Perpindahan dari Generasi pertama ke dua memang seringkali sulit dilakukan. Generasi pertama seringkali bersih kukuh dengan caranya yang lama, masih manual  dan tidak tersistematis karena tidak perlu merubah-rubah lagi. Sementara itu generasi kedua, anaknya yang masih muda dan baru lulus kuliah menginginkan perusahaan menjadi efektif dan efisien, baik di sisi jumlah tenaga kerja yang jauh lebih sedikit, sistem informasi manajemen terintegrasi, serta metode kerja yang lebih efektif dan efisien. Dengan demikian beban gaji karyawan lebih sedikit dan penggunaan tenaga kerja lebih efisien.

Namun dari mana semuanya akan dimulai? Jika ternyata generasi pertama mengijinkan adanya perubahan?  Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengurai kekusutan tersebut, sebagai pihak generasi kedua tentunya mesti mempelajari proses bisnis yang ada di perusahaan mulai detail, mulai dari bagian produksi yang dimulai dengan : bahan baku dipesan, sampai dengan diproduksi dan hasilnya masuk gudang barang jadi dan siap dijual kepada customer. Kemudian bagian terkait dengan distributor atau penyalur, jika perusahaan memiliki bagian penyalur. Apa yang dilakukan yaitu dengan memulai dari barang di gudang, di bagian penjualan, bagian penerimaan hasil penjualan, dan bagian keuangan yang mengeluarkan uang untuk operasional. Dengan kata lain kita mulai cek jika diproduksi yaitu departement produksi, Gudang dan logistik, finance dan accounting, departement HRD dan lainnya. Jika bagian penyalur atau distributor, tentunya bagian penjualan, bagian finance dan accounting, delivery dan logistik.

Jika semuanya sudah diketahui, mulai buat dokumen agar semua pekerjaan yang ada di perusahaan terekam dengan baik. Dokumen itu bisa dalam bentuk SOP perusahaan. Setelah semua terekam dalam SOP, maka upaya lain adalah menggunakan sistem informasi manajemen, yaitu implant software accounting dan software pay roll. Jika hal ini sudah dilakukan maka langkah berikutnya akan lebih mudah yaitu evaluasi semua yang sudah dilakukan dalam manajemen.

Memang untuk melakukan hal ini tidak mudah, bisa dilakukan sendiri atau meminta bantuan konsultan yang expert dalam merapikan manajemen perusahaan. Konsultan akan membantu secara detail untuk merapikan manajemen, mulai dari identifikasi proses bisnis, membuat dokumennya, melakukan assessment terhadap karyawan dan menentukan posisi baru yang sesuai, membuat leveling jabatan dan remunerasinya, implementasi SOP, dan menilai karyawan dengan KPI atau balance score card, dan menarik berbagai laporan dari kegiatan operasional dan kegiatan terkait keuangan.

Laporan keuangan yang didapat dari software akan menjadi acuan perusahaan dalam membuat strategi  baik secara penjualan, penggunaan orang, serta strategi lainnya. Grand strategy sangat penting bagi perusahaan untuk 5 tahun ke depan dan 10 tahun ke depan. Oleh sebab itu dengan rapinya manajemen maka perusahaan secara tidak langsung telah memiliki keunggulan bersaing dibanding perusahaan sejenis yang belum bertindak apa-apa dalam manajemennya. Jadi jangan abaikan dan remehkan manajemen perusahaan yang tertata rapi, agar perusahaan tentunya memiliki keberlangsungan hidup.

Untuk informasi labih lanjut terkait artikel di atas serta konsultasi seputar manajemen autopilot, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau wa ke 081-252-982900. (Frans M. Royan, SE,MM)