Meskipun perusahaan sejenis, SOP tetap tidak bisa digunakan di perusahaan lainnya. Hal ini tentu saja terkait adanya perbedaan visi dan misi perusahaan, adanya kebijakan dan strategi perusahaan yang berbeda. Adanya kebiasaan atau pola bekerja dan etos kerja yang berbeda. Oleh sebab itu jangan paksakan menggunakan SOP orang lain hanya untuk memenuhi agar perusahaan memiliki SOP. SOP yang baik bukan dibeli ketengan dengan harga puluhan ribu rupiah yang seperti dijual di situs internet. Hati-hati dengan hal itu? Kenapa SOP mereka isinya hanya hal-hal yang pokok saja dan normative. Sementara SOP yang benar memuat berbagai proses bisnis yang detail yang ada di perusahaan. Oleh sebab itu SOP yang baik biasanya dibuat berdasarkan : proses bisnis yang ada dalam perusahaan sebenarnya. SOP dibuat bukan hanya konsultan saja yang buat tetapi SOP dibuat secara bersama-sama dengan para pelaku dalam perusahaan. Jadi SOP yang baik bukan semata-mata jiplakan. Oleh sebab itu SOP selalu akan berbeda dengan perusahaan sejenispun.

Pengalaman penulis selama menjadi konsultan, SOP untuk Distributor satu dengan distributor lainnya selalu berbeda, meskipun bidang pekerjaan atau jenis perusahaan adalah Distributor. Jadi bisa dibayangkan apabila perusahaan membeli SOP dari internet tukang SOP ketengan, tentu SOP akan tidak sesuai dan tidak memiliki kualitas yang baik.

Lalu bagaimana untuk mendapatkan SOP dan membuat SOP? Untuk mendapatkan SOP tentu saja wajib dibangun sendiri dengan susah paya. Segenap karyawan wajib terlibat dalam pembuatan SOP ini. Jadi tidak ada istilahnya SOP yang dijahitkan, atau dibuatkan. Kalau dibuatkan, tentunya sang pembuat bukan pembuat sembarangan. Langkah-langkah membuat yang sebenarnya adalah :

Interview para pekerja di perusahaan dan meminta mereka menuliskan apa yang mereka kerjakan.

Minta mereka susun sedemikian rupa agar SOP bisa dipakai di perusahaan. Tugas konsultan adalah melakukan editing dan serta advise mengenai bagian-bagian yang seharusnya. Jadi pihak konsultan akan mereview mengenai kebenaran SOP yang dibuat.

SOP sebelum diterapkan akan diuji terlebih dahulu. Umumnya pekerja tidak akan keberatan dengan mengikuti SOP yang sedang diterapkan. Apabila karyawan merasa keberatan berarti ada hal yang kurang dari SOP itu sendiri. Khususnya apabila SOP dibuat tidak mengikuti proses bisnis.

Di perusahaan pasti ada yang memiliki SOP, dan konsultan akan mengetahui siapa pemilik SOP itu? SOP dimiliki pimpinan yang mengetahui detail proses dalam pekerjaannya. Oleh sebab itu apabila SOP tidak ada sang pemilik, maka SOP sulit diterapkan karena sang pemilik tidak ada, atau kosong.

Jadi susun SOP sendiri bersama dengan sang pemilik SOP. Sang pemilik SOP bisa kepala logistic, kepala bagian penjualan, kepala bagian pembelian, kepala produksi, kepala delivery service dan transportasi, serta lainnya. Merekalah sang pemilik SOP sebab merekalah yang mengetahui proses bisnis dan diluar kepala.

Semoga artikel ini menjadi inspirasi dan bermanfaat bagi pembaca. Apabila pembaca masih membutuhkan informasi silahkan hubungi groedu@gmail.com atau hubungi 0818521172 atau 081252982900. Kami siap membantu dalam membimbing pembuatan SOP. ( Frans M. Royan)