Penyimpanan item dalam gudang tentunya akan sangat menghemat biaya dan memperlancar jalannya bisnis. Sehingga pengiriman barang tidak langsung terjadi dari pabrik, namun bisa dari gudang yang berada sangat dekat dengan lokasi pembeli. Gudang sendiri terdiri dari dua jenis, yaitu:

1. Penyimpanan Kering (Dry Storage).
2. Penyimpanan Dingin (Cold Storage).

Barang yang tersimpan dalam cold storage disebut dengan cold chain. Cold chain merupakan barang yang membutuhkan adanya penanganan secara khusus dalam proses logistiknya, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, penyiapan sampai kepada pengiriman kembali.

Cold chain ini juga merupakan benda-benda yang harus disimpan pada suhu tertentu agar bisa tetap terjaga kesegaran serta bentuknya. Contoh dari benda yang termasuk cold chain adalah obat-obatan, peralatan medis, sampai dengan makanan beku seperti ikan, daging, hingga sayuran yang harus tetap tersimpan pada suhu tertentu agar bisa tetap segar.

Cold Chain Management (Pengelolaan Rantai Pendingin)

Terdapat delapan aktivitas utama dalam penanganan barang-barang yang termasuk cold chain (rantai dingin), diantaranya adalah:

1. Validasi (Validation).

Ini merupakan proses penentuan ice pack yang akan digunakan dalam sebuah pengiriman. Proses validasi ini juga sangat dipengaruhi oleh jenis cold box dan ice pack yang akan digunakannya. Biasanya yang dibutuhkan adalah jumlah ice pack untuk pengiriman barang pada suhu dingin selama 2,4 atau 24 jam.

2. Pemetaan Suhu (Temperature Mapping).

Proses ini dilakukan untuk mengetahui dimana titik terpanas dan titik terdinginnya. Hal itu dikarenakan setiap titik akan dimanfaatkan secara berbeda-beda, titik terpanas atau titik terdingin tersebut akan digunakan untuk meletakan sensor data logger sehingga akan dapat diperoleh batas atas dan batas bawah yang terbaik.

3. Kalibrasi Termometer (Thermometer Calibration).

Kalibrasi yang akan dilakukan selama setahun sekali ini akan digunakan untuk memastikan bahwa pengukuran suhu dengan menggunakan peralatan yang telah ada sama dengan standar pengukuran suhu yang telah ditentukan. Kalibrasi thermometer seperti ini dapat dilakukan oleh badan yang berwenang (kalibrasi external) atau oleh perusahaan (kalibrasi internal).

4. Barang yang Diterima (Goods receiving).

Proses penerimaan barang cold chain berbeda dari proses-proses pengiriman barang yang biasanya. Karena penerimaan barang tidak boleh dilakukan dari daerah loading bay. Proses penerimaan barangnya pun harus dilakukan pada ruangan yang dingin yang terjaga suhunya. Selain suhu ruangan, waktu penerimaan juga harus diperhatikan karena akan berhubungan langsung dengan suhu udaranya.

5. Ruang Penyimpanan (Storage).

Storage atau ruang penyimpanannya biasanya memiliki suhu yang dingin, umumnya adalah 2-8 derajat celcius. Pengaturan suhu ruangan ini sebenarnya tergantung pada kebutuhan dari barang yang akan disimpan. Tidak jarang juga ada barang yang harus disimpan pada suhu dibawah 0 derajat celcius.

6. Memilih dan Pak (Pick and Pack).

Proses pengemasan barang (pack) merupakan bagian yang tersulit dari aktivitas penanganan barang cold chain. Hal itu dikarenakan terjadinya penurunan suhu yang cukup ekstrim dari ice pack yang dapat mencapai suhu dibawah 0 derajat. Pada saat sedang terjadi penurunan suhu yang lumayan ekstrim, maka akan semakin meningkatkan resiko terjadinya kerusakan barang yang akan dikirimkan. Maka dari itu, perlu dilakukan penyesuaian, khususnya pada saat penyiapan ice pack dengan suhu ruangan dingin selama 5 sampai 10 menit sebelum barang cold chain akan dimasukan kedalam kemasan untuk segera dikirimkan.

7. Pengiriman (Delivery).

Waktu pengiriman masih menjadi sesuatu yang juga harus diperhatikan, hal itu bertujuan agar suhu yang telah disiapkan harus tetap berada pada batas yang diijinkan. Pengiriman barang seperti ini juga merupakan proses yang penting karena pada proses ini benda akan diperiksa apakah suhu kemasan masih berada dalam batas yang diijinkan atau tidak. Proses serah terima ini harus dilakukan oleh pihak konsumen dan tidak boleh dititipkan oleh orang lain.

8. Pengatur Suhu (Temperature Control).

Aktivitas pencatatan suhu ruangan menjadi salah satu aktivitas yang juga wajib untuk dilakukan. Hal ini dilakukan, untuk memastikan bahwa selama proses penyimpanan dan pengiriman, barang cold chain selalu ada dalam posisi yang aman. Pencatatan ini juga dilakukan dengan data logger yang dapat mencatat berbagai pergerakan suhu dan diback up dengan melakukan pencatatan manual selama 2 sampai 3 kali perhari pada jam-jam tertentu saja.

Fungsi dari gudang dapat disesuaikan dengan barang apa yang akan disimpan didalamnya. Namun, khusus untuk barang-barang yang termasuk cold chain membutuhkan adanya penanganan yang lebih khusus lagi.

Dalam pendistribusian produk keberadaan cold storage untuk produk terkait fozen seperti Belfood, Fiesta, Bernardi dan lain-lainnya membutuhkan cold store dalam distribusi produknya. Oleh sebab itu cold store merupakan bagian dari supplay chain management yang mesti diperhatikan.
Semoga pengetahuan ini membantu bapak/ibu yang saat ini sedang mendistribusikan produk yang membutuhkan cold storage. Apabila membutuhkan informasi lainnya, misalnya set up distributor secara nasional, pembuatan manajemen Distributor, penyusunan SOP distributor, implementasi software accounting distributor dan software distribusi distributor, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Tim kami siap membantu! (Frans M. Royan, SE,MM)