CARA EFEKTIF MENGELOLA BIAYA OPERASIONAL LEWAT KAS KECIL

Apa itu Petty Cash ? (Kas Kecil)

Pengertian Kas Kecil- Seorang office boy yang sedang kerja di sebuah perusahaan lumayan besar, disuruh beli minuman, camilan, dan beberapa alat tulis oleh pimpinannya karena secara mendadak ada relasi bisnis yang lumayan penting datang ke kantor. Office boy meluncur untuk beli barang-barang yang dipesan, tapi sebelum pergi dia minta uang ke Kasir terlebih dahulu.

Dalam pikiran Office boy yang baru saja bekerja itu, kok gampang sekali meminta uang di kantornya? untuk keperluan beli camilan? Apakah ini memang di alokasikan atau campur2 uang pimpinannya, begitu terbersit dipikiran office boy tersebut? Kalau mau memahami sebetulnya aktivitas beli-beli seperti ini sudah ada alokasi dana di petty cash.

Pengertian Kas Kecil atau Definisi Petty Cash

Pengertian Kas kecil atau petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitas bisnis/perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin namun jumlah nominalnya relatife kecil, serta tidak material.

Petty Cash mempunyai beberapa karakteristik yaitu :

  • Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah nominal tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing – masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda sesuai dengan kebijakan dan skala operasional perusahaan.
  • Digunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadi setiap hari, rumit juga kan kalau misalnya ada keperluan seperti keperluan ATK yang jumlahnya tidak seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya jika harus mengambil uang harus melewati beberapa langkah prosedur.

Tujuan Kas Kecil

Ada beberapa tujuan dibentuknya Kas Kecil, berikut diantaranya:

  1. Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor
  2. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
  3. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
  4. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

Pembayaran Kas Kecil

Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk suatu hal seperti berikut:

  1. Pengeluaran kas kecil biasanya telah ditentukan batas maksimalnya setiap terjadi pengeluaran
  2. Pengeluaran tidak diperbolehkan untuk pemberian pinjaman (utang) kepada staf
  3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditanda-tangani oleh bagian pemengang petty cash
  4. Apabila ada bukti pembayaran, semisal kuitansi, faktur atau bukti pendukung yang lain harus dilampirkan juga pada bukti pengeluaran kas.

Pengisian Kas Kecil

Jadi apabila jumlah nominal uang yang terdapat dalam akun kas kecil telah menipis, maka dana kas kecil harus diisi lagi dengan cara sebagai berikut:

  1. Pemegang petty cash mengajukan permintaan kepada bendahara kas
  2. Pemegang petty cash menyiapkan daftar pengeluaran yang telah dilampiri bukti transaksi atas pengeluaran kas kecil.
  3. Jika telah sesuai dengan ketentuan, bendahara kas memberikan tanda persetujuan kepada formulir permintaan tersebut dan memberi dana sebesar jumlah nominal kas kecil yang sudah dikeluarkan.

Metode Pencatatan Petty Cash | Kas Kecil

Didalam akuntansi, ada dua metode yang umumnya digunakan dalam pencatatan kas kecil

Sistem Dana Tetap | Imprest Fund System

Metode Sistem Dana Tetap ini merupakan metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya. Dan pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, apabila dana petty cash hampir habis, baru dilakukan pencatatan pembukuan berdasarkan pada bukti transaksi pengeluaran yang telah dikumpulkan, kemudian pemegang kas kecil melakukan pengajuan pembentukan kembali dana kas kecil kepada Pemegang kas sebesar nominal yang telah dikeluarkan menurut pembukuan dan bukti transaksi pengeluaran, sehingga jumlah nominal dana kas kecil tetap seperti jumlah kas kecil semula.

Langkah-langkah operasional metode impress sbb:

  1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam dalam waktu tertentu.
  2. Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran .
  3. Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

Sistem Dana Berubah | Fluctuation Fund System

Sistem dana berubah atau sering disebut juga sistem fluktuasi. Nah, sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan  akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp 5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali.

Ketika waktu pengisian,  jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil.

Namun pada metode sistem dana berubah (dana mengambnag), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.

Baiklah, apa sudah ada pandangan mengenai kas kecil? semoga artikel ini membantu anda

 

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s