CARA EFEKTIF MEMILIH SOFTWARE DISTRIBUSI

Seperti yang kita ketahui usaha distribusi tidaklah seperti usaha di principal, selain keuntungan sedikit, resiko kerugian selalu datang bahkan setiap tahun. Kalau diidentifikasi kerugian itu meliputi : piutang bad debt, yaitu piutang yang tidak dibayar oleh pelanggan, ditilep oleh salesman  dengan modes operandi membuka invoice fiktif atau manipulasi lainnya yang menyebabkan piutang penjualan itu tidak bisa dicairkan. Lalu kerugian-kerugian yang muncul biasanya adalah barang hilang di gudang (shrinkage) akibat kelalaian petugas gudang yang meliputi selisih barang. Salah barang bisa dikarenakan salah pencatatan, pemberian barang yang ketukar dengan item barang yang mirip. Salah penempatan barang sehingga ketika stok opname barang-barangnya tidak dalam posisi ditemukan.

Berikut yang lebih parah adalah pembayaran kepada principal dobel yang disebabkan pencatatan yang tidak terintegrasi dengan penerimaan di gudang.  Barang tidak diterima dan diselewengkan pihak expidisi. Kasus barang tidak diterima dan pihak distributor lalu membayar seperti ini sering terjadi. Ini kerugian yang tidak bisa dilacak dan merupakan hal bodoh yang seringkali terjadi. Carut marut di perusahaan distributor ini bukan sekali dua kali tetapi sudah banyak korban hingga perusahaannya bangkrut.

Apa solusi semua itu? Yang bisa dilakukan adalah :

  1. Rapikan manajemen Distributor dengan membuat : struktur organisasi sehingga, job des yang jelas, reward & punishment yang jelas, buat urut-urutan pekerjaan dengan baik (flow chart-nya), kalau bisa susun SOP (standard operating procedure) sehingga semua karyawan bekerja dengan panduan yang cukup baik. Lalu tugaskan orang-orang yang memiliki kompetensi yang sesuai, dengan merapikan seperti ini distributor akan menjadi lebih terarah dan teratur.
  2. Berikut untuk mengurangi pencatatan manual yang menyebabkan banyak kekeliruan, gunakan software distribusi yang cukup baik. Refrensi software distribusi bisa klik di http://www.softwareaccountingsurabaya.com dan berilah hak akses masing-masing karyawan sesuai dengan job des, wewenang dan tanggung jawabnya. Dengan melakukan hal seperti ini niscaya distributor selain rapi, profit akan meningkat terus menerus sebab : rugi laba bisa dilihat secara langsung, inventory bisa dicocokan antara fisik dengan sistem, piutang penjualan dapat dipantau umurnya sehingga jika ada piutang penjualan yang umur piutangnya melebihi standar sudah bisa dipilah dan dilakukan penagihan. Begitu pula dengan hutang kepada principal secara umur bisa dicek dengan baik sebab software akan memberikan remainder pada setiap umur piutang yang kurang seminggu ( bagian ini dapat di-setting sesuai kebutuhan ). Data pelanggan yang tersebar dimana-mana dapat dipantau pembeliannya begitu pula jika ada program promosi , berjalan tidaknya program promosi dapat diketahui.
  3. Nah, poin-poin diatas : ada pembelian, penjualan, inventory, laporan keuangan, program-program berkaitan promosi penjualan, remainder  yang dibutuhkan ( umur piutang, umur hutang, stok minimal di gudang, dan lain-lain) merupakain poin-poin yang minimal ada di software distribusi yang kita butuhkan.

Dengan adanya software distribusi ini tentu saja Distributor semakin bisa memperkecil resikonya. Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca. ( Frans M. Royan,SE,MM)

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

w

Connecting to %s