SOP atau yang dikenal dengan Standard operating procedure perusahaan ini terakhir ini sedang trend untuk membantu dalam mengupayakan manajemen perusahaan menjadi manajemen autopilot. Perusahaan yang bermanajemen autopilot tentunya membutuhkan SOP sehingga para pelaksana, khususnya manajer bisa mengendalikan operasional perusahaan dengan cara-cara yang sudah sangat standard. Begitu pentingnya SOP bagi perusahaan sehingga pada akhir-akhir ini perusahaan mulai membuat SOP-nya sendiri masing-masing. Namun kendala utama dalam pembuatan SOP adalah para pebisnis tidak memiliki guide yang cukup mumpuni dalam pembuatan SOP sehingga waktu yang dibutuhkan sangat lama dan bahkan SOP yang disusun tidak jadi, atau pada akhirnya terbengkalai. Agar perusahaan dapat menyusun SOP dengan baik, maka petunjuk di bawah ini bisa dilakukan.

Penyusunan SOP bisa dilakukan dengan 2 cara, menggunakan jasa konsultan bisnis atau manajemen atau dilakukan sendiri. Apabila dilakukan sendiri sebaiknya perhatikan hal-hal di bawah ini :

Susun terlebih dahulu struktur organisasi sesuai dengan proses bisnis yang ada di perusahaan.  Jika sudah disusun struktur organisasinya dijamin alur akan dapat diintegrasikan antar divisi.

Buat masing-masing job description setiap fungsi jabatan. Apabila job description sudah disusun maka dapat dianalisa agar tidak ada pekerjaan yang dilakukan oleh dua fungsi jabatan atau dengan kata lain tumpang tindih. Apabila sudah tidak tumpang tindih job des setiap fungsi jabatan, maka sekarang cek masing-masing pelaksana masing-masing job des supaya kompetensi SDM sesuai dengan job des yang di sandangnya. Contoh kalau pekerjaannya di akunting, maka jangan taruh orang yang tidak kompetence di akunting, misalnya sarjana sosiologi tidak bisa diletakan di fungsi jabatan ini. Apabila tidak sesuai, maka kemungkinan fungsi jabatan ini tidak bisa dijalankan dengan baik.

Setelah job description sudah disusun dan pelaksananya tepat, maka segera susun alur proses bisnis atau pekerjaan secara teliti. Apabila sudah selesai alur ini dibuat, maka segera buat intruksi kerja berdasarkan alur dan berdasarkan masing-masing item atau uraian dalam job des. Maka tersusunlah SOP sedemikian rupa.

SOP yang sudah disusun tidak bisa langsung sempurna, untuk pertama kali akan melalui tahapan trial dahulu sambil dianalisa SOP yang ada akan diperbaiki sedemikian rupa hingga sempurna. SOP yang disusun tidak akan membuat setiap karyawan malah bertambah susah, tetapi mereka bisa melakukan pekerjaan dengan ringan sesuai dengan SOP yang disusun. Untuk menguji SOP itu sudah sempurna, maka buatlah rolling masing-masing jabatan di dalam divisi untuk mengetahui sejauh mana SOP yang disusun itu bisa memandu SDM apabila menggantikan fungsi jabatan tertentu. Tetapi tetap diingat setiap fungsi jabatan tetap mempertimbangkan kompetensi dasar dari SDM yang menggantikan fungsi jabatan tersebut.

Dengan membuat SOP sendiri, berarti perusahaan dapat merintis manajemen autopilot ke depannya. Apabila dengan petunjuk diatas pembaca masih kesulitan menyusun SOP sendiri, maka bantuan konsultan manajemen yang ahli dalam penyusunan SOP sangat dibutuhkan. Silahkan hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. Semoga artikel ini bermanfaat.