Dalam dunia industri yang bergerak cepat, efektivitas dan efisiensi kerja menjadi penentu keberhasilan sebuah organisasi. Salah satu cara mengukurnya adalah melalui Key Performance Indicators (KPI), yang bukan hanya sekadar angka, melainkan cerminan dari performa nyata karyawan dan tim dalam menjalankan tugas mereka. Salah satu KPI penting di departemen Human Resource (HR) adalah timeliness—seberapa tepat waktu tugas-tugas diselesaikan. PT. X, sebuah perusahaan manufaktur internasional, memberikan pelajaran berharga dalam upaya meningkatkan pencapaian KPI ini.

Latar Belakang Permasalahan

Beberapa tahun yang lalu, PT. X melakukan perubahan sistem kerja di Departemen Human Resource. Salah satu dampak dari perubahan tersebut adalah penambahan dua indikator KPI baru, dan salah satunya adalah timeliness—tingkat ketepatan waktu dalam menyelesaikan tugas oleh tim spesialis HR. Target yang ditetapkan perusahaan adalah 97%, sebuah standar tinggi yang menunjukkan pentingnya efisiensi dalam lingkungan kerja mereka.

Namun kenyataannya, pencapaian rata-rata tim spesialis terhadap indikator ini hanya berada di angka 62,6%. Gap sebesar lebih dari 30% menunjukkan adanya masalah struktural atau sistemik dalam proses kerja. Ketika masalah ini tidak segera diatasi, bukan hanya kinerja HR yang terpengaruh, tetapi juga performa organisasi secara keseluruhan.

Identifikasi Akar Masalah

Studi ini menunjukkan bahwa ada dua faktor utama yang berkontribusi terhadap rendahnya pencapaian KPI timeliness:

1. Tidak adanya sistem pengingat kerja yang memadai, yang menyebabkan beberapa tugas terlambat diselesaikan atau bahkan terlewat.
   
2. Sistem kerja yang tidak terstruktur, di mana setiap spesialis HR menangani berbagai jenis proses tanpa pembagian tugas yang jelas, sehingga fokus dan efisiensi kerja menjadi terganggu.
   
3. Dengan memahami permasalahan secara spesifik, tim HR dapat merancang intervensi yang lebih terarah dan berdampak signifikan.

Solusi Strategis yang Diterapkan

Dua solusi utama diterapkan untuk mengatasi masalah tersebut:

1. Penerapan Reminder Tool (Alat Pengingat Tugas)
   
   Sebuah alat pengingat sederhana tetapi efektif dikembangkan dan diterapkan. Fungsinya adalah sebagai sistem alarm yang membantu para spesialis untuk mengelola waktu dan mengingatkan tugas-tugas harian maupun deadline penting. Ini bisa berupa aplikasi digital, sistem notifikasi, atau bahkan spreadsheet otomatis yang dikustomisasi.
   
2. Perubahan Sistem Kerja Tim Spesialis
   
   Peran dan tanggung jawab spesialis diatur ulang. Alih-alih membagi tugas secara umum, mereka difokuskan berdasarkan jenis proses tertentu. Artinya, setiap spesialis hanya menangani tipe tugas spesifik, misalnya satu spesialis hanya mengurus proses rekrutmen, satu lagi hanya fokus pada administrasi karyawan, dan seterusnya. Hal ini meningkatkan fokus, mempercepat proses kerja, dan meminimalkan multitasking yang tidak efisien.

Hasil Implementasi

Setelah kedua strategi ini diterapkan selama tiga bulan, hasilnya sangat menggembirakan. Capaian KPI timeliness meningkat secara signifikan dari 62,6% menjadi 93%. Meski belum mencapai target 97%, peningkatan sebesar 30% lebih merupakan pencapaian luar biasa dalam waktu yang relatif singkat. Ini membuktikan bahwa dengan pendekatan yang tepat sasaran, perbaikan sistem kerja dapat memberikan dampak nyata terhadap kinerja tim.

Pelajaran Penting untuk Praktisi HR

Apa yang dilakukan PT. X bukan hanya relevan untuk satu perusahaan saja, tetapi menjadi pelajaran penting bagi semua organisasi yang ingin meningkatkan performa SDM mereka. Berikut beberapa poin penting yang dapat ditarik:

• KPI yang tidak tercapai bukan selalu karena individu tidak kompeten, tetapi bisa jadi sistem yang tidak mendukung.
• Sistem pengingat kerja sangat krusial, apalagi dalam lingkungan kerja yang kompleks dan multitugas.
• Spesialisasi tugas meningkatkan efisiensi. Pembagian kerja yang jelas memungkinkan setiap anggota tim bekerja dengan fokus dan mendalam.
• Perubahan kecil bisa menghasilkan dampak besar. Dalam kasus ini, dua intervensi sederhana mampu mendorong perbaikan performa secara drastis.

Baca artikel : 7 KPI Pemasaran Penting yang Perlu Anda Ketahui & Cara Mengukurnya

Rekomendasi untuk Organisasi Lain

Jika organisasi Anda mengalami permasalahan serupa dalam mencapai target KPI, terutama dalam aspek ketepatan waktu, ada beberapa langkah yang bisa Anda adopsi:

1. Lakukan audit internal terhadap proses kerja yang ada.
2. Gunakan tools sederhana yang bisa membantu manajemen waktu—tidak selalu harus mahal atau kompleks.
3. Evaluasi ulang pembagian tugas dan peran dalam tim.
4. Libatkan karyawan dalam proses perubahan agar mereka merasa memiliki sistem baru.

Dengan pendekatan yang sistematis dan empati terhadap beban kerja karyawan, organisasi bisa meningkatkan produktivitas dan efisiensi tanpa harus menambah tekanan berlebihan.

Jika perusahaan Anda ingin menyusun sistem KPI yang lebih efektif atau butuh panduan dalam mengoptimalkan kerja tim SDM, hubungi kami melalui WhatsApp di 0818521172. Kami siap membantu Anda merancang sistem kerja yang lebih produktif dan hasil yang terukur.