikasi ISO 9001 : 2015, silahkan hubungi kami di 0818521172 atau 081-252-982900. Tim kami siap membantu!