Arus kas adalah salah satu faktor kunci yang menentukan keberhasilan bisnis. Arus kas adalah jumlah uang yang masuk dan keluar dari bisnis dalam periode tertentu. Arus kas yang positif berarti bisnis memiliki cukup uang untuk memenuhi kebutuhan operasional dan investasi. Arus kas yang negatif berarti bisnis mengalami kesulitan keuangan dan membutuhkan sumber pendanaan eksternal.

Salah satu komponen yang mempengaruhi arus kas adalah piutang. Piutang adalah uang yang harus dibayar oleh pelanggan kepada bisnis atas barang atau jasa yang telah disediakan. Piutang merupakan aset bagi bisnis, tetapi juga merupakan kewajiban jika tidak dikelola dengan baik. Piutang yang tidak tertagih atau terlambat dibayar dapat mengurangi arus kas dan mengganggu kinerja bisnis.

Ikuti pelatihan : “Dasar-dasar mengelola piutang penjualan” dengan klik di SINI.

Oleh karena itu, manajemen piutang yang efektif sangat penting dalam meningkatkan arus kas bisnis. Manajemen piutang yang efektif adalah proses yang melibatkan beberapa langkah, antara lain:

Pengendalian Piutang secara Ketat

Langkah pertama dalam manajemen piutang adalah mengendalikan piutang secara ketat. Ini berarti melakukan pengawasan terhadap penerimaan pembayaran, pemantauan kredit pelanggan, dan penanganan piutang yang tidak tertagih. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa piutang dapat ditagih sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan dan mengurangi risiko gagal bayar.

Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengendalikan piutang secara ketat adalah:

• Membuat laporan piutang secara berkala dan mengevaluasi kinerja piutang.
• Menetapkan batas kredit untuk setiap pelanggan dan melakukan penilaian kredit secara rutin.
• Mengirimkan tagihan dan pengingat pembayaran secara tepat dan profesional.
• Menawarkan insentif atau diskon untuk pembayaran lebih awal atau tunai.
• Menyediakan berbagai pilihan metode pembayaran yang mudah dan aman.
• Menindaklanjuti piutang yang lewat jatuh tempo dan melakukan negosiasi atau mediasi jika perlu.
• Menyerahkan piutang yang tidak tertagih kepada pihak ketiga yang berwenang, seperti biro penagihan atau pengacara.

Membuat Surat Perjanjian Utang Piutang

Langkah kedua dalam manajemen piutang adalah membuat surat perjanjian utang piutang. Ini adalah dokumen hukum yang berisi informasi tentang jumlah piutang, jangka waktu pembayaran, bunga, denda, jaminan, dan hak dan kewajiban masing-masing pihak. Surat perjanjian utang piutang akan memberikan kejelasan dan kepastian bagi bisnis dan pelanggan, serta menjadi dasar untuk menyelesaikan sengketa atau klaim jika terjadi.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat perjanjian utang piutang adalah:

• Menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, dan mudah dipahami.
• Menyebutkan nama, alamat, dan kontak bisnis dan pelanggan.
• Menyebutkan detail barang atau jasa yang disediakan, termasuk spesifikasi, kuantitas, harga, dan tanggal pengiriman atau pengerjaan.
• Menyebutkan jumlah piutang, jangka waktu pembayaran, bunga, denda, jaminan, dan kondisi pembatalan atau perubahan.
• Menyebutkan prosedur dan mekanisme penyelesaian sengketa atau klaim.
• Menyertakan tanda tangan dan stempel dari kedua belah pihak, serta saksi atau notaris jika diperlukan.

Pembukuan secara Rutin

Langkah ketiga dalam manajemen piutang adalah pembukuan secara rutin. Ini berarti mencatat setiap transaksi piutang dan pembayaran yang diterima, serta melakukan rekonsiliasi dan verifikasi secara berkala. Tujuannya adalah untuk memantau arus piutang dan menghindari kesalahan, kecurangan, atau kehilangan data.

Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk pembukuan secara rutin adalah:

• Menggunakan sistem pembukuan yang sesuai dengan standar akuntansi dan peraturan perpajakan.
• Membuat kode atau nomor akun untuk setiap piutang dan pelanggan.
• Mencatat tanggal, jumlah, dan sumber piutang dan pembayaran.
• Membuat jurnal, buku besar, dan laporan keuangan yang mencerminkan posisi piutang.
• Melakukan rekonsiliasi antara catatan internal dan eksternal, seperti bank, pelanggan, atau pihak ketiga.
• Melakukan audit internal dan eksternal secara berkala untuk memeriksa keakuratan dan kelengkapan data.

Menetapkan Kebijakan Pembayaran

Langkah keempat dalam manajemen piutang adalah menetapkan kebijakan pembayaran. Ini berarti menentukan syarat dan kondisi pembayaran untuk pelanggan, seperti jumlah uang muka, jangka waktu kredit, bunga, denda, jaminan, dan sanksi. Kebijakan pembayaran harus disesuaikan dengan karakteristik bisnis, pelanggan, dan pasar, serta dikomunikasikan dengan jelas dan konsisten.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menetapkan kebijakan pembayaran adalah:

• Melakukan riset pasar dan analisis kompetitor untuk mengetahui praktik pembayaran yang umum dan kompetitif.
• Melakukan segmentasi pelanggan berdasarkan tingkat risiko, loyalitas, dan profitabilitas.
• Menawarkan syarat dan kondisi pembayaran yang fleksibel dan menarik bagi pelanggan, tetapi juga menguntungkan bagi bisnis.
• Menyesuaikan kebijakan pembayaran dengan kondisi ekonomi, politik, sosial, dan hukum yang berlaku.
• Mengevaluasi dan merevisi kebijakan pembayaran secara berkala untuk mengikuti perkembangan bisnis, pelanggan, dan pasar.

Ikuti pelatihan “Trik Menembus target” dengan kilk Di SINI

Pemantauan Piutang

Langkah kelima dalam manajemen piutang adalah pemantauan piutang. Ini berarti melakukan pemantauan berkala terhadap piutang untuk mengidentifikasi potensi masalah sejak dini, seperti keterlambatan pembayaran, penurunan kualitas kredit, atau peningkatan piutang tidak tertagih. Tujuannya adalah untuk mengambil tindakan preventif atau korektif yang sesuai untuk mengoptimalkan piutang.

Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk pemantauan piutang adalah:

• Menggunakan indikator kinerja piutang, seperti rasio piutang terhadap penjualan, rasio piutang terhadap aset, rasio piutang terhadap modal kerja, rasio piutang terhadap arus kas, rasio piutang usia, dan rasio piutang tidak tertagih.
• Menggunakan alat analisis piutang, seperti analisis umur piutang, analisis kredit skor, analisis kredit limit, analisis kredit rating, dan analisis kredit risk.
• Menggunakan alat peringatan piutang, seperti laporan piutang, grafik piutang, dashboard piutang, dan notifikasi piutang.
• Menggunakan alat evaluasi piutang, seperti analisis sensitivitas, analisis skenario, analisis break-even, dan analisis nilai sekarang.

Dengan manajemen piutang yang efektif, perusahaan dapat mempercepat penerimaan pembayaran dari pelanggan, sehingga memungkinkan untuk membayar hutang atau biaya operasional yang lain secara tepat waktu. Selain itu, manajemen piutang juga dapat membantu mengurangi risiko kredit macet.

Manajemen piutang adalah salah satu aspek penting dalam pengelolaan keuangan bisnis. Dengan menerapkan langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas, perusahaan dapat meningkatkan arus kas dan kesehatan finansial bisnis. Manajemen piutang yang efektif juga dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi bisnis di pasar yang kompetitif.