Gaji dan tunjangan karyawan adalah hal penting yang perlu dikelola dengan baik. Kesalahan perhitungan gaji bisa berdampak pada karyawan dan perusahaan. Artikel ini memberikan 10 tips untuk memudahkan pengelolaan gaji karyawan di Indonesia, sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

1. Hitung Gaji dan Tentukan Jadwal Penggajian

Gaji karyawan bisa dihitung berdasarkan jam kerja (per jam) atau gaji bulanan. Perhitungan gaji per jam biasanya dilakukan untuk pekerja tidak tetap, sedangkan gaji bulanan untuk pekerja tetap. Pastikan Anda memahami perbedaan pekerja tetap dan tidak tetap sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan Indonesia.

Baca juga : Paket tunjangan menarik untuk karyawan bisnis kecil di indonesia

2. Klasifikasi Karyawan dengan Benar

Klasifikasi pekerja sebagai karyawan tetap atau pekerja lepas (kontrak) akan mempengaruhi pajak yang perlu dipotong dan tunjangan yang harus diberikan. Kesalahan klasifikasi bisa merugikan perusahaan berupa denda dan sanksi lainnya.

3. Buat Kebijakan Penggajian

Buatlah kebijakan tertulis yang mengatur proses pengelolaan gaji karyawan di perusahaan Anda. Kebijakan ini harus mencakup:

• Cara dan waktu pembayaran gaji
• Klasifikasi pekerja
• Cara menangani kesalahan perhitungan gaji
• Cara menghitung pajak gaji, tunjangan karyawan, dan lembur
• Waktu dan cara pemberian bonus dan kenaikan gaji
• Informasi kontak pembukuan, akuntan, atau penyedia layanan penggajian
• Rincian lain tentang pengelolaan gaji di perusahaan Anda

Kebijakan ini akan menjadi panduan saat Anda mengelola gaji dan memudahkan orang lain untuk memahaminya, misalnya jika Anda sedang sakit, tidak punya waktu lagi, atau keluar dari perusahaan.

4. Anggaran Gaji

Ada biaya yang dikeluarkan untuk mengelola gaji, seperti biaya perangkat lunak penggajian, gaji petugas penggajian, atau biaya jasa pihak ketiga. Selain biaya tersebut, Anda juga perlu menganggarkan dana untuk gaji karyawan itu sendiri dan pajak yang perlu dibayarkan.

• Ikuti pelatihan : Supervisi efektif pada tim penjualan bagi manajer penjualan

5. Simpan Arsip dan Lacak Arus Kas

Simpan dokumen penting seperti kenaikan gaji dan kartu jam kerja minimal selama dua tahun. Beberapa dokumen, seperti catatan ketenagakerjaan untuk pekerja tetap, harus disimpan selama tiga tahun. Sementara itu, Direktorat Jenderal Pajak mengharuskan perusahaan untuk menyimpan catatan pajak gaji selama empat tahun. Sebaiknya simpan semua dokumen gaji, ketenagakerjaan, dan pajak minimal selama empat tahun, atau idealnya enam tahun untuk berjaga-jaga.

6. Kenali Peraturan ketenagakerjaan

Mematuhi peraturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia sangat penting untuk menghindari denda pajak atau tuntutan gaji dan tunjangan yang tidak dibayarkan. Peraturan ini meliputi:

• Undang-Undang Ketenagakerjaan: mengatur tentang upah minimum, lembur, klasifikasi pekerja, pencatatan, dan pembatasan kerja anak.
• Peraturan Pemerintah terkait ketenagakerjaan: seperti peraturan mengenai jamsostek (BPJS Ketenagakerjaan) dan Jaminan Kesehatan Nasional (JKN).
• Peraturan daerah: ketentuan khusus yang ditetapkan oleh pemerintah daerah setempat.

7. Proses Penerimaan Karyawan Baru

Saat menerima karyawan baru, Anda perlu memasukkan data mereka ke sistem penggajian agar mereka bisa menerima gaji dan tunjangan. Proses ini akan berjalan lancar jika perusahaan memiliki prosedur penerimaan karyawan yang jelas. Dokumen penting yang perlu diisi oleh karyawan baru terkait penggajian misalnya:

• Formulir Data Diri dan Status Kewarganegaraan (Model DP4)
• Kartu Tanda Penduduk (KTP)
• Surat Pemberitahuan (SPT) Pajak Penghasilan (PPh) terakhir
• Formulir pemilihan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan

8. Gunakan Perangkat Lunak Penggajian

Pengelolaan gaji bisa menjadi rumit dan rentan kesalahan. Perangkat lunak penggajian dapat membantu Anda menghemat waktu dan tenaga, serta mengurangi risiko kesalahan perhitungan. Perangkat lunak ini bisa membantu menghitung pajak secara otomatis, menerbitkan slip gaji dan pembayaran langsung, serta melacak jam kerja dan kehadiran karyawan.

Baca juga : mengelola siklus hidup karyawan: tips praktis untuk mengubah strategi hr anda

9. Lakukan Audit Penggajian Secara Berkala

Kesalahan penggajian bisa berdampak pada moral karyawan dan kepercayaan mereka pada perusahaan. Untuk menghindari hal tersebut, lakukan audit penggajian secara berkala. Audit ini meliputi:

• Membandingkan catatan penggajian dengan laporan keuangan lainnya.
• Memeriksa kembali informasi karyawan yang dimasukkan ke dalam sistem.

Jika ditemukan kesalahan penggajian, segera komunikasikan hal tersebut kepada karyawan dan lakukan perbaikan.

Penutup

Mengelola gaji karyawan secara efektif dan akurat sangatlah penting bagi kelancaran operasional perusahaan. Dengan mengikuti 10 tips di atas, Anda dapat menyederhanakan proses penggajian, meningkatkan efisiensi, dan meminimalisir risiko kesalahan. Pastikan Anda selalu mengikuti peraturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia dan gunakan perangkat lunak penggajian yang tepat untuk membantu Anda dalam pengelolaan gaji karyawan.

Ingatlah bahwa gaji karyawan adalah hak mereka yang harus dibayarkan dengan benar dan tepat waktu. Dengan mengelola gaji dengan baik, Anda dapat membangun hubungan yang harmonis dengan karyawan dan meningkatkan produktivitas mereka.