Mengetahui kehadiran karyawan di tempat kerja yang ditentukan selama jam kerja adalah hal penting sehingga mampu mengendalikan atau mengetahui aktivitas dan kedisiplinan karyawan. Beberapa alasan lain dari mengetahui kehadiran karyawan adalah sebagai berikut.
• Pencurian waktu. Kehadiran karyawan yang tepat memastikan bahwa karyawan Anda tidak terlibat dalam pencurian waktu, yaitu saat perusahaan Anda membayar karyawan untuk jam kerja yang sebenarnya tidak mereka lakukan. Pencurian waktu lebih umum terjadi di antara karyawan per jam, karena mereka bisa memalsukan nomor jam waktu mereka. Yang mengatakan, pencurian waktu tidak pernah terjadi di antara karyawan yang digaji. Karyawan bergaji yang menggunakan internet untuk urusan pribadi selama jam kerja secara teknis mencuri waktu Anda. Namun, jika karyawan Anda menetapkan jam kerja mereka sendiri atau Anda membayar mereka dengan gaji tetap terlepas dari berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk bekerja, pencurian waktu mungkin bukan masalah selama produktivitas konsisten.
• Ketidakhadiran. Melacak kehadiran karyawan dapat mengungkapkan pola perilaku, seperti karyawan tertentu yang tidak muncul untuk shift mereka. Hilangnya giliran kerja yang berulang ini dikenal sebagai ketidakhadiran, dan ini dapat berdampak besar pada keuangan Anda. Karyawan yang sering absen dapat membuat tim Anda semakin kurus, sehingga mengurangi kualitas layanan Anda. Dalam kasus di mana Anda secara tidak sengaja masih membayar karyawan yang tidak hadir, ketidakhadiran dapat menjadi pencurian waktu.
• Pengalaman pelanggan. Posisi per jam umum untuk peran yang dihadapi pelanggan seperti rekan ritel, server restoran, dan agen pusat panggilan. Dalam setiap kasus, kehadiran karyawan yang tepat memberi setiap anggota tim waktu yang cukup untuk berinteraksi dengan pelanggan. Akibatnya, pelanggan tidak akan merasa terburu-buru atau diabaikan dan dengan demikian lebih cenderung membeli dari Anda lagi.
• Proses produksi. Di pabrik manufaktur, karyawan jalur perakitan mungkin merupakan pekerja per jam, dan kehadiran mereka mungkin penting bahkan untuk proses yang sangat otomatis. Misalnya, jika karyawan di lini perakitan kue perusahaan produksi makanan penutup Anda tidak ada untuk menghaluskan lapisan gula, Anda akan memiliki celah besar dalam produksi Anda. Ketidakhadiran ini dapat menyebabkan backlog yang mengganggu seluruh rantai pasokan Anda.

Bagaimana Mengelola Kehadiran Karyawan
Prosedur manajemen kehadiran karyawan yang tepat berguna untuk mengatasi tantangan di atas.
• Membuat kebijakan kehadiran: Kebijakan kehadiran yang menyeluruh dalam buku pegangan karyawan Anda harus memberi tahu karyawan Anda cara meminta waktu liburan atau mengambil cuti sakit. Kebijakan Anda harus menyatakan berapa banyak dari setiap jenis cuti yang diterima karyawan Anda. Ini juga harus menjelaskan konsekuensi dari ketidakhadiran yang berlebihan atau penyimpangan kebijakan lainnya.
• Menentukan mengapa karyawan tidak hadir: Seorang karyawan yang sering mengalami konflik dengan karyawan lain mungkin berhenti muncul di tempat kerja Anda. Selalu tanyakan mengapa seorang karyawan melewatkan pekerjaan sebelum Anda mengambil tindakan, memberi Anda kesempatan untuk mengatasi masalah ini bersama-sama.
• Memberikan penghargaan kehadiran : Imbalan atas kehadiran yang luar biasa dapat mendorong karyawan Anda untuk hadir dan melakukan pekerjaan yang lebih baik. Bonus tunai, program “karyawan terbaik bulan ini”, dan cuti ekstra yang dibayar untuk kehadiran yang baik, semuanya adalah insentif yang bagus. Anda juga dapat melihat saran untuk menerapkan kebijakan kehadiran “tidak ada kesalahan” sebagai insentif, yang berarti karyawan mendapatkan “poin” untuk setiap ketidakhadiran (terlepas dari alasannya) dan disiplin atau dipecat ketika mereka memenuhi ambang batas poin tertentu.
• Supervisor pelatihan yang memadai: Jika perusahaan Anda memiliki beberapa kepala departemen yang masing-masing mengelola karyawannya sendiri, Anda harus melatih supervisor ini tentang cara mengenali dan menangani masalah kehadiran. Dorong supervisor ini untuk melacak dan mendokumentasikan ketidakhadiran, dan mendiskusikan bagaimana mereka harus mendekati karyawan tentang ketidakhadiran yang berulang.
• Memungkinkan fleksibilitas: Meskipun mungkin tidak memungkinkan bagi karyawan per jam yang berhadapan langsung dengan pelanggan, jadwal kerja yang fleksibel dapat meningkatkan kehadiran karyawan. Jika Anda membutuhkan 40 jam kerja jarak jauh mingguan dari karyawan Anda tetapi tidak peduli kapan pekerjaan itu selesai dalam seminggu, sebutkan hal ini dalam kebijakan perusahaan Anda. Karyawan yang mengatur jadwal mereka sendiri, bahkan yang tampak aneh, seringkali lebih produktif. Semoga artikel di atas memberikan manfaat bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan informasi leboh lanjut dan membutuhkan pendampingan, silahkan hubungi kami di sini. Kami siap mendampingi anda.