TIPS MENINGKATKAN STRATEGI MANAJEMEN BIAYA PERUSAHAAN

Jika Anda tidak memiliki seseorang yang didedikasikan untuk memantau biaya tetap dan variabel, maka biasanya cost creep bisa terjadi.
Jenis layanan ini melampaui pembukuan. Faktanya, Anda mungkin sudah memiliki pemegang buku yang memasukkan data untuk Anda. Tetapi mereka mungkin sangat sibuk sehingga mereka gagal untuk memperhatikan ketika biaya per unit Anda naik sedikit, dan sebelum Anda menyadarinya, Anda secara ajaib kehabisan uang tunai. Berikut adalah beberapa strategi untuk manajemen biaya yang lebih efektif.

  1. Tentukan Beban Tetap dan Variabel Anda
    Sebelum Anda memulai, mintalah akuntan atau firma jasa CFO Anda mencetak daftar semua transaksi untuk bulan sebelumnya dan mengelompokkannya berdasarkan vendor untuk kemudahan referensi. Kemudian tulis “tetap” atau “variabel” di samping setiap vendor.
    Sebagai penyegar, biaya variabel adalah biaya yang terkait langsung dengan pendapatan seperti bahan mentah dan tenaga kerja langsung. Di sisi lain, jika Anda mengeluarkan biaya terlepas dari menjual produk atau layanan Anda, maka itu adalah biaya tetap; Contohnya termasuk sewa, asuransi dan penggajian administrasi.
    Memahami struktur biaya Anda dan lebih khusus lagi, perbedaan antara biaya tetap dan variabel, sangat penting karena membantu membuat perencanaan, negosiasi, dan prakiraan sesederhana mungkin.
  2. Masukkan Anggaran Anda ke dalam Software Akuntansi
    Banyak pengusaha sudah memiliki beberapa bentuk anggaran bisnis tetapi mereka tidak meluangkan waktu untuk menggunakan perangkat lunak akuntansi mereka. Manfaat dari langkah tambahan ini adalah saat Anda mengeluarkan biaya sepanjang bulan, perangkat lunak Anda akan mengambil biaya saat ini dan membandingkannya dengan anggaran Anda dalam laporan anggaran aktual. Laporan ini akan mendorong proses yang dikenal sebagai analisis varians yang akan mendorong strategi manajemen pengeluaran Anda.
  3. Buat Strategi Manajemen Biaya
    Dengan hasil laporan anggaran aktual, Anda kemudian dapat mulai menilai item baris mana yang harus ditangani terlebih dahulu untuk menurunkan biaya. Beberapa bisnis lebih memilih untuk fokus pada varians jumlah dolar terbesar sebagai prioritas, karena akun tersebut memiliki dampak terbesar pada kinerja. Yang lain lebih suka menangani biaya aktual yang memiliki persentase varian terbesar dari biaya yang dianggarkan.
    Terlepas dari opsi mana yang Anda pilih, di bawah ini adalah beberapa tip yang dapat ditindaklanjuti untuk mengurangi biaya variabel dan tetap Anda.
  4. Mengurangi Biaya Variabel
    Meskipun biaya variabel terkait dengan perubahan dalam output, ini tidak berarti bahwa seiring pertumbuhan bisnis Anda, biaya variabel Anda harus meningkat secara linier. Dengan kata lain, jika Anda meningkatkan produksi sebesar 10%, itu tidak berarti bahwa biaya variabel Anda juga akan naik persis dengan jumlah tersebut. Faktanya, ada banyak cara untuk mendapatkan lebih banyak margin, tanpa mengorbankan kualitas:
    • Cari diskon volume.Beberapa vendor memperbolehkan Anda untuk membeli barang dalam jumlah yang lebih besar atau beberapa unit, dengan harga diskon. Ini mungkin bermanfaat jika arus kas Anda dapat mengatasinya. Meskipun pemasok Anda tidak secara eksplisit menawarkan ini sebagai pilihan, terkadang tidak ada salahnya untuk bertanya, terutama jika Anda telah menjaga hubungan baik dengan mereka dari waktu ke waktu dan akun Anda selalu dalam keadaan baik.
    • Tinjau kontrak vendor secara teratur.Rencanakan untuk meninjau kontrak vendor Anda setiap tahun atau dua kali setahun dan pastikan untuk mengatur pengingat untuk kontrak yang kedaluwarsa. Anda akan ingin memiliki cukup waktu untuk berkeliling untuk melihat apakah pemasok lain menawarkan persyaratan yang menguntungkan sebelum memperbarui kontrak vendor.
    • Sentralisasi pembelian:Jika memungkinkan, tunjuk satu orang di perusahaan Anda yang bertanggung jawab atas semua pembelian serta negosiasi kontrak untuk kebutuhan bisnis mulai dari layanan internet hingga pemesanan perlengkapan kantor. Dengan memusatkan fungsi ini, anggota tim menjadi terspesialisasi dalam membuat keputusan yang bertanggung jawab secara fiskal, meluangkan waktu untuk melihat-lihat istilah yang paling bervariasi daripada memilih vendor pertama yang mereka temui.
  5. Mengurangi Beban Tetap
    Sangat mudah untuk berpuas diri dengan biaya tetap Anda, karena biaya tersebut sering dipandang statis menurut definisinya. Dan meskipun benar bahwa mungkin sulit untuk mengelola biaya tetap tertentu, selalu ada peluang untuk lebih memperhatikan biaya-biaya ini:
    • Perkecil ukuran jika memungkinkan.Ini mungkin saat yang tepat untuk menyederhanakan dan mengkonsolidasikan operasi Anda. Opsi mencakup subleasing ruang yang tidak terpakai di lokasi Anda saat ini, menegosiasikan kembali persyaratan sewa Anda atau menemukan lokasi baru yang lebih terjangkau.
    • Alihdayakan jika memungkinkan.Selain membayar gaji, saat Anda mempekerjakan karyawan, Anda juga harus mempertimbangkan tunjangan dan pajak pekerjaan. Outsourcing memungkinkan Anda mendapatkan layanan ahli dengan harga yang jauh lebih baik daripada karyawan in-house.
    • Cari vendor baru.Mirip dengan penanganan biaya variabel, penting juga untuk meninjau secara teratur semua kontrak yang terkait dengan biaya tetap. Jika memungkinkan, cobalah untuk menghindari penandatanganan kontrak yang diperpanjang secara otomatis, tetapi jika Anda melakukannya, pastikan untuk menyetel pengingat mendekati tanggal kedaluwarsa.
    • Ubah struktur kompensasi karyawan Anda saat ini.Alih-alih merumahkan karyawan untuk menghemat uang, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk mengubah struktur gaji mereka menjadi struktur yang memiliki komponen variabel, biasanya yang terkait langsung dengan pendapatan. Misalnya, seorang penjual yang termotivasi mungkin bersedia menerima gaji pokok yang lebih rendah jika Anda menawarkan tarif komisi yang lebih tinggi.
    • Menjadi lebih hemat energi.Ada banyak cara kecil untuk menjadi lebih hemat energi yang dapat menghemat uang Anda setiap bulan. Tetapkan praktik hemat energi dengan mematikan lampu dan peralatan saat tidak digunakan, mengganti bohlam lampu yang ada dengan CFL dan memasang termostat yang dapat diprogram untuk mengatur suhu di kantor dengan lebih baik.

Secara umum, untuk menjalankan bisnis, Anda akan dikenai biaya tetap. Namun, semakin Anda dapat memanfaatkan peluang untuk mengubah biaya tetap menjadi biaya variabel, Anda akan semakin siap untuk melewati periode penjualan yang lambat.

  1. Berinvestasi dalam Software Pelacak Biaya
    Salah satu alasan umum terjadinya cost creep adalah pencatatan yang buruk. Namun, kabar baiknya adalah, saat ini, ada begitu banyak alat dan perangkat lunak yang tersedia untuk mengotomatiskan proses ini dan memungkinkan Anda untuk mengelola pengeluaran bisnis Anda dengan lebih baik. Dan, secara umum, mereka tidak akan merusak bank.
    Sebagai contoh,Bebankanadalah salah satu alat favorit kami untuk direkomendasikan. Platform yang ramah pengguna ini benar-benar memungkinkan Anda untuk melihat secara real-time pengeluaran apa yang diperoleh karyawan Anda, dan memungkinkan Anda untuk menyetujui hal-hal ini secara otomatis sehingga semua orang dapat terus bekerja – tidak ada hang-up menunggu persetujuan. Dan, yang terbaik dari semuanya, buku Anda mudah disimpan saat Anda dapat merekam semuanya segera setelah itu terjadi – tidak perlu diingat.
    Dengan membuang proses pencatatan kotak sepatu lama Anda dan beralih ke Expensify, Anda dapat menikmati beberapa manfaat:
    • Tambahkan biaya tunai, transaksi kartu impor otomatis, ganti rugi karyawan, dan tangkap jarak tempuh.
    • Unggahan dan penyimpanan tanda terima tanpa batas.
    • Memproses laporan, mengelola & merekonsiliasi semua transaksi kartu.
    • Kelola pengaturan kepatuhan dengan aturan perusahaan, alur kerja persetujuan otomatis dan berbasis aturan.
    • Aplikasi seluler gratis.
    • Integrasikan dengan solusi akuntansi, penggajian, CRM atau ERP apa pun.
    Semoga artikel di atas bermanfaat bagi pembaca, apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai artikel di atas atau pendampingan terkait mengubah manajemen konvensional ke manajemen modern, atau meminimalkan biaya dengan mapping lewat budgeting, silahkan kontak kami di https://wa.me/6281252982900. Kami siap membantu anda.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s