CARA EFEKTIF MENYUSUN SOP KEUANGAN

SOP keuangan memang tidak gampang  cara menyusunnya. Ada rumus yang harus diperhatikan dalam menyusun SOP keuangan. Serta yang penting diperhatikan adalah jangan memaksakan satu orang memegang dokumen, misalnya dokumen hutang dagang, dokumen piutang dagang, membuat invoice dan menerima uang. Jika hal ini jadi satu pasti perusahaan akan kedodoran.  Fungsi jabatan seperti ini tidak ada saling kontrol. Oleh sebab itu dalam menyusun SOP keuangan dan pencatatan sebaiknya mengikuti langkah-langkah di bawah ini :

  • Susun terlebih dahulu struktur organisasi keuangan sesuai dengan kaidah yang dibenarkan. Intinya jika ada yang pegang dokumen, maka ia hanya pegang dokumen, serta kalau ia melakukan pencatatan maka ia hanya melakukan pencatatan. Sementara jika memegang keuangan, maka ia hanya memegang uang saja.
  • Setelah struktur organisasi terbentuk, maka susun job descriptionnya secara sepesifik dan hindari tumpang tindih. Apabila ingin memfungsikan dua jabatan untuk satu karyawan maka susun sedemikian rupa dengan aman. Misalnya penginput invoice hanya boleh menginput invoice kredit. Sedang yang tunai adalah kasir karena uang langsung diterima oleh kasir. Sementara itu pelunasan piutang penjualan boleh sang penginput invoice. Sementara itu pemegang dokumen (invoicenya) adalah karyawan lain yang khusus memegang dokumen, istilah umum adalah AR/AP keeper. Jangan lupa kelompokan fungsi jabatan yang masuk ke keuangan adalah : kasir, AR/AP keeper, akunting, bagian pembelian (hanya melakukan purchase dan tidak membayar serta pegang dokumen) bagian pembelian ini kadang dimasukan ke departemen logistik, jika perusahaan sangat dominan dimana persediaan sangat penting sebagai bagian dari bisnis. Misalnya perusahaan distributor yang mana persediaan barang sangat penting dan sebagai jantungnya penghasil revenue stream.
  • Setelah Job description keuangan tersusun, maka buatlah SOP sesuai dengan alur proses bisnis, misalnya jika melakukan penjualan dibuat dulu sales order, cetak surat jalan dan  cetak invoice. Ini juga lihat kasus per kasus sebab ada perusahaan baru mengeluarkan invoice jika barang sudah diterima pelanggan, khususnya untuk penjualan kredit. Kemudian apabila ada pembayaran, ada collector yang menagih dan setor ke kasir. Kasir tidak melunaskan ke sistem tetapi bagian inkaso yang melunaskan ke sistem.
  • SOP keuangan sebaiknya dibuat detail, dan jika sudah ada software accounting, maka sebaiknya setelah SOP dibuat maka dibuatlah intruksi kerja berdasarkan fitur-fitur di software.

Silahkan mencoba langkah-langkah tersebut diatas dalam membuat SOP keuangan. Apabila dengan langkah-langkah diatas masih memerlukan bimbingan, sebaiknya hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. ( Frans M. Royan)

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s