Proses barang masuk dalam gudang merupakan salah satu proses yang sangat penting. Karena pada saat itulah barang-barang dari klien akan disimpan dalam gudang yang nantinya juga akan menjadi tanggungjawab dari gudang itu sendiri. Tujuan dari disusunnya SOP gudang sebagai salah satu bentuk pengendalian terhadap pengelolaan gudang sangatlah penting untuk memastikan bahwa barang yang telah diterima dan yang akan disimpan dalam gudang dapat sesuai dengan Purchase Order. Purchase order merupakan bukti utama yang dibuat pada saat seseorang ingin memesan sesuatu kepada supplier. Barang yang akan dibawa dan akan disimpan dalam gudang harus sesuai dengan yang sudah tertulis dalam PO tersebut, baik itu adalah dari sisi jumlah (Qty), jenis barang, nama barang dan lain sebagainya.

Proses barang masuk dalam digudang akan dimulai dari datangnya informasi dari klien tentang kriteria barang, jenis barang beserta dengan jumlahnya yang ingin dimasukan ke dalam gudang. Informasi seperti ini seharusnya diberikan setidaknya minimal sebelum barang tiba di gudang.

diantara beberapa perusahaan, memang ada juga yang akan memberikan syarat waktu setelah menerima informasi tersebut, maka gudang akan segera dipersiapkan untuk menerima barang yang akan segera datang tersebut. Bukan hanya berupa berkas dokumen yang dibutuhkan, namun juga berbagai peralatan lain yang akan mendukung proses barang masuk. Setelah prosedur tersebut telah selesai, yang juga harus dipersiapkan oleh gudang adalah tenaga manusia yang dibutuhkan untuk proses masuk barang (loading) sekaligus muat barang (unloading). Termasuk dengan segala peralatan pendukung yang memang sangat dibutuhkan dalam kedua proses tersebut.

Pada saat proses penerimaan barang, tim dari gudang terlebih dahulu harus memastikan tentang kesesuaian antara PO (Purchase Order) dengan fisik barang yang akan dimasukan ke dalam gudang. Apabila informasi yang akan diterima sebelumnya sudah sangat mendetail, maka akan menjadi jauh lebih mudah dalam melakukan pengecekan. Namun sebaliknya, apabila informasi yang telah diberikan masih kurang detail, maka barang yang masuk tersebut harus dicatat satu per satu terlebih dahulu dengan sangat detail, seperti halnya: nama barang, jumlah, jenis, serta volume dan berat dari barang tersebut.

Namun pencatatan tersebut akan tergantung juga dari pengelola gudangnya sendiri. Karena pada beberapa pengelola gudang juga banyak yang menggunakan sistem kode pada setiap barang yang akan masuk kedalam gudang. Satu hal lagi yang harus diperhatikan adalah berupa tanda bukti pada saat barang tersebut sedang dipindahkan dari kendaraan sampai masuk ke dalam gudang. Dan cara yang paling mudah adalah dengan memfoto atau bisa juga merekam kejadian dai proses tersebut.

Setelah melihat secara fisik barang yang sesuai dengan PO, maka selanjutnya akan segera diterbitkan bukti tanda terima barang. Bukti inilah yang nantinya akan dijadikan sebagai dasar utama dari pihak supplier untuk memberikan tagihan terhadap si pemesan. Untuk mencegah agar tidak sampai terjadi kesalahan, maka perlu dilakukan adanya double check (memeriksa ulang) terhadap tanda bukti dengan fisik barang. Setelah hal itu selesai dilakukan, baru akhirnya barang dapat benar-benar dimasukan kedalam gudang.

Setelah memastikan bahwa fisik barang dengan apa yang tertulis dalam PO sudah sesuai, maka proses selanjutnya adalah aktivitas operasional bongkar barang, cek expired dan juga menentukan kesesuaian pesanan. Proses bongkar muat barang seperti ini sangat penting untuk dilakukan dengan sangat hati-hati, karena juga beresiko untuk terjadinya kerusakan dan kehilangan pada saat proses bongkar barang.

Karena itulah, memilih gudang yang memiliki tenaga manusia yang bukan hanya harus professional, namun juga harus memiliki moral yang baik. Kepercayaan diantara kedua belah pihak (antara penyedia gudang dan penyewa) adalah hal yang harus lebih diutamakan, khususnya pada saat proses bongkar muat barang ke dalam gudang seperti ini.
Semoga artikel diatas bermanfaat. Apabila ada membutuhkan penyusunan SOP logistic dan software untuk inventory serta training system logistic, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak ke 081-8521172 atau 081-252982900. Kami siap membantu!