Jika Anda pemilik kafe, menerapkan sistem POS yang tepat dapat membantu Anda meningkatkan pengalaman berbelanja pelanggan, merampingkan operasi, dan menangani inventaris dengan mudah. Memilih POS kafe yang tepat sangat penting untuk menjaga bisnis Anda tetap teratur dan efisien dengan mengotomatiskan semua proses dan meminimalkan kesalahan manusia. Pada artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda 5 langkah penting tentang cara memilih sistem POS terbaik untuk kedai kopi Anda.

Langkah 1: Evaluasi kebutuhan bisnis Anda

Karena setiap bisnis berbeda, Anda perlu mengidentifikasi persyaratan Anda untuk memilih sistem POS yang memilih perusahaan Anda daripada yang umum. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang harus Anda pertimbangkan untuk menilai apa yang Anda butuhkan dari sistem POS:

Fitur mana yang benar-benar saya butuhkan?Sistem point of sale telah berkembang secara substansial dari sekadar memproses transaksi dan mencatat pembayaran. Saat ini, sistem POS modern dapat mencakup berbagai fitur seperti waktu log karyawan, basis data pelanggan, pemesanan online, manajemen bahan, program loyalitas, pelaporan data, dll. Namun, kedai kopi kecil mungkin tidak memerlukan fitur sebanyak fasilitas lengkap. Oleh karena itu, Anda harus berhenti dan bertanya pada diri sendiri: fungsi apa yang akan mendukung bisnis saya? Untuk membantu Anda, inilah fitur yang harus dimiliki dari sistem POS untuk kafe:

Baca juga : 4 Alasan Kenapa Bisnis F&B Butuh Digital Marketing

• Manajemen persediaan. Sistem POS seharusnya memungkinkan Anda untuk mengelola stok secara digital hingga tingkat bahan, melacak tingkat pemesanan item menu, dan memberi tahu Anda tentang stok yang hampir habis.
• Manajemen menu. Jika Anda mengoperasikan jaringan kedai kopi, fitur ini menawarkan layanan untuk mengontrol menu Anda dengan mudah. Setiap kali Anda menambah, menyesuaikan, atau menghapus item menu, semua toko Anda akan mendapatkan menu yang diperbarui secara otomatis. Selanjutnya, Anda akan memiliki lebih banyak kebebasan untuk mendesain menu Anda dengan mengatur item ke dalam kategori atau menyorot item populer di POS untuk tujuan upselling.
• Pengelolaan hubungan pelanggan. Anda harus menyinkronkan data pelanggan dengan data penjualan dan data inventaris untuk memahami preferensi pelanggan, perilaku mereka, dan item mana yang paling laris sehingga Anda dapat merancang program pemasaran dan loyalitas yang tepat.
• Penjualan omnichannel yang mulus. Sistem POS harus memiliki mobilitas dan fleksibilitas bagi Anda untuk mengelola penjualan di berbagai toko dan saluran.
• Manajemen data. Pikirkan tentang jenis data yang Anda butuhkan dan identifikasi metrik utama yang akan diukur untuk kafe Anda. Misalnya, apakah Anda perlu membandingkan kinerja penjualan berdasarkan waktu, lokasi, atau karyawan? Apakah Anda ingin memahami item menu terlaris Anda? Apakah Anda perlu menghitung rasio biaya makanan versus harga jual? Pastikan sistem POS Anda dapat menangani pelaporan dan analitik yang kuat untuk metrik ini.

Langkah 2: Pilih penyedia sistem POS

Setelah mengevaluasi kebutuhan Anda, Anda dapat membuat daftar pendek penyedia POS potensial untuk dibandingkan.

Pertama-tama, periksa apakah sistem POS berbasis cloud atau sistem lama. Sistem POS lama menyimpan data Anda di server lokal di jaringan tertutup. Sebaliknya, sistem berbasis cloud di-host di web, yang memungkinkan Anda mengakses di mana saja di perangkat apa pun. Metode ini menyimpan data Anda di cloud, memberikan fleksibilitas untuk mengelola kafe dan toko roti Anda dari mana saja. Berkat keunggulan teknologi cloud, semakin banyak perusahaan yang mempercayai metode ini.

Dimensi penting lainnya yang perlu dipertimbangkan adalah apakah sistem POS dirancang khusus untuk restoran dan kafe. Meskipun sistem POS ritel umum dapat mencakup pesanan dan pembayaran dasar untuk bisnis makanan, sistem khusus restoran memiliki persyaratan yang sangat berbeda. POS yang dibuat untuk restoran akan memungkinkan Anda menangani tugas sehari-hari dengan mudah seperti melacak kursus dan mengelola nomor meja, menambahkan atau menghapus bahan dari hidangan, menjual penawaran dan kombo untuk kopi dan kue, membagi tagihan, mengirim pesanan langsung ke dapur, dan masih banyak lagi. Selalu mempertimbangkan kebutuhan Anda adalah penting tentang cara memilih sistem POS.

Langkah 3: Selidiki biaya sistem POS yang berbeda

Berinvestasi dalam sistem POS baru adalah komitmen besar, tetapi akan terbayar berkali-kali lipat. Jangan terburu-buru untuk investasi dimuka terendah, pastikan Anda sudah menghitung laba atas investasi (ROI) yang bisa Anda capai. Berikut adalah beberapa faktor utama yang perlu dipertimbangkan saat menganalisis bagaimana teknologi memengaruhi laba Anda:

• Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pelatihan staf. Karena industri makanan dan minuman memiliki tingkat pergantian staf yang tinggi, Anda harus mengadopsi sistem POS intuitif yang dapat dipelajari dan digunakan oleh rekrutan baru dengan cepat untuk menghemat waktu Anda dalam melatih staf.
• Mengurangi sisa makanan. Mendapatkan POS dengan alat manajemen inventaris yang kuat dapat membantu Anda menghemat uang dengan memesan jumlah bahan yang tepat dan mengoptimalkan stok yang Anda miliki.
• Meningkatkan program loyalitas. Jika POS Anda memiliki program loyalitas, Anda dapat mengirimkan penawaran dan kampanye desain kepada pelanggan terdaftar yang membantu Anda meningkatkan kunjungan berulang.
• Menghindari waktu yang terbuang untuk menyelaraskan data. Sistem POS yang dapat mengintegrasikan berbagai fungsi seperti penjualan, inventaris, manajemen staf, dan manajemen vendor ke dalam satu platform ujung ke ujung akan memungkinkan Anda menghasilkan wawasan berharga dari data Anda sambil menyederhanakan semua proses Anda.

Setelah mengevaluasi semua faktor, Anda dapat mempersempit kandidat POS yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda.

Langkah 4: Baca ulasan dan tanyakan komunitas Anda

Anda dapat mencari ulasan di Internet dan mempertimbangkan reputasi penyedia. Pastikan penyedia menawarkan dukungan saat Anda mengalami masalah teknis, dan mereka terus mengerjakan pembaruan. Berhati-hatilah terhadap penyedia teknologi baru, karena Anda berisiko mereka dapat berubah atau tidak lagi menjadi perusahaan dalam beberapa tahun. Jadi, pilihlah perusahaan dengan rekam jejak yang terbukti yang dapat Anda percayai dalam memberikan dukungan dan pembaruan saat Anda membutuhkannya.

Baca juga : cara mengetahui software point of sale terbaik

Selain membaca ulasan di Internet, Anda ingin mendengar umpan balik dari restoran yang menggunakan sistem POS yang Anda targetkan. Kunjungi teman Anda di industri untuk menanyakan pengalaman mereka dengan sistem POS:

• Apa yang tidak Anda sukai dari sistem POS Anda?
• Apa pendapat staf Anda tentang POS Anda?
• Bagaimana POS terintegrasi dengan operasi bisnis Anda?
• Apakah ada yang ingin Anda ubah pada POS Anda?
• Seberapa puaskah Anda dengan dukungan pelanggan?

Selain itu, saat mengunjungi kedai kopi menggunakan sistem itu, Anda dapat merasakan sistem seperti yang dialami tamu Anda. Lakukan pemesanan dan pembelian untuk melihat apakah pengalamannya lancar dan akurat, atau staf dapat memperoleh informasi Anda dan mendaftar ke program loyalitas dengan mudah. Sistem POS yang baik harus dapat membuat pengalaman berbelanja menjadi menyenangkan dan membantu merek untuk belajar lebih banyak tentang pelanggannya.

Langkah 5: Dapatkan demo dan uji sistem POS

Informasi lebih lengkap : klik di SINI

Terakhir, Anda harus mendapatkan demo sistem POS mana yang ingin Anda lihat beraksi. Anda dapat menghubungi penyedia melalui situs web mereka dan meminta demo. Ini adalah kesempatan bagi Anda untuk belajar tentang bagaimana sistem akan bekerja di restoran Anda dan mendapatkan ekspektasi dari apa yang akan Anda terima. Berikut daftar periksa untuk mempersiapkan persyaratan demo Anda:

• Dapatkan pengambil keputusan utama untuk menghadiri demo. Pastikan semua pemangku kepentingan bergabung dalam rapat demo, sehingga mereka dapat mendiskusikan dan menentukan sistem POS mana yang akan dipilih.
• Bagikan tujuan Anda sebelumnya. Bicaralah dengan perwakilan penjualan penyedia terlebih dahulu dan bagikan tujuan bisnis Anda, apa yang paling penting bagi Anda dalam sistem POS, dan produk atau fitur spesifik mana yang Anda butuhkan. Ini akan memungkinkan perwakilan penjualan untuk mempersiapkan demo berdasarkan apa yang paling penting bagi Anda.
• Siapkan daftar pertanyaan. Pikirkan tentang pertanyaan tentang fungsionalitas yang ingin Anda pelajari lebih lanjut tentang sistem POS. Ini juga merupakan kesempatan untuk memahami penyedia POS sebagai mitra. Tanyakan kepada mereka tentang roadmap penelitian dan pengembangan mereka, dan lihat apakah metodologi kerja mereka cocok untuk Anda.
• Konfirmasi linimasa Anda dan langkah selanjutnya. Jika demo berjalan dengan baik dan Anda ingin melanjutkan, jelaskan kebutuhan Anda kapan Anda harus bergabung, atau jika Anda membuka toko baru, dll.

Memilih sistem POS terbaik untuk kafe Anda adalah keputusan besar dengan hasil yang berpotensi mengubah permainan untuk keuntungan Anda. Kami berharap panduan ini memberi Anda pengetahuan yang tepat tentang cara memilih sistem POS yang dapat meningkatkan bisnis Anda. Semoga bermanfaat.

Jika Anda membutuhkan bimbingan dalam manajemen bisnis, Rekrutment Tim untuk bisnis, serta membutuhkan software POS+Accounting, atau start up bisnis, silahkan hubungi kami di SINI.