Arsip Kategori: Bisnis

CARA MENGHINDARI KESALAHAN UMUM YANG BIASA TERJADI DALAM PENGEMBANGAN SOP PERUSAHAAN

SOP adalah salah satu sistem yang paling berguna dalam membantu meningkatkan kualitas dan efisiensi pelaksanaan uji klinis. Peraturan mengharuskan penggunaan SOP dan, pada akhirnya, ada dokumentasi yang jelas yang menunjukkan proses yang diikuti. Ini secara tepat dapat digambarkan sebagai “menuliskan apa yang Anda lakukan dan melakukan apa yang tertulis”.
Setiap industri memilikinya sampai tingkat tertentu dan penelitian klinis tidak terkecuali. Kebanyakan orang memiliki pemahaman umum tentang mengapa mereka harus memilikinya – mereka memberikan arahan dan pelatihan yang konsisten untuk staf serta memastikan kesinambungan. Namun menulis dan menegakkan SOP seringkali menjadi tantangan. Untuk menjalankan bisnis penelitian yang sukses, sangat penting bahwa proses sistematis ada untuk memastikan SOP yang jelas dan ringkas dikembangkan dan diterapkan. Dalam artikel kali ini akan kami sampaikan beberapa kesalahan umum yang biasa terjadi saat mengembangkan SOP.

  1. Terlalu Detail
    Tujuan dari SOP adalah memberikan panduan tentang bagaimana melakukan suatu pekerjaan dengan benar dan mendorong konsistensi. Ini harus menguraikan siapa, apa, kapan, dan bagaimana dari setiap tugas. Terkadang banyak detail diperlukan, tetapi di lain waktu mungkin tidak. Tentukan apakah ada ruang untuk fleksibilitas dalam cara tugas dilakukan. Bisakah itu dilakukan tanpa mengurangi kualitas atau kepatuhan, selama tujuan akhirnya tercapai? Ingat, segala sesuatu yang tertulis dalam SOP dapat diaudit, jadi jika Anda ingin memberikan fleksibilitas, pertahankan detail dalam SOP lebih samar.
    SOP yang terlalu rinci dapat terlihat memberatkan, membutuhkan lebih banyak waktu dan mungkin membuat frustrasi bagi yang mengikutinya. Oleh karena itu, disarankan untuk menulis persyaratan minimum.
  2. Mengontrol aktivitas yang salah
    SOP terkadang ditulis untuk alasan yang salah atau untuk mengatasi masalah yang mendasarinya. Untuk menentukan prosedur apa yang benar-benar membutuhkan SOP, Anda mungkin perlu menggali akar masalah sebenarnya yang coba dikontrol SOP. Pertimbangkan semua alasan mengapa tugas mungkin tidak diselesaikan dengan benar, dan tulis SOP yang membahas akar masalah.
  3. Digunakan sebagai pengganti manajemen
    Ini tampak jelas, tetapi sayangnya, memang terjadi. Sama sekali tidak ada pengganti untuk manajemen yang baik. SOP hanyalah referensi untuk membantu individu melakukan pekerjaannya secara tepat waktu dan akurat. Manajemen ada untuk membimbing, memberikan bimbingan dan instruksi, serta memastikan bahwa SOP diikuti dan untuk mendorong keberhasilan dan persatuan di antara tim.
  4. Terlalu banyak SOP
    Seperti memiliki SOP yang terlalu rinci, terlalu banyak SOP juga dapat membebani dan, dalam beberapa kasus, dapat menyebabkan kebalikan dari efek yang diinginkan. Karyawan tidak boleh mengikuti SOP karena ada kebingungan mana yang harus diikuti dan kapan. Sederhananya, jika SOP tidak diperlukan, jangan membuat SOP hanya untuk kepentingan memilikinya. Lebih banyak lebih sedikit dalam kasus ini.
  5. Implementasi yang buruk
    SOP tidak akan berguna jika tidak diterapkan dan ditegakkan. Pastikan ada rencana yang solid untuk memastikan SOP dijalankan. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menunjuk seseorang di situs Anda sebagai juara SOP (tetapi bukan polisi SOP) – seseorang yang memahami tujuan dan ruang lingkup di belakangnya, mengetahui pihak yang bertanggung jawab untuk melaksanakan instruksi, dan yang terpenting, adalah mampu memotivasi orang lain untuk mengikuti mereka.
    Anda juga ingin bekerja sebagai tim untuk menulis SOP, mendapatkan masukan dari semua pihak yang terlibat, serta undang-undang, peraturan, dan panduan federal, negara bagian, dan kelembagaan yang mengarahkan praktik penelitian Anda. Kembangkan jadwal dan jadwal pelatihan untuk mendorong tindak lanjut, dan memprioritaskan pentingnya SOP baru. Ingatlah untuk meninjau SOP secara teratur untuk memastikan SOP masih berlaku dan mutakhir.
    Jika SOP jelas, ringkas, dan memenuhi tujuan yang sesuai, SOP dapat mengurangi kebingungan karyawan dan meningkatkan kontinuitas dalam proses kerja. Menghindari kesalahan umum ini dapat menghasilkan SOP yang lebih efektif, membuatnya lebih mudah dipahami dan diikuti, dan diharapkan dapat meningkatkan kepatuhan karyawan. Dan jika Anda membutuhkan informasi lebih atau pendampingan untuk mengembangkan SOP perusahaan Anda. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomer whatsapp https://wa.me/62812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.