Struktur Organisasi dalam internal perusahaan merupakan suatu susunan dan hubungan diantara setiap bagian serta masing-masing posisi yang ada pada organisasi perusahaan agar dapat menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan perusahaan. Namun pada kenyataan masih banyak sekali ditemukan fungsi dari struktur organisasi yang justru menjadikan suatu hal yang seharusnya bersifat birokratis malah menghambat operasional yang pada akhirnya semakin menghambat tujuan perusahaan.

Sebagai contoh pada system manajemen internal dari organisasi yang bergerak dalam bidang distributor, dalam pengambilan keputusannya masih sering mengalami kendala karena setiap bagian tidak memiliki tujuan dan pemahaman yang jelas akan tujuan utama dari perusahaan. Sehingga setiap elemen-elemen dalam internal struktur organisasi berjalan kearah yang tidak sesuai dengan tujuan dari organisasi.

Gambar strukur organisasi distributor secara umum_1:

Berikut ini adalah contoh keterangan dari beberapa elemen yang membentk struktur organisasi yang biasanya banyak digunakan oleh bidang usaha distributor.

Beberapa element penting yang akan membentuk sebuah sistem dari struktur organisasi distribut adalah:

1. Terdapat spesialisasi kegiatan kerja.
2. Adanya standarisasi dalam kegiatan kerja.
3. Adanya koordinasi antar beberapa elemen dan komunikasi kegiatan kerja.

Ketiga element diatas merupakan elemen utama yang akan membentuk struktur dan level-level masing-masing tingkatan atau strata dalam internal organisasi. Ketiga element inilah yang pada akhirnya akan membentuk perbedaan dalam hal kegiatan kerja, standar kerja dan koordinasi serta komunikasi diantara masing-masing elemen. Namun dalam hal koordinasi dan komunikasi struktur diatas juga akan tetap menjadi hambatan, hal ini dikarenakan adanya strata atau tingkatan yang terkadang akan menjadikan komunikasi dan koordinasi semakin lebih terhambat. Akibat semakin terhambatnya komunikasi juga akan semakin menghambat sampainya informasi yang membutuhkan keputusan dari strata yang tertinggi.

Untuk organisasi yang dinamis seperti organisasi internal bidang distribusi, Informasi dan pengambilan keputusan yang cepat seharusnya menjadi dasar utama dari keberhasilan,karena dinamika pasar yang setiap saat selalu bergerak dengan cepat, apabila tidak di imbangi dengan pengambilan keputusan yang lebih cepat maka akan berakibat semakin lambatnya usaha perusaan untuk mencapai tujuannya.

Pemahaman Dasar Tentang Alur Operasional Bidang Usaha Distributor

Alur dari operasional distributor adalah berupa proses bisnis yang akan mengerakkan aliran barang agar bisa sampai ke tangan konsumen atau konsumer.

Gambar pemahaman alur operational distributor_2:

Alur operasional menunjukkan terjadinya pergerakan barang yang harus di drive oleh salesman. Namun kelemahan pada alur operasional pada bidang usaha distributor yang biasanya banyak terjadi adalah tingkat koordinasi dan komunikasi antar para spesialis jabatan terkadang tidak bisa berjalan dengan baik. Selain itu alur operasional masih kurang terintegrasi antara satu bagian dengan bagian yang lainnya.

Pada alur operasional distributor konventional biasanya para salesman yang harus mengorder barang, selanjutnya orderan akan divalidasi oleh Sales Coordinator sebelum akan di input oleh bagian admin dan di serahkan kepada bagian gudang untuk proses delivery, dan selanjutnya pada saat barang akan tiba di tujuan, bagian merchandiser akan memajang dan menata barang. Pada alur yang seperti ini hanya akan menyebabkan terjadinya komunikasi satu arah saja diantara sesama element, sehingga akan semakin menghambat sampainya informasi dalam pengambilan keputusan pada level element – element yang sudah terlibat dalam alur operasional distributor.

Menciptakan Struktur dan Alur Operasional Distributor yang Lebih Effisien

Dalam menciptakan struktur dan alur operasional, menyambungkan benang merah diantara keduanya untuk efisiensi kunci utamanya adalah terletak pada komunikasi dan koordinasi antar sesama element didalamnya. Untuk mengkombinasikan kedua hal tersebut dapat di ilustrasikan seperti gambar berikut:

Gambar alur strukut distributor efisien_3:

Dari gambar diatas ditunjukkan telah memotong strata atau tingkatan sehingga terlihat semua bagian saling bersentuhan satu sama lainnya dengan harapan agar antara masing-masing element dapat tercipta komunikasi dan koordinasi secara langsung dan semakin terarah. Setiap element akan bergerak dengan tujuan yang sama. Alur operasional akan di buat secara melingkar agar tercipta komunikasi dan koordinasi yang selalu dan terus menerus, sehingga perbaikan standar operasional akan dapat dilakukan secara berkelanjutan.

Penggerakan dari setiap element didasarkan atas tujuan perusahaan yang terletak di tengah-tengah alur dan struktur ini dengan tujuan agar setiap element dapat bergerak bersama-sama, saling support demi kepentingan dan tujuan organisasi. Contohnya realnya adalah tujuan organisasi adalah Winning Distributor, maka setiap element dalam struktur harus dapat bergerak bersama-sama untuk menjadi pemenang.

Tujuan akhir dari pengkombinasian seperti ini adalah untuk kecepatan dalam hal pengambilan keputusan agar dapat menyeimbangi dinamika persaingan antara sesama distributor.

Semoga artikel ini membantu pembaca. Apabila pembaca membutuhkan pendampingan set up Distributor atau mencari Partner kerja sama kedistributoran, silahkan kontak 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!