CARA EFEKTIF MERANCANG SOP PERUSAHAAN

Sekarang ini agar perusahaan menjadi efektif kinerjanya, maka dibutuhkan perangkat kerja yang membuat kinerja perusahaan menjadi efektif. Salah satu persyarat ISO 9001 : 2008 dalam pasal yang berkaitan dengan dokumen, ada 4 level dokumen yang harus disusun oleh pihak manajemen perusahaan yakni Pedoman mutu/manual mutu, SOP (Standard Operating Procedure), intruksi kerja, dan level paling bawah adalah form/formulir yang digunakan dalam proses pekerjaan.

Setelah mengetahui bawah SOP adalah level nomer dua pada hirarki dokumen, maka sangatlah penting perusahaan menyusun SOP-nya demi kelancaran bisnis, peningkatakan kinerja bahkan menjadi organisasi bisnis yang memiliki manajemen autopilot. Sedangkan cara-cara yang paling efektif dalam menyusun SOP adalah dengan langkah-langkah sebagai berikut :

  1. Mapping-lah proses bisnis perusahaan ada, mulai dari penjualan, pembelian, produksi, logistik, pencatatan keuangan dan laporan keuangan, serta lainnya agar diketahui flow proses bisnisnya. Misalnya flow penerimaan order penjualan pintu masuk dari mana, form yang dipakai apa, siapa yang menginput data dan siapa yang akan eksekusi order penjualan tersebut. Urut-urutan ini dinamakan flow atau aliran suatu pekerjaan.
  2. Berikutnya susun struktur organisasi dengan cara yang sistematis, dengan mengelompokan pekerjaan-pekerjaan dalam kolom yang sesuai, misalnya pekerjaan akunting tidak boleh dicampur aduk dengan pekerjaan pembelian, penjualan, marekting dan lain-lain. Dengan memisahkan fungsi yang seharusnya, masing-masing dapat saling mengontrol karena saling terkait.
  3. Buat job des cription sesuai dengan pekerjaan-pekerjaan yang terkelompok dengan baik, sebab di lapangan masih ditemui banyak kasus job des karyawan campur aduk.  Hal ini sebaiknya dihindari sebab nanti apabila perusahaan menggunakan software seperti software accounting, software manufacturing atau software Distribusi, setiap job des akan memiliki hak akses masing-masing.
  4. Sususn SOP sesuai dengan struktur organisasi dan tarik intruksi kerjanya berkaitan dengan job descriptionnya. Dengan demikian SOP yang dibuat tidak mengambang, tetapi sesuai dengan proses kerja di perusahaan.
  5. Agar SOP dapat berjalan dengan baik, sebaiknya kaitkan SOP dengan KPI (Key Performance indicator). KPI dibuat berbasis balance score card, diturunkan dari visi dan misi perusahan serta grand strategy perusahaan.

SOP secara spesifik bisa memberikan panduan pada karyawan baru, menghindari pekerjaan one man show sehingga apabila personal dimaksud diatas berhalangan maka siapapun bisa mengantikan pekerjaannya. Semoga artikel ini bermanfaat. Apabila dengan petunjuk ini masih belum bisa diaplikasikan silahkan menghubungi konsultan pembuat SOP yang ahli di bidang ini.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s