Perencanaan kelola stok adalah salah satu aspek penting dalam bisnis distributor. Perencanaan kelola stok yang efektif akan membantu Anda mengoptimalkan penggunaan sumber daya, meningkatkan pelayanan pelanggan, dan meningkatkan profitabilitas bisnis Anda. Namun, perencanaan kelola stok juga bukan hal yang mudah. Anda harus mempertimbangkan berbagai faktor, seperti permintaan, persediaan, biaya, dan risiko, dalam membuat keputusan stok yang tepat. Lalu, bagaimana cara membuat perencanaan kelola stok bisnis distributor yang efektif? Berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda ikuti.

1. Membuat Data Akurat

Data akurat adalah dasar dari perencanaan stok yang efektif. Anda harus mencatat jumlah, jenis, dan kondisi stok yang ada di gudang Anda secara real time. Anda juga harus memperbarui data stok setiap kali ada penerimaan, pengeluaran, atau perpindahan barang. Data akurat akan membantu Anda menghindari kesalahan dalam perhitungan stok, seperti kelebihan atau kekurangan stok.

Untuk membuat data akurat, Anda bisa menggunakan aplikasi pengelolaan stok barang yang bisa mencatat dan memperbarui data stok secara otomatis. Aplikasi pengelolaan stok barang juga bisa mengintegrasikan data stok dengan data akuntansi, penjualan, dan pembelian, sehingga Anda bisa mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang kondisi bisnis Anda. Ada banyak aplikasi pengelolaan stok barang yang bisa Anda pilih, seperti Kledo, Ginee, Harmony Accounting, atau Bee.id.

2. Membuat Forecast Persediaan

Forecast persediaan adalah perkiraan kebutuhan stok di masa depan berdasarkan data penjualan historis, tren pasar, dan permintaan pelanggan. Forecast persediaan akan membantu Anda menentukan jumlah stok yang optimal untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa menyebabkan overstock atau understock. Overstock adalah kondisi dimana Anda memiliki stok yang berlebihan, yang bisa menimbulkan biaya penyimpanan yang tinggi, risiko kerusakan, atau kehilangan nilai. Understock adalah kondisi dimana Anda kehabisan stok, yang bisa menimbulkan kehilangan pelanggan, penurunan omset, atau kerugian reputasi.

Untuk membuat forecast persediaan, Anda bisa menggunakan metode statistik, seperti moving average, exponential smoothing, atau trend analysis, untuk membuat forecast persediaan. Moving average adalah metode yang menggunakan rata-rata penjualan dalam periode tertentu untuk mengestimasi penjualan di periode berikutnya. Exponential smoothing adalah metode yang menggunakan bobot yang berbeda untuk data penjualan terbaru dan data penjualan sebelumnya untuk mengestimasi penjualan di periode berikutnya. Trend analysis adalah metode yang menggunakan pola peningkatan atau penurunan penjualan dalam periode tertentu untuk mengestimasi penjualan di periode berikutnya.

Anda juga bisa menggunakan aplikasi pengelolaan stok barang yang bisa membuat forecast persediaan dengan menggunakan algoritma yang canggih. Aplikasi pengelolaan stok barang bisa menganalisis data penjualan, tren pasar, dan permintaan pelanggan dengan lebih akurat dan cepat, sehingga Anda bisa mendapatkan forecast persediaan yang lebih tepat dan andal.

3. Menentukan Tingkat Inventori

Tingkat inventori adalah jumlah stok yang harus Anda miliki di gudang Anda untuk memastikan kelancaran operasional bisnis Anda. Ada beberapa komponen yang harus Anda pertimbangkan dalam menentukan tingkat inventori, antara lain:

• Reorder point. Reorder point adalah titik dimana Anda harus melakukan pemesanan ulang stok kepada supplier. Reorder point bergantung pada lead time, yaitu waktu yang dibutuhkan untuk menerima stok baru setelah melakukan pemesanan. Reorder point bisa dihitung dengan rumus: reorder point = (rata-rata permintaan per hari x lead time) + safety stock.
• Safety stock. Safety stock adalah jumlah stok tambahan yang Anda simpan di gudang Anda untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan atau keterlambatan pengiriman dari supplier. Safety stock bisa dihitung dengan rumus: safety stock = (z-score x standar deviasi permintaan) x akar kuadrat lead time. Z-score adalah nilai yang menunjukkan tingkat kepercayaan Anda terhadap forecast persediaan. Semakin tinggi z-score, semakin besar safety stock yang Anda butuhkan.
• Economic order quantity. Economic order quantity adalah jumlah stok yang optimal untuk Anda pesan setiap kali melakukan pemesanan ulang. Economic order quantity bisa dihitung dengan rumus: economic order quantity = akar kuadrat (2 x biaya pemesanan x permintaan tahunan / biaya penyimpanan per unit). Biaya pemesanan adalah biaya yang Anda keluarkan untuk melakukan satu kali pemesanan, seperti biaya administrasi, biaya pengiriman, atau biaya diskon. Biaya penyimpanan adalah biaya yang Anda keluarkan untuk menyimpan satu unit stok di gudang Anda, seperti biaya sewa, biaya listrik, biaya asuransi, atau biaya kerusakan.

Anda juga bisa menggunakan aplikasi pengelolaan stok barang yang bisa menentukan tingkat inventori dan melakukan re-order secara tepat waktu. Aplikasi pengelolaan stok barang bisa menghitung reorder point, safety stock, dan economic order quantity dengan lebih mudah dan cepat, sehingga Anda bisa menghemat waktu dan biaya dalam mengelola stok Anda.

4. Melakukan Pengecekan

Pengecekan adalah proses memverifikasi jumlah dan kondisi stok yang ada di gudang Anda dengan data yang tercatat. Pengecekan bisa dilakukan secara rutin, misalnya setiap minggu, setiap bulan, atau setiap kuartal, tergantung pada frekuensi perputaran stok Anda. Pengecekan juga bisa dilakukan secara acak, misalnya saat ada indikasi adanya kesalahan, kecurangan, atau kehilangan stok. Pengecekan akan membantu Anda menemukan dan memperbaiki penyimpangan yang terjadi antara stok fisik dan stok data.

Untuk melakukan pengecekan, Anda bisa menggunakan barcode atau QR code yang terpasang pada setiap unit stok. Barcode atau QR code bisa membantu Anda mengidentifikasi stok dengan lebih cepat dan akurat. Anda juga bisa menggunakan aplikasi pengelolaan stok barang yang bisa melakukan pengecekan dengan menggunakan barcode atau QR code. Aplikasi pengelolaan stok barang bisa membaca barcode atau QR code dengan menggunakan kamera smartphone atau scanner, sehingga Anda bisa mendapatkan informasi stok secara real time.

5. Memisahkan Stok Barang Lama dan Baru

Memisahkan stok barang lama dan baru adalah cara untuk mengatur stok Anda berdasarkan tanggal kedatangan atau tanggal kadaluarsa. Anda bisa menggunakan metode FIFO (first in first out) atau FEFO (first expired first out) untuk memisahkan stok barang lama dan baru. Metode FIFO berarti Anda harus mengeluarkan stok yang masuk lebih dulu terlebih dahulu. Metode FEFO berarti Anda harus mengeluarkan stok yang kadaluarsa lebih dulu terlebih dahulu. Memisahkan stok barang lama dan baru akan membantu Anda mengurangi risiko kerusakan, pemborosan, atau kehilangan nilai stok Anda.

Untuk memisahkan stok barang lama dan baru, Anda bisa menggunakan sistem batch number atau lot number yang menunjukkan tanggal kedatangan atau tanggal kadaluarsa stok. Batch number atau lot number bisa membantu Anda melacak stok dengan lebih mudah dan akurat. Anda juga bisa menggunakan aplikasi pengelolaan stok barang yang bisa memisahkan stok barang lama dan baru dengan menggunakan sistem batch number atau lot number. Aplikasi pengelolaan stok barang bisa menampilkan batch number atau lot number pada setiap unit stok, sehingga Anda bisa mengetahui stok yang harus Anda keluarkan terlebih dahulu.

6. Membuat Skema Tata Letak Gudang

Skema tata letak gudang adalah rencana yang menunjukkan lokasi dan ketersediaan stok di gudang Anda. Anda harus membuat skema tata letak gudang yang memanfaatkan ruang secara efisien, memudahkan akses dan pergerakan barang, dan mengurangi risiko kecelakaan atau kesalahan. Anda juga harus mempertimbangkan opsi penyimpanan gudang dan peralatan area kerja yang Anda butuhkan, seperti rak, palet, forklift, atau barcode scanner. Anda bisa menggunakan strategi arus lalu lintas gudang yang efisien, seperti straight line, U-shape, atau S-shape, untuk membuat skema tata letak gudang Anda.

Untuk membuat skema tata letak gudang, Anda bisa menggunakan fitur visualisasi yang ada pada aplikasi pengelolaan stok barang. Fitur visualisasi bisa membantu Anda mendesain skema tata letak gudang dengan lebih mudah dan cepat, sehingga Anda bisa melihat gambaran yang lebih jelas tentang ruang dan stok Anda. Anda juga bisa mengubah atau menyesuaikan skema tata letak gudang sesuai dengan kebutuhan Anda dengan menggunakan fitur drag and drop, zoom in, zoom out, atau rotate.

Demikian adalah beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk membuat perencanaan kelola stok bisnis distributor yang efektif. Dengan melakukan perencanaan kelola stok yang baik, Anda bisa meningkatkan kinerja dan produktivitas bisnis Anda, serta memberikan kepuasan kepada pelanggan Anda. Semoga artikel ini bermanfaat dan terima kasih telah membaca.