Menjalankan sebuah usaha apalagi jika berhubungan dengan jenis usaha ritel merupakan sebuah kegiatan usaha yang sangat melelahkan. Hal yang paling melelahkan dalam menjalankan jenis usaha ritel seperti ini adalah tentang proses pengelolaan stok persediaan barang-barang penjualan. Ya tentu saja untuk mengelola persediaan barang merupakan salah satu bagian dari rangkaian kegiatan yang harus, bahkan sangat wajib untuk dilakukan oleh para pengusaha ritel, khususnya untuk jenis ritel-ritel modern, baik yang masih berskala kecil maupun yang sudah berskala besar.

Mungkin saja selama ini masih banyak yang berpikiran bahwa untuk proses pengelolaan stok barang-barang penjualan adalah sesuatu yang terlalu mudah untuk dilakukan. Namun jika menghadapi kenyataan yang demikian, maka hal seperti itu memang tidak semudah dan sesederhana seperti apa yang dibayangkan oleh para pengusaha ritel, apalagi jika usaha ritel Anda sudah mulai berkembang pesat dan sudah memiliki beberapa cabang diberbagai tempat.

Untuk proses mengelola stok barang-barang penjualan memang tidak hanya sekedar kapan saatnya untuk menerima barang, menyimpan lalu menjual barang. Terdapat beberapa tantangan yang bisa dihadapi oleh kebanyakan para pengusaha-pengusaha ritel ketika proses pengelolaan stok barang-barang penjualan.

1. Mengelola untuk gudang penyimpanan barang.

Gudang penyimpanan merupakan sarana yang paling vital bagi para pengusaha ritel. Dalam proses untuk mengelola stok barang-barang apalagi yang untuk penjualan, gudang penyimpanan juga harus memiliki beberapa kriteria khusus dan gudang penyimpanan bukan hanya sekedar tempat untuk meletakan barang-barang dagangan saja. Terdapat banyak sekali hal yang harus bisa Anda perhatikan ketika akan mengelola gudang untuk penyimpanan, seperti:

• Suhu ruangan.
• Temperature ruangan.
• Kelembaban ruangan.
• Kebersihan.
• Keamanan gudang.

Beberapa hal tersebut adalah yang harus selalu Anda perhatikan kondisinya di dalam gudang penyimpanan Anda. Karena beberapa hal tersebut akan menjadi sangat berpengaruh kepada bagaimana kondisi barang-barang yang akan Anda simpan di gudang tersebut.

2. Membuat SOP untuk proses kegiatan penyimpanan barang-barang persediaan.

Standard Operational Procedure (SOP) adalah berupa stanar panduan baku tentang pengelolaan stok barang. SOP sangat diperlukan agar pross pengelolaan stok barang dari awal pembelian, penyimpanan, pendistribusian sampai dengan penjualan dapat dimonitor seluruh kegiatannya. SOP yang sudah disusun secara lebih terperinci dan mendetail akan semakin mempermudah operasional kerja dari semua pihak yang sudah terlibat dalam usaha ritel yang sedang Anda jalankan tersebut.

3. Menempelkan kode pada setiap barang-barang sebelum akan disimpan digudang.

Setelah membangun sistem SOP untuk gudang, maka selanjutnya adalah memberikan kode pada setiap barang-barang penjualan. Memberikan kode pada setiap barang akan sangat membantu Anda dalam proses penyusunan barang-barang dagangan Anda. Tidak hanya itu, dengan memberikan kode-kode barang akan sangat membantu Anda ketika proses menjualnya. Pemberian kode barang akan semakin mempermudah para pelanggan untuk menemukan dan membeli barang-barang yang mereka inginkan. Andapun akan dengan sangat mudahnya untuk menemukan barang-barang yang mereka inginkan dengan cara mengetikan setiap kode barang ingin dicari. Pemberian kode barang juga akan semakin mempermudah saat proses transaksi pembelian dan penjualan barang penjualan Anda.

4. Mengelola stok lama dan juga stok baru.

Mengelola jenis usaha ritel, itu berarti akan selalu ada “lalu lintas” barang dagangan dari gudang Anda. Setidaknya Anda harus mengelola stok barang-barang lama dan juga barang-barang baru dalam gudang Anda. Jangan malah mencampur adukkan stok-stok barang lama dengan stok barang yang baru, meskipun barang tersebut adalah berupa barang yang sama. Pilihlah metode penentuan HPP yang lebih tepat dalam pengelolaan “lalu lintas” barang dagangan Anda apakah ingin menggunakan metode persediaan Average, First In First Out (FIFO) atau Last In First Out (LIFO).

5. Usahakan untuk lebih rajin dalam melakukan proses stok opname.

Proses stok opname merupakan proses untuk pencatatan persediaan barang secara rutin yang harus dilakukan setiap kali ada barang-barang yang masuk, barang yang berpindah dan barang yang telah keluar. Proses stok opname harus dilakukan secara berkala disesuaikan dengan kebutuhan. Proses stok opname bertujuan untuk memastikan bahwa jumlah persediaan barang yang ada di gudang dengan yang ada dalam pencatatan manual adalah sama.

6. Proses pengecekan barang-barang yang rusak dan cacat.

Selain diharuskan untuk melakukan stok opname, Anda juga harus melakukan pengecekan tentang bagaimana kondisi barang secara berkala. Proses pengecekan seperti ini dimaksudkan agar dapat mengetahui dan memisahkan bagaimana kondisi barang yang rusak dan cacat dengan barang-barang yang sudah siap untuk diperjualbelikan. Barang-barang yang rusak dan cacat harus dikarantina untuk diteliti ulang tentang kerusakan dan kecacatannya.

7. Barang-barang yang masih di karantinakan.

Proses karantina barang adalah berupa pemisahan barang-barang yang telah rusak atau cacat. Barang yang rusak dan cacat harus diteliti apa penyebabnya. Jika kerusakan terjadi karena kesalahan dari supplier atau proses pengiriman dari supplier yang kurang hati-hati, maka barang tersebut harus segera dikembalikan lagi agar diganti atau klaim retur pembeliannya. Namun jika barang tersebut rusak dan cacat karena kesalahan dari penyimpanan atau human error, maka harus ada evaluasi ulang terhadap SOP penyimpanan barang di gudang dan barang-barang yang cacat tersebut harus dibuang atau dimusnahkan.

8. Proses pengiriman atau proses pendistribusian barang.

Bagi para pengusaha ritel yang memiliki banyak cabang di beberapa tempat, proses pendistribusian barang-barang penjualan merupakan suatu rantai bisnis yang terpenting. Proses pendistribusian ini harus dilakukan agar terjadi penyesuaian jumlah barang pada setiap cabang. Dan sama halnya dengan tahapan-tahapan dalam penyimpanannya, banyak sekali hal yang harus diperhatikan pada tahapan pendistribusiannya. Hal seperti ini harus dilakukan agar barang-barang yang dikirimkan akan selalu dalam kondisi yang baik dan benar-benar layak untuk dijual.

Demikianlah beberapa tantangan yang harus dihadapi oleh para pengusaha ritel dalam mengelola stok untuk bisnis yang memiliki banyak cabang. Pengelolaan stok tersebut sepertinya memang terlihat cukup menyulitkan. Namun jika Anda menggunakan program untuk proses pengelolaan stok yang dapat semakin memudahkan Anda untuk mengelola stok barang-barang persediaan, maka hal itu akan benar-benar sangat membantu Anda.

Biasanya untuk program stok sendiri sudah banyak dilengkapi dengan fasilitas pencatatan data inventory dengan informasi saldo, pajak, satuan pengukuran, termin pembayaran, metode HPP, form pembelian dan penjualan, form pencatatan jurnal penyesuaian, form perakitan dan penguraian, dan yang tidak kalah pentingnya juga adalah berupa form untuk pross stok opname, buku besar barang, dan laporan-laporan pendukung lainnya. Semoga bisa bermanfaat, apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai artikel ini, dan membutuhkan desain system manajemen cabang yang terpantau dengan baik melalui system informasi modern. Silahkan hubungi 081-8521172 atau 081-252-982900, kami siap membantu!